Strategie čištění a archivace pro QuickBooks

Rozhodnutí, kdy a jak chcete vyčistit nebo archivovat soubor společnosti QuickBooks, je většinou věcí zdravého rozumu. Vaší první úvahou by mělo být, zda vůbec potřebujete kondenzovat soubor společnosti.

Pokud QuickBooks stále běží přiměřenou rychlostí, pokud se nezblázníte kvůli mnoha nevyužitým položkám v seznamech nebo pokud datový soubor nenarostl monstrózně (větší než 100 MB nebo tak), možná nebudete muset kondenzovat. V mnoha případech úklidem nedosáhnete žádného užitku. A tím, že neuklízíte, máte stále na dosah kompletní, podrobné finanční záznamy.

Spuštění operace čištění nutně nezmenší velikost datového souboru QuickBooks. Pokud tedy opravdu potřebujete menší datový soubor, měli byste nejprve spustit operaci vyčištění a poté uložit a obnovit přenosný datový soubor QuickBooks.

Zde je další rozumná představa o čištění a archivaci souborů společnosti QuickBooks: Měli byste vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks. Ve skutečnosti vytvořte archivní kopii datového souboru QuickBooks na konci roku poté, co vy nebo vaše CPA provedete poslední úpravy roku.

Je to skvělý nápad vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks, který se používá k přípravě vašeho daňového přiznání a jakýchkoli finančních výkazů, protože vždy můžete později vysvětlit nějaké číslo na přiznání nebo finančním výkazu pohledem na archivní kopii datového souboru. .

Jedním z problémů při používání QuickBooks je, že lidé mohou záměrně nebo neúmyslně změnit staré transakce. To znamená, že někdo může bohužel změnit transakce v datovém souboru QuickBooks v předchozím roce. Když k této změně dojde, někdo, kdo se podívá do datového souboru QuickBooks později, nemusí být schopen vysvětlit číslo v daňovém přiznání nebo finančním výkazu.

Pokud se například někdo vrátí a změní transakci v předchozím roce a tato transakce se použije k výpočtu celkových výnosů za daný rok, nebudete již moci používat data QuickBooks k vysvětlení čísel ve vašem daňovém přiznání a ve vašich finančních výkazech jako celek. příjmy.

Naštěstí tím, že budete mít archivní kopii datového souboru QuickBooks – datového souboru QuickBooks, který poskytl čísla do vašeho daňového přiznání a finančních výkazů – můžete vždy vidět, které transakce QuickBooks podporují konkrétní číslo daňového přiznání nebo číslo finančního výkazu.

Pokud jste v tomto bodě stále zmateni – a je to trochu složité – zeptejte se na problém svého daňového poradce nebo svého CPA. Může vám vysvětlit nebezpečí změny údajů QuickBooks, které byly použity k přípravě přiznání nebo finančního výkazu poté, co bylo toto přiznání připraveno nebo poté, co byly tyto finanční výkazy zveřejněny a distribuovány.