Správa projektů v QuickBooks Online

Funkce QuickBooks Online Projects vám pomůže uspořádat na jednom centralizovaném místě všechny části – tedy související transakce, strávený čas a nezbytné zprávy – které tvoří… no, projekt. A sestavy zahrnuté ve funkci Projekty vám pomohou určit ziskovost každého projektu a udržet si přehled o nevyfakturovaném čase a výdajích a také o nevyúčtovatelném čase.

Pokud používáte QBO Plus v Kanadě, Spojeném království, Spojených státech nebo Austrálii, můžete využít funkci Projekty. V současné době je tato funkce v režimu „náhledu“, což znamená, že je dostupná pouze v QuickBooks Online Labs. Chcete-li funkci zapnout, postupujte takto:

Klikněte na Gear a poté na QuickBooks Labs.
QuickBooks Labs najdete ve spodní části sloupce Your Company.

QBO zobrazí tuto stránku.

Stránka QuickBooks Labs.

Klepnutím na tlačítko Vypnout vedle položky Sledování projektů zapněte funkci Projekty.

Tlačítko Off se změní na On a objeví se zpráva, že QBO aktivoval zásuvný modul Projects.

Kliknutím na Hotovo se vrátíte do své společnosti QBO.

V navigačním podokně se zobrazí nová možnost Projekty. Když kliknete na možnost, QBO vás vyzve k nastavení prvního projektu.

Nová stránka Projekty v QBO.

Chcete-li začít používat funkci Projekty, klikněte na Přidat svůj první projekt. Na pravé straně obrazovky se objeví panel; v panelu zadejte název projektu, což může být cokoli, co chcete, a mělo by to být něco, co snadno poznáte. Poskytněte také zákazníkovi spojenému s projektem a, chcete-li, jakékoli poznámky k projektu. Když skončíte, klikněte na Uložit a QBO zobrazí zprávu, která vás informuje, že nastavila projekt. Po klepnutí na tlačítko OK zprávu zavřete, zobrazí se stránka podobná této.

Stránka Přehled pro podrobnosti o projektu.

Terminologie zde může být trochu matoucí; výše, díváte se na stránku Přehled, kde najdete podrobnosti o projektu. Tato stránka zobrazuje seznam zpráv souvisejících s informacemi o projektu, které si můžete prohlédnout a která by mohla mít lepší název „Zprávy o projektech“ místo „Přehled“. Na stránce Transakce (klikněte na odkaz vedle Přehled) jsou uvedeny všechny transakce spojené s projektem. Pokud v tomto okamžiku klepnete na Projekty na navigačním panelu, stránka zobrazí seznam projektů, které jste založili; kliknutím na libovolný projekt zobrazíte stránku zobrazenou níže.

I když při vytváření projektu vyberete zákazníka, QBO nenačte existující transakce pro zákazníka na stránku Projekty. Nově vytvořené projekty nemají žádné transakce — a proto je logicky stránka Transakce prázdná a sestavy neobsahují žádné informace.

Pokud uvažujete o změně jména zákazníka u stávajících transakcí, abyste tyto transakce vtáhli do projektu, buďte opatrní. Změna zákazníka může mít dopady prostřednictvím QBO. Pokud se například pokusíte změnit zákazníka přiřazeného k platební transakci, kterou jste vložili, QBO vás upozorní, že před změnou jména zákazníka musíte transakci z vkladu odstranit. A to zkazí váš vklad, pokud si nezapomenete znovu přidat platbu k vkladu. Věci se mohou velmi rychle zkomplikovat.

Ujistěte se, že jste při vytváření transakce vybrali projekt z rozevíracího seznamu Zákazník místo zákazníka.

Na obrázku níže se vytváří fakturační transakce pro projekt. A máte nové místo, kde začít, když chcete přidat transakci do projektu; ačkoli můžete začít z nabídky Vytvořit nebo z Prodeje v navigační liště, můžete také kliknout na tlačítko Přidat do projektu po klepnutí na Projekty v navigační liště. Upozorňujeme, že ze stránky Projekty nelze vytvořit prodejní doklad; použijte nabídku Vytvořit nebo stránku Prodej.

Vytvoření faktury za projekt.

Jakmile váš projekt shromáždí transakce, budou mít zprávy smysl. Sestava Seznam transakcí ve výchozím nastavení zobrazuje přesně to, co byste očekávali: všechny transakce přiřazené k projektu.

Zpráva o ziskovosti projektu je v podstatě zpráva o zisku a ztrátě projektu; níže vidíte ukázku.

Vzorová zpráva o ziskovosti projektu.

Sestava Nefakturovaný čas a výdaje zobrazuje čas přiřazený projektu, ale ještě nefakturovaný, a sestava Nefakturovatelný čas zobrazuje čas zaznamenaný do projektu, který nemůžete projektu účtovat.

Funkce Projekt vám také poskytuje způsoby „likvidace“ projektu. Pokud zaškrtnete Projekt v navigační liště a poté kliknete na tlačítko Možnosti pro konkrétní projekt, můžete se rozhodnout označit projekt jako dokončený, označit projekt jako zrušený nebo projekt odstranit. Všimněte si, že nemůžete odstranit žádný projekt, ke kterému jsou přidruženy transakce; musíte projekt označit jako dokončený nebo zrušený.