Sledujte debetní, bankomatové a zákaznické kreditní karty v QuickBooks 2019

Debetní a bankomatové karty, když se k tomu dostanete přímo, nejsou vůbec kreditní karty. Použití debetní karty nebo bankomatové karty se více podobá psaní šeku než čemukoli jinému. Namísto výběru peněz vypsáním šeku však peníze vybíráte pomocí debetní karty.

Přestože transakce debetní kartou někdy vypadá (alespoň pro vaše přátele a obchodníky, u kterých nakupujete) jako transakce kreditní kartou, měli byste s transakcí debetní kartou zacházet jako se šekem. Stručně řečeno, musíte udělat toto:

• Když něco účtujete na debetní kartu, zaznamenejte transakci stejně jako běžnou kontrolu. Možná budete chtít zadat číslo transakce jako kontrolní číslo nebo do řádku Poznámka, abyste měli o transakci přehled.
• Když vybíráte hotovost debetní kartou, zaznamenejte transakci jako běžný výběr (nebo převod na účet v hotovosti), jako byste šli do banky s potvrzením o výběru.
• Když provádíte vklad prostřednictvím bankomatu pomocí debetní karty, zaznamenejte transakci stejně jako běžný vklad.

A co zákaznické kreditní karty?

Pokud to ještě nevíte, ačkoli vám vaši zákazníci pravděpodobně rádi platí kreditními kartami, zákaznické kreditní karty vám způsobují bolest hlavy. Důvodem je to, že vaše obchodní banka nebo zpracovatel kreditních karet shromažďuje poplatky za kreditní kartu zákazníka a poté – možná denně nebo možná každých pár dní – ukládá na váš bankovní účet velký balík peněz. Hotovost představuje součet nedávných poplatků za kreditní kartu mínus poplatek.

To vše zní dost neškodně, ale zde je příklad toho, jak to funguje. Zákazníci A, B a C přijdou v pondělí a utratí 5 USD, 10 USD a 15 USD. Poté v úterý přijdou zákazníci D, E a F a utratí 10 USD, 50 USD a 30 USD. Ve středu neprodáte nic někomu, kdo používá kreditní kartu, ale na svém bankovním účtu vidíte vklad ve výši 105 USD od společnosti vydávající kreditní karty.

Problém je v tom, že se díváte na transakce kreditní kartou za poslední dva dny a víte, že jejich celková částka je 120 USD, protože to je celková částka, kterou jste prodali zákazníkům A, B, C, D, E a F. se 105 dolary? Je chybějících 15 USD servisní poplatek? Oh, ne, počkej. Možná, že zákazník A zavolal své společnosti vydávající kreditní kartu a zablokoval první poplatek ve výši 5 USD. Nebo to možná byl zákazník B?

Pokud přijímáte kreditní kartu, víte, jak to funguje, že? Je to královská bolest hlavy.

Myslím, že pravděpodobně máte dva rozumné přístupy, jak se s tímto šílenstvím vypořádat:

• Způsob dobrého účetního: Platby kreditní kartou zákazníka můžete zaznamenávat obvyklým způsobem – způsobem, který QuickBooks očekává. The Good Accountant's Way produkuje pěkné, přesné záznamy, ale za cenu enormních potíží s vedením účetnictví. Máte zájem o více informací? Skvělý! Pomocí příkazu QuickBooks Help můžete vyhledat online nápovědu QuickBooks pro téma záznamu platby kreditní kartou.
• Cesta špatného účetního: Můžete pouze zaznamenávat transakce potvrzení o prodeji, když společnost vydávající kreditní kartu vloží čisté částky poplatků na váš bankovní účet. Jinými slovy, s použitím příkladů uvedených v předchozím odstavci, namísto zaznamenávání jednotlivých transakcí pro zákazníky A, B, C, D, E a F při uskutečnění prodeje, můžete zaznamenat transakci ve výši 105 USD, když společnost vydávající kreditní kartu vloží 105 USD na váš bankovní účet. Pokud znáte servisní poplatek společnosti vydávající kreditní kartu, můžete jej zaznamenat také pomocí zápisu do deníku. (Pravděpodobně budete chtít požádat o pomoc svého účetního.)

Měl bych ti říct něco jiného. Cesta špatného účetního pravděpodobně není opodstatněná, pokud se nenacházíte v situaci velkého objemu – jako je maloobchod – a když používáte systém periodických zásob nebo když neprodáváte zásoby. Pokud máte pouze několik transakcí kreditní kartou – řekněme jednu každých pár dní – nebo pokud se snažíte použít systém věčného inventáře, měli byste použít Cestu dobrého účetního.