Sledování plateb zákazníků v QuickBooks 2003

Pokud vám vaši zákazníci neplatí vždy předem za své nákupy, musíte zaznamenat jiný typ platby – ty, které zákazníci provádějí, aby zaplatili nebo zaplatili to, co jste jim vyfakturovali. Pro evidenci plateb je samozřejmě potřeba nejprve evidovat faktury pro zákazníka. Pokud vystavujete dobropisy, které mohou zákazníci použít ke snížení dlužných částek, musíte také nejprve zaznamenat dobropisy pro zákazníka. Zbytek je snadný.

Chcete-li získat přístup k velkému množství informací o zákaznících na jedné stránce, zvolte Zákazníci –> Zákaznické centrum. Zobrazí se Zákaznické centrum se seznamem nevyrovnaných zůstatků, nevyfakturovaného času a nákladů a zákazníků podle ziskovosti.

Chcete-li zobrazit okno Přijímat platby, jednoduše zvolte Zákazníci –> Přijímat platby. Nebo vyberte Zákazníci ze seznamu Navigátorů a poté klikněte na ikonu Přijímat platby. Poté popište platbu zákazníka a zaplacené faktury. Pro krvavé podrobnosti si přečtěte následující kroky:

1. Zvolte Zákazníci –> Přijímat platby.

Zobrazí se okno Příjem plateb.

2. Identifikujte zákazníka a v případě potřeby zakázku.

Aktivujte rozevírací seznam Zákazník:Úloha a kliknutím na něj vyberte zákazníka nebo úlohu. QuickBooks uvádí otevřené nebo nezaplacené faktury pro zákazníka ve velkém seznamu Neuhrazené faktury/Výpis Poplatky ve spodní části okna.

3. Uveďte datum platby.

Stisknutím klávesy Tab přesuňte kurzor do textového pole Datum a zadejte správné datum ve formátu MM/DD/RR.

4. Zadejte částku platby.

Přesuňte kurzor na řádek Částka a zadejte částku platby zákazníka.

5. (Volitelné) Zadejte způsob platby.

Aktivujte Pmt. Rozbalovací seznam Způsob a vyberte způsob platby.

6. (Volitelné) Uveďte číslo šeku.

Přesuňte kurzor na řádek Ref./Check No. Poté zadáte číslo šeku ze zákaznického šeku. Potřebujete dokončit tento krok? Ne. Ale tato informace může být užitečná, pokud vy nebo zákazník budete mít později otázky ohledně toho, jaké šeky byly zaplaceny za jaké faktury.

7. (Volitelné) Přidejte popis poznámky.

Použijte popis Memo pro uložení některých informací, které vám nějakým způsobem pomohou. Všimněte si, že toto pole se vytiskne na prohlášení zákazníka.

8. Rozhodněte se, jak chcete naložit s platbou.

Tlačítka voleb v levém dolním rohu okna by měla vypadat poněkud povědomě, protože se také objevují v okně Zadat účtenky. Tyto možnosti vám umožňují určit, zda se má platba seskupit s jinými nevloženými prostředky nebo ji uložit přímo na účet.

9. Pokud má zákazník nějaké nesplacené kredity, rozhodněte se, zda je použije v této platbě.

QuickBooks sečte částky všech stávajících kreditů zákazníka. Mohou to být cokoli od přeplatku na předchozí faktuře až po vrácený kredit nebo cokoli jiného.

Pokud chcete použít dobropis na konkrétní otevřenou fakturu, vyberte fakturu a klikněte na tlačítko Nastavit dobropisy. Když QuickBooks zobrazí kartu Kredity v dialogovém okně Sleva a kredity, klikněte na dobropis, který chcete použít.

10. Identifikujte, které otevřené faktury zákazník platí.

Pokud máte vybranou předvolbu Automaticky použít platby, QuickBooks automaticky použije platbu na otevřené faktury, počínaje nejstarší otevřenou fakturou. Tuto aplikaci můžete změnit zadáním částek do sloupce Platba. Jednoduše klikněte na částku platby na otevřené faktuře a zadejte správnou částku.

Pokud chcete, můžete část platby ponechat neuplatněnou. Kliknutím na tlačítko Vytisknout dobropis můžete také vytvořit dobropis pro neuplatněnou část platby zákazníka.

Pokud chcete platbu zákazníka použít na nejstarší otevřené faktury, klikněte na tlačítko Automaticky použít. Pokud chcete zrušit použití plateb, které jste již použili u otevřených faktur, klikněte na tlačítko Vymazat výběr. Clear Selections a Auto Apply jsou stejná tlačítka. QuickBooks změní název tlačítka v závislosti na tom, zda jste již použili platby.

11. V případě potřeby upravte slevy za včasnou platbu.

Pokud nabízíte platební podmínky, které zahrnují slevu za předčasnou platbu, QuickBooks sníží původní částku otevřené faktury (zobrazenou ve sloupci Původní částka) o slevu za předčasnou platbu, kterou zadáte, aby se vypočítala upravená splatná částka (zobrazená ve sloupci Splatná částka) ).

Chcete-li zadat slevu, vyberte otevřenou fakturu se slevou za předčasnou platbu, kterou chcete změnit. Poté klikněte na tlačítko Informace o slevě. S malým nebo žádným váháním se zobrazí karta Sleva v dialogovém okně Sleva a kredity. Do textového pole Částka slevy zadejte částku slevy v dolarech. Poté určete nákladový účet, který chcete použít ke sledování slev za předčasnou platbu, aktivací rozevíracího seznamu Slevový účet a výběrem jednoho z účtů. (Úrokové náklady jsou pravděpodobně dobrý účet, pokud si nechcete založit speciální výdajový účet s předčasnými slevami, nazývaný něco jako Výdaj na slevu nebo Poskytnuté slevy. Koneckonců, slevy za předčasné platby dosahují úroků.)

Po dokončení se kliknutím na tlačítko OK vraťte do okna Příjem plateb.

12. Zaznamenejte si informace o platbě zákazníka.

Poté, co určíte, které faktury zákazník platí – neuplatněná částka by se pravděpodobně měla zobrazit jako nula – jste připraveni zaznamenat platební údaje zákazníka. Můžete tak učinit kliknutím na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít. QuickBooks uloží platbu zákazníka zobrazenou na obrazovce. Pokud kliknete na Save & New, QuickBooks zobrazí prázdné okno Receive Payments, takže můžete zadat další platbu.

K platbám zákazníků, které jste zaznamenali dříve, se můžete vrátit kliknutím na tlačítko Předchozí.