Rychlé nastavení QuickBooks 2021

QuickBooks 2021 poskytuje velmi rychlý proces nastavení ve srovnání s jinými účetními softwarovými programy a dokonce i s některými staršími verzemi softwaru QuickBooks. V podstatě vyplníte některá pole a kliknete na některá tlačítka a voilà – z velké části jste nastavili QuickBooks .

1. V prvním dialogovém okně QuickBooks Setup klikněte na tlačítko Express Start.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Jsem rád, že jste zde.

Dialogové okno Jsem rád, že jste zde

2. Zadejte obchodní název.

Jméno, které zadáte, se objeví v přehledech QuickBooks a objeví se na fakturách, které posíláte zákazníkům. V souladu s tím chcete používat své „skutečné“ obchodní jméno. Pokud je vaše firma zapsána nebo založena jako společnost s ručením omezeným (LLC), chcete ve svém jménu používat správnou příponu nebo zkratku. Nepoužívejte například spotřební materiál Acme ; použijte Acme Supplies, Inc. nebo Acme Supplies LLC.

Poznámka: QuickBooks také používá název společnosti pro datový soubor QuickBooks.

3. Identifikujte své odvětví.

Pokud například podnikáte ve stavebnictví, zadejte „stavebnictví“. Když něco napíšete do pole Průmysl, QuickBooks změní pole na rozevírací nabídku zobrazující průmyslová odvětví, která zná. Z této nabídky si můžete vybrat odvětví (nebo vybrat odvětví, které je vaší firmě nejblíže).

Buďte ohleduplní a opatrní ohledně odvětví, které specifikujete. QuickBooks pro vás nastaví počáteční účetní osnovu podle odvětví. Účtová osnova obsahuje seznam aktiv, pasiv, příjmů a výdajů (nebo kategorií), které QuickBooks použije ke kategorizaci financí vaší firmy.

4. Identifikujte daňové přiznání, které podáváte.

Pomocí pole Typ podnikání zadejte daňové přiznání, které vaše firma podává. Můžete kliknout na toto pole a vybrat si z nabídky, kterou QuickBooks poskytuje.

Nabídka možností daňového přiznání QuickBooks obsahuje pouze dvě možnosti pro LLC: jednočlenné LLC, které podávají své daně do daňového přiznání 1040 vlastníka LLC, a vícečlenné LLC, které podávají své daně jako partnerství pomocí daňového přiznání 1065. LLC však může také podávat své daně jako společnost S nebo běžná společnost C (část důvodu, proč účetní milují LLC). Pokud provozujete společnost LLC, která podává své daně jako společnost S, vyberte možnost přiznání k dani z příjmů právnických osob S. A pokud provozujete společnost LLC, která se hlásí jako běžná společnost C, vyberte tuto možnost daňového přiznání.

5. Uveďte své identifikační číslo zaměstnavatele.

Pomocí pole Identifikační číslo zaměstnavatele (EIN) zadejte své obchodní daňové identifikační číslo. Pokud jste jediným vlastníkem bez zaměstnanců, vaše daňové identifikační číslo může být vaše číslo sociálního pojištění. Ve všech ostatních případech je vaším daňovým identifikačním číslem vaše EIN.

6. Zadejte informace o adrese vaší firmy.

Do polí Obchodní adresa zadejte adresu a kontaktní informace vaší firmy. Doufám, že se nebudete cítit podvedeni, že vám nedávám pokyny jako „Zadejte svou adresu do pole Adresa“ a „Nezapomeňte, že vaše telefonní číslo patří do pole Telefon.“

Pokud se někdy rozhodnete, že chcete změnit některé informace, které jste zadali na předchozí stránce dialogového okna QuickBooks Setup, můžete kliknout na tlačítko Zpět a zálohovat.

Pokud jste všímavý člověk, možná jste si všimli tlačítka Náhled nastavení, které se zobrazuje v dialogovém okně Jsem rád, že jste tady. Toto tlačítko můžete klidně ignorovat, ale pokud jste opravdu zvědavá kočka, klikněte na něj. QuickBooks zobrazí dialogové okno zobrazené na následujícím obrázku, které identifikuje standardní funkce QuickBooks, které proces QuickBooks Setup zapíná, a také účty aktiv, pasiv, příjmů a výdajů, které se zpočátku objeví ve vaší účtové osnově.

Ještě jedna věc: Dialogové okno Náhled nastavení vaší společnosti také poskytuje kartu Umístění souboru společnosti, která identifikuje, kde bude umístěn datový soubor QuickBooks. Klikněte na Změnit umístění a vyberte složku, kam chcete uložit datový soubor QuickBooks. Až budete hotovi, klikněte na OK v dialogovém okně Náhled nastavení vaší společnosti a vraťte se na obrazovku Vytvořit společnost.

Dialogové okno Náhled nastavení společnosti

7. Vytvořte datový soubor QuickBooks.

Poté, co poskytnete obchodní kontaktní informace požadované QuickBooks, klikněte na tlačítko Vytvořit společnost. QuickBooks může zobrazit zobrazené dialogové okno QuickSetup, které vám umožní pojmenovat a určit umístění souboru společnosti. K provedení těchto změn můžete použít dialogové okno QuickSetup nebo – moje doporučení – jednoduše nechat QuickBooks být QuickBooks a učinit tato rozhodnutí za vás. Po kliknutí na Uložit vytvoří QuickBooks datový soubor, který použije k uložení vašich finančních informací. (V některých verzích QuickBooks trvá vytvoření souboru několik minut.)

Dialogové okno QuickSetup

Když QuickBooks dokončí vytváření vašeho souboru, zobrazí zobrazené dialogové okno Get All the Details into QuickBooks Desktop.

Dialogové okno Získat všechny podrobnosti na plochu QuickBooks

8. Identifikujte své zákazníky, dodavatele a zaměstnance.

Po zobrazení dialogového okna Získat všechny podrobnosti na plochu QuickBooks klikněte na modré tlačítko Přidat v části Přidat osoby, se kterými obchodujete. QuickBooks zobrazí další dialogové okno s dotazem „Perchance, jsou jména a adresy kontaktů uloženy elektronicky někde jinde, jako je Microsoft Outlook nebo Google Gmail?

• • Pokud máte kontaktní jméno a adresu uložené někde jinde, které QuickBooks načte: Klepněte na příslušné tlačítko a poté postupujte podle pokynů na obrazovce.
  • Jinak: Klikněte na tlačítko Vložit z Excelu nebo Zadat ručně a poté klikněte na Pokračovat.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Přidat lidi, se kterými obchodujete, jak je znázorněno na následujícím obrázku, použijte řádky zobrazeného listu k popisu svých zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců. Chcete-li zadat kontakt do dalšího prázdného řádku:

(a) Vyberte tlačítko volby Zákazník, Prodejce nebo Zaměstnanec (podle potřeby).

(b) Popište kontakt pomocí poskytnutých polí: Jméno, Název společnosti, Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon atd. Každý kontakt jde do své vlastní řady.

(c) Po dokončení identifikace kontaktů dvakrát klikněte na tlačítko Pokračovat a vraťte se do dialogového okna Získat všechny podrobnosti na plochu QuickBooks.

Dialogové okno Přidat osoby, se kterými obchodujete

Ve sloupci Jméno, který se používá pro zákazníky a dodavatele, zadejte zkrácené jméno nebo přezdívku kontaktu. K odkazování na kontakt použijete to, co zadáte ve sloupci Jméno v QuickBooks, takže chcete použít něco krátkého a sladkého. Pokud pracujete se zákazníkem Johnem Smithem v IBM Corporation, můžete zadat IBM do sloupce Name, IBM Corporation do sloupce Company Name, John do sloupce First Name a tak dále.

Pokud přidáte nějaké zákazníky nebo dodavatele, poté, co kliknete na tlačítko Pokračovat a opustíte dialogové okno Přidat osoby, se kterými obchodujete, QuickBooks se vás zeptá na nevyřízené zůstatky, které vám zákazníci dluží nebo které dlužíte dodavatelům. V tomto okamžiku procesu nastavení se o tyto otevřené zůstatky nemusíte starat.

9. Identifikujte položky (věci), které prodáváte.

Po zobrazení dialogového okna Získat všechny podrobnosti na plochu QuickBooks klikněte na tlačítko Přidat další v části Přidat produkty a služby, které prodáváte. QuickBooks zobrazí další dialogové okno s dotazem, jaký druh věcí chcete popsat: služby, věci, které sledujete v inventáři, věci, které jsou inventářem, ale nesledujete, a tak dále. (Položky, které QuickBooks uvádí, závisí na odvětví, které určíte v kroku 3.) Klepněte na příslušné tlačítko.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Přidat produkty a služby, které prodáváte, jak je znázorněno na následujícím obrázku, použijte řádky zobrazeného listu k popisu produktu nebo služby. U jakékoli položky vždy zadáte název, popis a cenu. U některých položek však můžete zadat mnohem více podrobností než jen tyto základní informace. Po dokončení identifikace produktů a služeb klikněte na tlačítko Pokračovat. QuickBooks se vám může pokusit prodat nějaké další věci (například šeky Intuit), ale klidně klikněte na Ne, díky, abyste se vrátili do dialogového okna Získat všechny podrobnosti na plochu QuickBooks.

Dialogové okno Přidat produkty a služby, které prodáváte

10. Popište svůj bankovní účet (účty).

Po zobrazení dialogového okna Získat všechny podrobnosti na plochu QuickBooks klikněte na tlačítko Přidat v části Přidat své bankovní účty. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Přidat své bankovní účty, jak je znázorněno na následujícím obrázku, použijte pracovní list k popisu každého bankovního účtu, který používáte pro své podnikání: jeho název, číslo účtu, zůstatek k datu převodu a skutečné datum převodu. Po dokončení identifikace bankovních účtů klikněte na tlačítko Pokračovat a vraťte se do dialogového okna Získat všechny podrobnosti na plochu QuickBooks.

11. Začněte pracovat s QuickBooks.

Po zobrazení dialogového okna Get All the Details into QuickBooks Desktop klikněte na tlačítko Start Working. QuickBooks zobrazí okno programu QuickBooks. Jsi hotový.

Dialogové okno Přidat své bankovní účty

Pokud jste se nezaregistrovali během procesu instalace, v určitém okamžiku po spuštění QuickBooks se zobrazí okno se zprávou s dotazem, zda chcete aktivovat QuickBooks. Pokud se neaktivujete nebo nezaregistrujete, můžete produkt použít asi několikrát a pak — whammo! — program se zablokuje a vy již nemáte přístup ke svým souborům. Buď jej zaregistrujete, nebo jej nemůžete používat. Nelíbí se mi, když jsem do něčeho nucen, ale nechat se zviklat kvůli nutnosti registrovat QuickBooks je ztráta času.

Nejjednodušší možností je zaregistrovat se, když uvidíte tuto zprávu. Zde je návod: Když QuickBooks zobrazí okno se zprávou s dotazem, zda se chcete zaregistrovat, klikněte na tlačítko Online pro registraci online nebo klikněte na tlačítko Telefon pro registraci po telefonu. Pokud zvolíte možnost Telefon, QuickBooks zobrazí další dialogové okno, které vám poskytne telefonní číslo, na které můžete zavolat, a poskytne prostor pro zadání vašeho registračního čísla.