QuickBooks Pro a Premier ve víceuživatelském prostředí

Nejste omezeni na používání pouze jednoho hesla pro řízení přístupu k datovému souboru QuickBooks. Chcete-li v QuickBooks Pro a QuickBooks Premier nastavit další uživatele, postupujte takto:

1Vyberte příkaz Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Nastavit uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů, které identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks a kteří jsou aktuálně přihlášeni do systému.

2Řekněte společnosti QuickBooks, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup.

3Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete heslo, dejte uživatelské jméno zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

4 Pokračujte kliknutím na Další a poté určete, zda chcete omezit přístup pro nového uživatele.

Když QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup, určete, zda chcete omezit přístup a práva pro uživatele. Pokud chcete omezit přístup a práva (práva jsou jednoduše věci, které může uživatel dělat), vyberte přepínač Selected Areas of QuickBooks.

Pokud chcete, aby uživatel mohl dělat cokoli, vyberte přepínač All Areas of QuickBooks. Pokud označíte, že nový uživatel by měl mít přístup ke všem oblastem QuickBooks, je nastavení uživatelského hesla hotovo. Zbývající kroky můžete přeskočit.

5 Klepnutím na tlačítko Další pokračujte a popište přístup k informacím a úkolům o prodeji a pohledávkách.

Po dokončení kroku 4 zobrazí QuickBooks třetí dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup. Toto je první ze série dialogových oken, která vás provedou rozhovorem a položí podrobné otázky o tom, jaký druh přístupu by měl mít každý uživatel ke konkrétní oblasti.

Například s ohledem na prodejní aktivitu se QuickBooks ptá na přístup k transakcím (jako jsou faktury, dobropisy a informace o pohledávkách). Výběrem přepínače Žádný přístup můžete označit, že uživatel nemá mít žádný přístup.

Výběrem přepínače Úplný přístup můžete určit, že uživatel by měl mít plný přístup. Pokud by měl mít uživatel částečný přístup, vyberte přepínač Selektivní přístup a poté vyberte jedno z vedlejších tlačítek Selektivní přístup: Pouze vytvářet transakce, Vytvořit a tisknout transakce nebo Vytvořit transakce a vytvořit sestavy.

6 Klepněte na tlačítko Další a poté popište práva k nákupům a závazkům.

Po dokončení kroku 5 kliknutím na tlačítko Další zobrazí QuickBooks čtvrté dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup, které vám umožní určit, jaký přístup má tento nový uživatel v oblastech nákupů a účtů. Můžete vybrat přepínač Bez přístupu. Můžete vybrat přepínač Úplný přístup.

Nebo můžete vybrat nějakou střední cestu výběrem přepínače Selektivní přístup a jednoho z vedlejších tlačítek Selektivní přístup. Pro oblast prodeje a pohledávek platí stejná pravidla pro nastavení práv a přístupu, která platí pro oblast nákupů a závazků.

7 Klepněte na tlačítko Další a popište zbývající uživatelská práva a přístup.

Když kliknete na tlačítko Další zobrazené v dolní části každé verze dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup, QuickBooks zobrazí několik dalších verzí dialogového okna, které používá k dotazování na uživatelská práva a přístup.

Například poté, co popíšete, jaká práva jsou vhodná pro uživatele v oblasti nákupů a plateb, se QuickBooks zeptá na oblast kontroly a kreditní karty. Poté se zeptá na oblast inventáře. Dále se ptá na výplatní pásku. Poté se ptá na obecné, citlivé účetní činnosti. Nakonec se QuickBooks ptá na přístup k funkcím finančního výkaznictví.

8Uveďte, zda může uživatel měnit nebo mazat transakce.

Poté, co jste prošli zhruba půl tuctem verzí dialogových oken Nastavit uživatelské heslo a přístup, která se ptají na konkrétní oblasti účetnictví, zobrazí QuickBooks stránku Změna nebo odstranění transakcí v dialogovém okně Nastavit uživatelské heslo a přístup.

Stránka Změna nebo odstranění transakcí vám umožňuje označit, že uživatel může nebo nemůže změnit transakce zaznamenané před datem uzávěrky. Obecně chcete omezit možnosti uživatele měnit nebo mazat transakce.

9Klepněte na tlačítko Další a poté zkontrolujte svá rozhodnutí o právech.

Když kliknete na Další, QuickBooks zobrazí konečnou verzi dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup, které identifikuje uživatelská práva, která jste přiřadili nebo povolili. Toto dialogové okno můžete použít ke kontrole práv, která někdo má.

Pokud si uvědomíte, že jste práva přiřadili nesprávně, klepněte na tlačítko Zpět, abyste se v dialogových oknech vrátili zpět k tomu, kde jste udělali chybu. Změňte přiřazení práv a kliknutím na tlačítko Další se vraťte do posledního okna dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup.

10Až skončíte s kontrolou uživatelských práv a přístupu, klepněte na Dokončit.

Od tohoto okamžiku bude nový uživatel moci používat QuickBooks; jeho práva jsou však omezena na to, co jste uvedli.