QuickBooks 2015: 10 finančních tipů pro majitele firem

Majitelé podniků by měli hrát aktivní roli ve finanční stránce podniku, aby zabránili jakýmkoli pokusům o zpronevěru nebo padělání. Prohlédněte si své finanční výkazy QuickBooks, bedlivě sledujte, kam peníze jdou, a zjistěte, kdo s financemi nakládá. Udržujte své podnikání v bezpečí a v dobrém pořádku podle těchto deseti finančních tipů.

Podepište všechny své vlastní šeky

Tohle není útok proti účetním. V malém podniku však lidé (zejména účetní s plným nabitím) mají možnost vás snadno oklamat. Tím, že všechny šeky podepisujete sami, držíte palce, aby šel váš hotovostní odliv. Ano, tato praxe může být obtížná – musíte se prokousat papírováním pokaždé, když podepisujete hromadu šeků – ale pamatujte na alternativu.

Mimochodem, pokud jste v partnerství, měli byste mít alespoň pár partnerů podepsaných šeky – nebo alespoň velké šeky.

Nepodepisujte šek špatným způsobem

Pokud podepisujete mnoho šeků, můžete být v pokušení použít rychlý a zběsilý (nevyhnutelně nečitelný) podpis. I když načmárat vaše jméno nečitelně dává smysl, když podepisujete baseballové míče, nedělejte to, když podepisujete šeky. Výrazný je jasný podpis, zvláště ten se smyslem pro osobní styl. Vlnovka s křížkem a pár tečkami se snadno ukuje.

Zkontrolujte zrušené šeky dříve, než to udělá váš účetní

Než kdokoli jiný uvidí měsíční bankovní výpis, zkontrolujte své zrušené šeky (obrázek šeku, který se zobrazuje na vašem bankovním výpisu).

Tato informace rozhodně není o poražení účetních. Majitel firmy však může určit, zda někdo padělá podpisy na šekech, pouze tím, že jako první otevře bankovní výpis a zkontroluje každý z podpisů na zrušených šekech.

Pokud šeky neprozkoumáte, bezohlední zaměstnanci – zejména účetní, kteří mohou aktualizovat záznamy o bankovních účtech – mohou beztrestně padělat váš podpis. A nenechají se chytit, když nikdy nepřečerpají účet.

Znovu zkontrolujte odsouhlasení bankovního účtu

Rychlý související bod: Pokud nejste osobou, která provádí odsouhlasení bankovního účtu, nezapomeňte si prostudovat odsouhlasení provedenou osobou, která tuto práci provádí. (Pravděpodobně váš účetní?) Tato recenze nejenže znamená, že další oči vidí práci a zachytí chyby. Tato recenze poskytuje ještě jednu příležitost, jak zajistit, aby nedocházelo k žádným vtipným záležitostem.

A ještě jeden nepříjemný bod: Nechcete dodržovat předchozí dva nebo tři postupy? Pak můžete vy – ne banka – sníst jakékoli ztráty z takových věcí, jako je padělání.

Vyberte si účetního, který se vyzná v počítačích

Nebojte se, při najímání účetního nemusíte žádat o prověření FBI. Ve skutečnosti, pokud používáte QuickBooks, nemusíte najímat lidi, kteří jsou obeznámeni s účetními systémy pro malé podniky. Ale najít lidi, kteří vědí, jak vést šekovou knížku a pracovat s počítačem. S porozuměním QuickBooks by neměli mít problém.

Samozřejmě nechcete někoho, kdo právě spadl z náklaďáku s tuřínem. Ale i když si najmete někoho, kdo jel do města na jednom, nebudete mít velké problémy s tím, jak toho člověka dostat do tempa s QuickBooks.

Pokud můžete, najděte si účetního, který zná podvojné účetnictví a mzdy

Zatímco na téma hledání někoho, kdo by pomohl s prací QuickBooks, zde je několik poznámek k technickým dovednostem ideálního kandidáta. … Účetní, který zná podvojné účetnictví, je super užitečný – i když abych byl spravedlivý, taková znalost pravděpodobně není nezbytná.

Také, pokud můžete, najděte někoho, kdo ví, jak provádět mzdovou agendu – a to nejen s federálními záležitostmi týkajícími se daní ze mzdy, ale také s opicemi státní daně ze mzdy. (Pokud nemůžete najít tento typ lidí, vězte, že můžete snadno zadat mzdy velké mzdové službě.)

Pravidelně kontrolujte své účetní závěrky

Pravidelně vytvářejte a prohlížejte výkaz zisků a ztrát, který QuickBooks bez námahy vytváří. Zvykněte si prohlížet svou rozvahu se seznamy aktiv a pasiv. Prozkoumejte a najděte další nebo dvě zprávy, které vám poskytnou užitečné informace o rytmech a rýmech vašeho podnikání. (Veškeré chyby, které uděláte, se mimochodem pravděpodobně objeví jako praštěná čísla ve vaší rozvaze.)

Pravděpodobně si můžete udržet docela pevnou kontrolu nad operací pohledem na dvě nebo tři snadno srozumitelné zprávy. A pravidelným prohlížením těchto finančních výkazů – řekněme jednou nebo dvakrát týdně – proměníte svůj účetní systém v nástroj užitečný jak k odhalení lákavých příležitostí, tak k vyhýbání se nebezpečným pastím.

Zde je způsob, jak řídit své podniky, když se podíváte na tři zprávy QuickBooks:

• Výkaz zisků a ztrát, který porovnává meziroční čísla za aktuální a předchozí rok (takže můžete vidět, jak si vedete v aktuálním roce ve srovnání s předchozím rokem)

• Stárnutí souhrnu pohledávek (takže můžete vidět, kteří klienti a zákazníci jsou po splatnosti)

• Rozvaha (takže můžete sledovat svou hotovost a pracovní kapitál a odhalit jakékoli vtipné věci)

Vyberte si vhodný účetní systém

Když používáte QuickBooks, používáte buď hotovostní účetnictví, nebo účetnictví na akruální bázi. Hotovostní účetnictví je v pořádku, když peněžní tok podniku odráží jeho tržby a jeho peněžní odtok odráží jeho výdaje. Tato situace však v mnoha firmách neplatí. Například smluvní stavitel rodinných domů může mít hotovost (půjčkou od bank), ale nemusí vydělávat žádné peníze. Alternativně by majitel zastavárny, který půjčuje peníze s 22procentním úrokem, mohl vydělat spousty peněz, i když hotovost proudí z podniku denně.

Obecně platí, že když nakupujete a prodáváte zásoby, účetnictví na akruální bázi funguje lépe než účetnictví na hotovostním základě. Účetnictví na hotovostním základě však obvykle odkládá daně z příjmu.

Pokud QuickBooks pro vaši firmu nefunguje

QuickBooks je skvělý účetní program pro malé firmy. Ale pokud se vám zdá, že QuickBooks nevyhovuje vašim potřebám – pokud například potřebujete program, který funguje lépe pro výrobce nebo který obsahuje nějakou speciální průmyslovou funkci – možná budete chtít jeden z komplikovanějších (ale také výkonnějších ) účetní balíčky pro malé podniky.

Než přejdete z QuickBooks Pro nebo QuickBooks Premier, nezapomeňte se podívat na verzi Enterprise Solutions QuickBooks, která je dražší, ale funguje i pro větší podniky. Enterprise verze QuickBooks vypadá a funguje téměř identicky jako „běžné“ verze. Pokud znáte QuickBooks Pro nebo QuickBooks Premier, pak již znáte (nebo většinou znáte) QuickBooks Enterprise.

Pokud Enterprise verze QuickBooks nefunguje, možná budete chtít promluvit se svým účetním o balíčcích pro konkrétní odvětví. (Například, pokud jste komerční tiskárna, může některý dodavatel vyvinul speciální účetní balíček pouze pro komerční tiskárny.)

Udržujte věci jednoduché

Při správě finančních záležitostí malých podniků udržujte věci co nejjednodušší. Ve skutečnosti udržujte své obchodní záležitosti dostatečně jednoduché, abyste snadno poznali, zda vyděláváte peníze a zda je vaše podnikání zdravé.

Tato rada o jednoduchosti může znít divně, ale někdy velmi bystří lidé dokážou vybudovat monstrózně složité finanční struktury pro své podnikání, včetně komplikovaných leasingových ujednání, labyrintových partnerství a korporátních struktur a sofistikovaných ujednání o sdílení zisku a nákladů s jinými podniky. Tato super-důmyslná finanční opatření nepřinášejí zisk, když zvážíte všechny náklady. A co víc, taková složitá opatření se téměř vždy promění v bolesti hlavy s vedením a vedením záznamů.