QuickBooks 2013 Pro a Premier v prostředí pro více uživatelů

QuickBooks Pro a Premier 2013 vám umožňují nastavit několik hesel pro datový soubor QuickBooks. Co je na tom opravdu skvělé, je to, že můžete QuickBooks sdělit, aby povolili určitým uživatelům a heslům dělat pouze určité věci.

Majitel firmy může mít například heslo, které jí umožňuje cokoliv. Ale například nový účetní může mít heslo, které mu umožňuje pouze evidovat účty do systému.

Chcete-li nastavit další uživatele a hesla ve vydáních QuickBooks Pro a QuickBooks Premier 2013, postupujte takto:

Vyberte příkaz Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Nastavit uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů. Dialogové okno Uživatelé a role identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks, a role, které může QuickBooks plnit při používání QuickBooks. Seznam uživatelů na kartě Seznam uživatelů v dialogovém okně také určuje, kdo je aktuálně přihlášen do systému.

Řekněte QuickBooks, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup.

Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete heslo, dejte uživatelské jméno. To provedete zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadejte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

Identifikujte role uživatele.

Pomocí pole seznamu Dostupné role vyberte role (nebo povinnosti), které uživatel obsazuje. Poté přidejte vybranou roli do seznamu přiřazených rolí uživatele kliknutím na tlačítko Přidat. Chcete-li přesunout roli od uživatele, vyberte roli ze seznamu Přiřazené role a klikněte na Odebrat.

Pole Popis v dolní části dialogového okna Nový uživatel popisuje roli podrobněji, včetně typu uživatele QuickBooks, kterému může být obvykle přiřazena vybraná role.

(Volitelné) Podle potřeby upravte role.

Můžete doladit role, které s pomocí QuickBooks přiřadíte. Chcete-li tak učinit, vyberte kartu Role v dialogovém okně Uživatelé a role, klepněte na roli, kterou chcete změnit, a klepněte na tlačítko Upravit. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit roli, vyberte účetní aktivitu nebo oblast ze seznamu Oblast a aktivity a poté pomocí tlačítek Úroveň přístupu k oblasti určete, co může uživatel s vybranou rolí dělat.

Výběrem přepínače Žádný můžete označit, že uživatel nemá mít žádný přístup. Výběrem přepínače Úplný můžete označit, že uživatel by měl mít plný přístup. Pokud by měl mít uživatel částečný přístup, vyberte tlačítko Částečné a poté zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políček Vytvořit, Upravit, Odstranit, Tisknout a Zobrazit zůstatek. Klepnutím na OK uložte změny a vraťte se do dialogového okna Uživatelé a role.

Chcete-li zjistit, jaký přístup má kterákoli role na začátku, vyberte jednu z položek v seznamu Oblast a Aktivity. QuickBooks používá tlačítka a rámečky Area Access Level k zobrazení aktuálního nastavení role.

(Volitelné) Zkontrolujte svá uživatelská oprávnění.

Po nastavení uživatele byste měli (jen proto, abyste byli opatrní) zkontrolovat oprávnění, která jste uživateli udělili. Chcete-li to provést, klepněte na kartu Seznam uživatelů v dialogovém okně Uživatelé a role, vyberte uživatele a klepněte na tlačítko Zobrazit oprávnění.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Zobrazit oprávnění (nezobrazeno), vyberte uživatele a poté kliknutím na tlačítko Zobrazit zobrazte okno Zobrazit oprávnění, které zobrazuje velmi podrobný seznam toho, co uživatel může a nemůže dělat.

(Volitelné) Zkontrolujte své úpravy role.

Pokud provedete změny v oprávněních role, pravděpodobně budete chtít tyto změny také zkontrolovat. Chcete-li to provést, klepněte na kartu Seznam rolí v dialogovém okně Uživatelé a role, vyberte roli a klepněte na tlačítko Zobrazit oprávnění. QuickBooks zobrazí další verzi dialogového okna Zobrazit oprávnění, ve kterém jsou uvedeny role, které jste vy a QuickBooks nastavili.

Vyberte roli, kterou chcete zkontrolovat, a poté klikněte na tlačítko Zobrazit oprávnění. QuickBooks zobrazí další verzi okna View Permissions s podrobným seznamem toho, co někdo s rolí může a co nemůže dělat.

Po dokončení kontroly oprávnění uživatele a role zavřete všechna otevřená okna kliknutím na Zavřít a poté kliknutím na tlačítko Storno nebo Zavřít zavřete všechna otevřená dialogová okna.

Od tohoto okamžiku může nový uživatel používat QuickBooks; jeho práva jsou však omezena na to, co jste uvedli.

Účetní často chtějí vidět práva, která mají konkrétní uživatelé. To platí zejména v případě, že vás v rámci ročních uzávěrek kontroluje vaše CPA. (Můžete být auditováni, pokud banka chce například auditované finanční výkazy.) Okno View Permissions v QuickBooks je úhledný způsob, jak zobrazit tato data online, a pokud si chcete vytisknout kopii informací o oprávněních, vše, co musíte udělat, je klepněte v okně na tlačítko Tisk.