QuickBooks 2012 Pro a Premier ve víceuživatelském prostředí

QuickBooks Pro a Premier 2012 vám umožňují nastavit několik hesel pro datový soubor QuickBooks. Co je na tom opravdu skvělé, je, že můžete QuickBooks říct, aby omezili určité uživatele a hesla, aby dělali pouze určité věci.

Majitel firmy může mít například heslo, které jí umožňuje cokoliv. Ale například nový účetní může mít heslo, které mu umožňuje pouze evidovat účty do systému.

Chcete-li nastavit další uživatele a hesla v edicích QuickBooks Pro a QuickBooks Premier 2012, postupujte takto:

Vyberte příkaz Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Nastavit uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů, které identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks a kteří jsou aktuálně přihlášeni do systému.

Řekněte QuickBooks, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup.

Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete heslo, dejte uživatelské jméno zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

Pokračujte kliknutím na tlačítko Další a poté určete, zda chcete omezit přístup pro nového uživatele.

Když QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup, určete, zda chcete omezit přístup a práva pro uživatele. Pokud chcete omezit přístup a práva ( práva jsou jednoduše věci, které může uživatel dělat), vyberte přepínač Selected Areas of QuickBooks.

Pokud chcete, aby uživatel mohl dělat cokoli, vyberte přepínač All Areas of QuickBooks. Pokud označíte, že nový uživatel by měl mít přístup ke všem oblastem QuickBooks, je nastavení uživatelského hesla hotovo. Zbývající kroky můžete přeskočit.

Klepnutím na tlačítko Další pokračujte a poté popište přístup k informacím a úkolům o prodeji a pohledávkách.

Po dokončení kroku 4 zobrazí QuickBooks třetí dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup. Toto je první z deseti dialogových oken, které vás provedou rozhovorem s podrobnými otázkami o tom, jaký druh přístupu by měl mít každý uživatel ke konkrétní oblasti.

Klikněte na Další a poté popište nákupy a práva na závazky.

Po dokončení kroku 5 kliknutím na tlačítko Další zobrazí QuickBooks čtvrté dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup, které vám umožní určit, jaký přístup má tento nový uživatel v oblastech nákupů a účtů. Můžete vybrat přepínač Bez přístupu, Úplný přístup nebo Selektivní přístup a jedno z vedlejších tlačítek Selektivní přístup.

Klepněte na tlačítko Další a poté popište zbývající uživatelská práva a přístup.

Když klepnete na tlačítko Další zobrazené v dolní části každé verze dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup, QuickBooks zobrazí několik dalších verzí dialogového okna, které QuickBooks používá k dotazům na uživatelská práva a přístup.

Omezujete práva v každé z těchto dalších oblastí stejným způsobem, jako to děláte pro oblasti prodeje a pohledávky a nákupy a závazky. Při procházení buďte ohleduplní a omezte možnosti uživatele. Chcete, aby uživatelé měli práva nezbytná k výkonu své práce, ale nechcete jim dávat více práv, než potřebují.

Určete, zda může uživatel měnit nebo mazat transakce.

Poté, co jste prošli zhruba půl tuctem verzí dialogových oken Nastavit uživatelské heslo a přístup, které se ptají na konkrétní oblasti účetnictví, zobrazí QuickBooks verzi Změna nebo odstranění transakcí dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup. Obecně chcete omezit možnosti uživatele změnit nebo odstranit transakce.

Klikněte na Další a poté zkontrolujte svá rozhodnutí o právech.

Po kliknutí na tlačítko Další zobrazí QuickBooks konečnou verzi dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup. Identifikuje uživatelská práva, která jste přidělili nebo povolili. Toto dialogové okno můžete použít ke kontrole práv, která někdo má. Pokud si uvědomíte, že jste práva přiřadili nesprávně, klepněte na tlačítko Zpět, abyste se v dialogových oknech vrátili zpět na místo, kde jste udělali chybu.

Po dokončení kontroly uživatelských práv a přístupu klikněte na Dokončit.

Od tohoto okamžiku bude nový uživatel moci používat QuickBooks; jeho práva jsou však omezena na to, co jste uvedli.