Produkty a služby Items in QuickBooks Online

Seznam produktů a služeb je QuickBooks Online (QBO) ekvivalentem seznamu položek produktu QuickBooks Desktop. Seznam Produkty a služby zobrazíte výběrem položky Gear→Products and Services. Na následujícím obrázku je zobrazen kompaktní pohled na seznam, takže můžete vidět více produktů; zkomprimovaný pohled vyberete z ozubeného kola na pravé straně stránky.

Seznam produktů a služeb.

Seznam produktů a služeb používáte v podstatě stejným způsobem, jako používáte seznamy zákazníků a dodavatelů; můžete například hledat položku podle jejího názvu, SKU nebo prodejního popisu. Sloupce, které můžete použít k řazení seznamu, můžete určit, když přejedete myší přes záhlaví sloupce; pokud se ukazatel myši změní na ruku, můžete kliknutím na tento sloupec seřadit seznam podle informací v tomto sloupci.

Jak vytvořit kategorie v QBO

Kategorie nahrazují podpoložky a jsou dostupné pro všechna předplatná, která používají podpoložky, kromě těch, která migrují z QuickBooks Desktop. Kategorie můžete použít k uspořádání toho, co prodáváte, a pomocí různých přehledů produktů a služeb vám snad pomohou lépe porozumět tomu, co od vás lidé kupují. Kategorie neovlivňují vaše účetnictví ani finanční výkazy a nemůžete přiřadit kategorie k transakcím.

Můžete také použít třídy a/nebo umístění, které vám pomohou dále katalogizovat transakce a finanční informace.

Při vytváření položek můžete vytvářet nové kategorie, nebo chcete-li, můžete klepnout na tlačítko Více na stránce se seznamem Produkty a služby a zvolit Spravovat kategorie pro vytvoření kategorií, aby byly dostupné při vytváření položek. Ano, můžete obojí.

Na stránce Kategorie produktů zobrazené na následujícím obrázku můžete klepnutím na tlačítko Nová kategorie přidat kategorii; panel Informace o kategorii se objeví na pravé straně vaší obrazovky a stačí zadat název kategorie. Pokud je kategorie podkategorií existující kategorie, zaškrtněte políčko Je podkategorie a vyberte název existující kategorie. Klepnutím na tlačítko Uložit ve spodní části panelu nastavte kategorii.

Můžete vytvořit podkategorie až do hloubky čtyř úrovní. To znamená, že můžete vytvořit kategorii s názvem Oblečení a poté vytvořit podkategorii Oblečení s názvem Obuv. Pro podkategorii Boty můžete vytvořit podkategorii s názvem Dámská obuv a pro kategorii Dámská obuv můžete vytvořit poslední podkategorii s názvem Tenisky. Nemůžete vytvořit podkategorii pro tenisky, ale můžete vytvořit jinou podkategorii pro dámskou obuv s názvem společenské boty.

Stránka Kategorie produktů.

V případě potřeby můžete upravit existující kategorii; klikněte na odkaz Upravit vedle kategorie, kterou chcete upravit v tabulce na stránce Kategorie produktů. Znovu se objeví panel Informace o kategorii, který zobrazuje aktuální informace o kategorii. Proveďte změny a klikněte na Uložit; nebo můžete klepnout na Odebrat a kategorii odebrat.

Účinek odebrání kategorie na položky závisí na tom, zda odstraníte podkategorii nebo kategorii. Pokud odstraníte podkategorii, QBO přesune položky k ní přiřazené o jednu úroveň výše. Pokud odstraníte kategorii (bez podkategorií), QBO překlasifikuje položky jako nezařazené.

Jak nastavit daně z obratu v QBO

Neděste se; je to mnohem jednodušší, než si možná představujete. QBO obsahuje průvodce, který vás doslova provede celým procesem a položí vám jednoduché otázky, jako je vaše adresa a zda potřebujete účtovat daň z obratu mimo váš stát.

Nastavení daní z prodeje před nastavením položek vám usnadní život. Proč? Protože QBO používá informace o dani z obratu, které zadáte při nastavování položek. Pokud před nastavením položek nenastavíte daně z obratu, budete se muset vrátit a upravit všechny položky z hlediska zdanění. Fuj!

QBO sleduje a vykazuje daň z obratu automaticky pro společnosti fungující na akruálním základě účetnictví. Dále, QBO automaticky vypočítá daň z obratu z transakcí, pokud nastavíte účetní základ společnosti QBO na Akruální.

Co byste tedy měli dělat, pokud vaše společnost účtuje na hotovostním základě? Před nastavením daní z prodeje nastavte účetní metodu vaší společnosti na Akruální (klikněte na Gear→Účet a nastavení→Pokročilé). Poté nastavte daň z obratu a poté změňte způsob účtování zpět na Hotovost. Uvědomte si, že Sales Tax Center bude sledovat vaši daňovou povinnost na základě časového rozlišení, ale k identifikaci správné částky daně z obratu, kterou chcete zaplatit, můžete použít sestavy daňové povinnosti z prodeje.

Když poprvé kliknete na Daně, QBO vás vyzve k nastavení daní z prodeje. Klikněte na tlačítko Nastavit daň z prodeje. Pokud jste do QBO ještě nezadali adresu vaší společnosti, průvodce vás vyzve k zadání adresy. Pokud jste již zadali svou adresu, QBO ji zobrazí na obrazovce pro ověření. Pokud je vaše adresa správná, klepněte na tlačítko Vypadá dobře a potom klepněte na tlačítko Další.

Průvodce se poté zeptá, zda potřebujete účtovat daň z obratu mimo váš domovský stát; zvolte Ne nebo Ano, podle potřeby; pokud klepnete na Ano, určíte další státy, ve kterých účtujete daň z obratu. Klepněte na tlačítko Další.

QBO se vás dále zeptá, kdy začíná váš aktuální daňový rok, jak často podáváte přiznání k dani z obratu a datum, kdy jste začali vybírat daň z obratu pro svou daňovou agenturu. Klikněte na Rozumím! a je to – vaše daně z prodeje jsou nastaveny.

V rámci procesu nastavení QBO označí všechny stávající zákazníky jako zákazníky platící daně. Pokud máte nějaké zákazníky, kteří nemusí platit daně, jako jsou vládní agentury, školy a charitativní organizace, upravte tyto zákazníky (Prodej→Zákazníci→Upravit) a na kartě Daňové údaje v dialogovém okně Podrobnosti zákazníka zrušte zaškrtnutí políčka Zaškrtávací políčko Tento zákazník je zdanitelný a uveďte podrobnosti o osvobození, jako je důvod, proč je zákazník osvobozen od daně z obratu, a ID certifikátu osvobození zákazníka. Můžete také chtít přiložit kopii certifikátu výjimky zákazníkovi na stránce Podrobnosti o zákazníkovi v QBO.

Přidání servisních a neskladových položek

Můžete vytvářet inventární, neinventární a servisní položky a můžete upravovat dávky položek a měnit jejich typ.

1. Chcete-li zobrazit seznam Produkty a služby, vyberte Gear–>Produkty a služby.

2. Klepněte na tlačítko Nový.

QBO zobrazí panel Informace o produktu/službě na pravé straně obrazovky, kde můžete vybrat, zda vytváříte skladovou položku, neinventářovou položku, službu nebo balíček.

Vyberte typ položky, kterou chcete vytvořit.

3. Klepnutím vyberte typ.

Tento příklad používá položku Nezásob. Položku služeb vytvoříte stejným způsobem, jako vytvoříte položku neinventární, a poskytnete stejný druh informací, jaký je uveden v těchto krocích.

QBO poté zobrazí panel pro typ položky, který jste si vybrali; následující obrázek ukazuje panel Bez zásob.

Toto okno použijte k vytvoření položky, která není skladem.

4. Zadejte název položky a případně skladovou jednotku (SKU).

Můžete také vybrat kategorii položky.

Obrázek položky můžete nahrát kliknutím na tlačítko Odeslat a přechodem do umístění, kam obrázek uložíte.

5. V části Informace o prodeji můžete

A. Zaškrtněte políčko Prodávám tento produkt/službu svým zákazníkům a zadejte výchozí popis,

b. Uveďte cenu, kterou si účtujete při prodeji této položky, a

C. Vyberte příjmový účet spojený s položkou; v případě potřeby si můžete založit nový účet.

QBO použije tyto informace, když vyberete tuto položku v prodejních transakcích.

6. Ujistěte se, že se v zaškrtávacím políčku Is Taxable objevilo zaškrtnutí, pokud je to vhodné, a vyberte jednu z předdefinovaných položek, které se objeví v seznamech Kategorie DPH a Co prodáváte.

7. Chcete-li zobrazit sekci Informace o nákupu, zaškrtněte políčko Zakoupím tento produkt/službu od dodavatele a poté v případě potřeby klepněte na odkaz Zobrazit více ve spodní části okna.

Přidejte informace o nákupu pro položku.

8. Zadejte výchozí popis, cenu, kterou zaplatíte při nákupu položky, nákladový účet spojený s položkou, a pokud chcete, prodejce, od kterého chcete položku koupit.

QBO použije tyto informace, když vyberete tuto položku u nákladových transakcí.

9. Klepněte na Uložit a zavřít.

QBO uloží položku a znovu zobrazí seznam produktů a služeb; nová položka se objeví v seznamu.

Jak vytvořit skladovou položku

Vytvoření položky inventáře má několik dalších typů informací, které musíte dodat.

Dodejte množství na skladě a informace o inventárním účtu majetku pro položky zásob.

Dodejte množství, které máte k dispozici, a datum, kdy jste množství určili. Musíte zadat datum k datu, jinak vám QBO nedovolí uložit položku. Pokud máte v úmyslu zadat historické transakce, které používají položku, kterou nastavujete, ujistěte se, že jste zadali datum k datu s dostatečným předstihem, aby bylo možné tyto transakce přizpůsobit – obvykle začátek vašeho fiskálního roku.

Pamatujte, že než budete moci prodat položku, musíte část z ní vlastnit. Pokud v době vytváření položky žádnou nevlastníte, pravděpodobně si část koupíte pomocí nákladové transakce, která za vás aktualizuje množství.

Pokud používáte QBO Plus, můžete zadat objednací bod. Definujte svůj objednací bod jako minimální množství, o kterém usoudíte, že jej v daný okamžik potřebujete mít po ruce. QBO používá vámi stanovený objednací bod ke sledování množství položky na skladě, a když množství na skladě klesne na nebo pod stanovený objednací bod, QBO vám připomene, abyste si objednali další.

Po vytvoření položky inventáře můžete nastavit bod změny pořadí; vyhledejte položku v seznamu Produkty a služby a klikněte na Upravit v jejím sloupci Akce. Poté zadejte bod pro změnu pořadí a klikněte na Uložit a zavřít.

Můžete také použít seznam produktů a služeb k zobrazení položek, pro které jste určili objednací body, které jsou nízké nebo vyprodané. V horní části seznamu, jak je znázorněno na následujícím obrázku, klepněte na Nízké zásoby, chcete-li filtrovat seznam Produkty a služby, aby se zobrazovaly pouze položky, pro které jste určili bod pro objednání, které mají také málo skladem. Kliknutím na položku Není skladem zobrazíte položky, pro které jste zadali bod pro objednání, který nemáte a měli byste zvážit objednání.

Pomocí této grafiky můžete filtrovat seznam produktů a služeb tak, aby se zobrazovaly pouze položky Málo skladem nebo Není skladem, pro které jste určili bod pro objednání.

QBO definuje „nízké zásoby“ jako položku, pro kterou jste určili bod pro objednání a pro kterou máte jednu nebo méně po ruce.

Chcete-li objednat zboží, které není skladem nebo není na skladě, klikněte na šipku ve sloupci Akce a v zobrazeném rozevíracím seznamu vyberte možnost Znovu objednat. QBO vytvoří nákupní objednávku s vyplněnými informacemi o položce. Dokončete nákupní objednávku a odešlete ji dodavateli. Uvědomte si, že QBO vytvoří pouze jednu nákupní objednávku pro položky, které vyberete.

Chcete-li odeslat nákupní objednávky více dodavatelům, vyberte položky, které chcete znovu objednat pro jednoho dodavatele, klikněte na Dávkové akce – které se zobrazí nad sloupcem Akce po výběru položky – a poté vyberte Změnit pořadí. Potom opakujte proces pro položky, které chcete znovu objednat od jiného dodavatele.

Filtr pro položky Málo skladem nebo Není skladem můžete jednoduše zrušit. Jakmile vyberete jeden z těchto filtrů, v pravém horním rohu grafiky filtru se zobrazí X. Klikněte na toto X a QBO znovu zobrazí úplný seznam produktů a služeb.

Jak pracovat s balíčky v QBO

Pokud používáte QBO Essentials nebo QBO Plus, můžete vytvořit balíčky a seskupit položky, které často prodáváte společně. Pokud jste byli uživatelem QuickBooks Desktop, představte si balíček jako skupinovou položku v produktu pro stolní počítače.

Svazek není sestava; QBO nevytváří kusovník pro balík, ani QBO nesleduje balík jako samostatnou položku s množstvím a samostatnými náklady. To znamená, že QBO nesleduje množství na skladě u balíčků.

Pokud jste nebyli uživatelem QuickBooks Desktop, představte si balíček jako sbírku položek – produktů i služeb –, které si od vás zákazník současně koupí. Předpokládejme například, že provozujete zahradnictví, které prodává vodní prvky a také služby osvětlení, ořezávání a hnojení.

Pokud si zákazník koupí vodní prvek, obvykle mu musíte prodat samotný vodní prvek, beton pro nastavení vodního prvku a čerpadlo k čerpání vody přes vodní prvek. Můžete nastavit tři položky potřebné k vytvoření vodního prvku – prvek, beton a čerpadlo – jako balíček, protože budete muset prodat všechny tři najednou.

Myšlenkou balíčku je usnadnit prodej umístěním všech položek ve svazku na prodejní formulář v jednom kroku, místo abyste museli každou položku, která tvoří balíček, přidávat samostatně do různých prodejních dokladů.

Můžete použít balíčky pro odhady, faktury, dobropisy, prodejní stvrzenky, potvrzení o vrácení peněz, zpožděné kredity a zpožděné poplatky. Balíčky nejsou k dispozici pro nákup dokumentů, ani nemůžete přidat balík do cenového pravidla.

Chcete-li vytvořit balíček, postupujte takto:

1. Zvolte Gear→Products and Services pro zobrazení seznamu produktů a služeb.

2. Klepnutím na tlačítko Nový zobrazíte panel Vyberte typ.

3. Klikněte na Bundle.

QBO zobrazí zde zobrazený panel Bundle.

Panel, kde vytvoříte svazek.

4. Zadejte název, případně SKU a popis, který se má objevit na prodejních formulářích pro balíček.

5. V části Produkty/služby zahrnuté v balíčku zaškrtněte políčko Zobrazit součásti balíčku při tisku nebo odesílání transakcí, chcete-li na prodejních dokladech uvést komponenty zahrnuté v balíčku.

6. Pomocí mřížky tabulky ve spodní části panelu (viz následující obrázek) identifikujte produkty obsažené v balíčku.

A. Klepnutím na Zobrazit více rozbalte panel, abyste mohli do balíčku přidat další položky.

b. Klikněte na první řádek sloupce Produkt/Služba a QBO zobrazí seznam, který můžete použít k výběru položky, kterou chcete zahrnout do balíčku.

Výběr položky, kterou chcete zahrnout do balíčku.

C. Zadejte množství pro položku.

d. Opakujte kroky b a c pro každou položku, kterou chcete zahrnout do balíčku.

Balíček může obsahovat až 50 položek. A můžete změnit pořadí položek ve svazku přetažením grafiky, která se objeví nalevo od každé položky (ta, která vypadá jako devět teček).

E. Po dokončení přidávání položek do balíčku klikněte na Uložit a zavřít.

QBO balíček uloží; najdete jej ve spodní části seznamu produktů a služeb. Chcete-li balíček použít, jednoduše jej přidáte do prodejního dokladu stejným způsobem, jako přidáváte jakýkoli produkt nebo službu do prodejního dokladu. Podrobnosti o přidávání produktů a služeb do prodejních dokladů najdete v kapitole 6. A jakmile přidáte balíček do prodejního dokladu, můžete upravovat položky obsažené ve svazku a podle potřeby je přidávat nebo odstraňovat. Cena balíčku se rovná součtu složek balíčku. Balíček můžete zlevnit, ale nemůžete si ho označit, ani nemůžete sledovat množství na skladě pro balíček; Pamatujte, že svazek není sestava.

Balíčky můžete vyhledávat stejným způsobem, jako hledáte jakýkoli produkt nebo službu. Pomocí pole Hledat v horní části seznamu produktů a služeb můžete vyhledávat podle názvu nebo SKU.

Jak používat pravidla pro stanovování cen v QuickBooks Online

Pomocí pravidel pro stanovování cen, která jsou v současné době součástí beta testování, ale jsou k dispozici ve vaší společnosti QBO, pokud ji povolíte, můžete ovládat ceny produktů. Například můžete

• Nabídněte slevy na konkrétní produkty.
• Zvyšte cenu specifikovaných produktů.
• Nabídněte všem nebo některým zákazníkům speciální ceny.
• Zpřístupněte speciální ceny na určitou dobu.

Pro bývalé uživatele QuickBooks Desktop jsou pravidla pro stanovování cen podobná cenovým úrovním; zejména QBO nezaznamenává změnu ceny jako slevu, ale spíše jako přepsání prodejní ceny.

Do cenového pravidla nemůžete přidat balíček, ale tento problém můžete obejít, pokud do cenového pravidla přidáte položky zahrnuté v balíčku. Když pak následně přidáte balíček do prodejního dokladu, bude balíček odrážet cenu podle pravidla ceny.

Chcete-li používat pravidla pro stanovování cen, zapněte funkci výběrem položky Gear–>Účet a funkce–>Prodej a úpravou sekce Produkty a služby zapněte pravidla pro ceny.

Můžete nastavit tolik cenových pravidel, kolik chcete, ale méně než 10 000 funguje nejlépe v QBO. Chcete-li vytvořit cenové pravidlo, vyberte ozubené kolo→Seznamy→Všechny seznamy. Na stránce, která se zobrazí, klikněte na Pravidla pro ceny a poté na Vytvořit pravidlo. QBO zobrazí zde zobrazenou stránku Vytvořit pravidlo ceny.

Tuto stránku použijte k vytvoření pravidla pro stanovování cen.

Na této stránce zadejte název pravidla, datum zahájení a ukončení pravidla, zákazníky, kteří se kvalifikují, a produkty nebo služby, na které by měl QBO pravidlo aplikovat.

Určete, jak upravit cenu: pomocí procenta, pevné částky nebo vlastní ceny. Uveďte, zda je pravidlem zvýšení nebo snížení ceny a jak chcete, aby QBO zaokrouhlovalo. Po dokončení klepněte na Uložit nebo Uložit a zavřít. Když vytvoříte prodejní transakci, QBO na transakce automaticky použije jakékoli vhodné cenové pravidlo.