Proč QuickBooks a proč ne QuickBooks Online?

Proč vlastně potřebujete QuickBooks? A co dělá QuickBooks, co opravdu, opravdu potřebujete udělat? Sakra, jen abyste byli opravdu cyničtí, položte si také otázku „Proč QuickBooks? Proč nepoužít nějaký jiný účetní software?

Měli byste používat verzi QuickBooks 2019 pro stolní počítače, nebo se potřebujete dostat s programem a používat online verzi QuickBooks? Dobrá otázka. Tento autor navrhuje, abyste pracovali s desktopovou verzí QuickBooks. Tento návrh je založen na dvou faktorech:

• Verze pro stolní počítače se pravděpodobně během let, kdy používáte QuickBooks, stává výrazně ekonomičtější. Podívejte se na blog na toto téma na webu firmy CPA . Problém s těmito cenovými modely typu předplatného je, že za položku platíte – v průběhu času – mnohem více. To platí pro QuickBooks.
• Přinejmenším v současné době poskytuje verze QuickBooks pro stolní počítače více funkcí a bohatší sadu funkcí. Intuit jistě zaplní díry v různých verzích QuickBooks. Ale mezitím, proč platit více za méně?)

V jednom scénáři online verze nemá smysl i přes jeho vyšší náklady a menší funkčností. Pokud potřebujete mít lidi na různých místech (po městě, po celé zemi, po celém světě atd.), sdílejte QuickBooks, online verzi QuickBooks. Je to opravdu rock.

Poznámka: Pokud vaše CPA podporuje vaše používání QuickBooks jednoduše proto, že používáte online verzi, může to ospravedlnit dodatečné náklady a lehčí sadu funkcí.

Co dělá QuickBooks

Co dělá QuickBooks, aby vám pomohl udržovat účetní systém, který měří zisky a ztráty a další podobné věci?

QuickBooks skutečně usnadňuje obchodní účetnictví tím, že poskytuje okna, která používáte k zaznamenávání běžných obchodních transakcí. QuickBooks má okno (znáte to, okno Windows, které se objeví na obrazovce vašeho monitoru), které vypadá například jako šek. Chcete-li zaznamenat šek, který vypisujete, vyplňte prázdná místa v okně informacemi, jako je datum, částka a osoba nebo firma, kterou platíte.

QuickBooks má také několik dalších oken, které používáte podobným způsobem. Poskytuje například okno faktury, které vypadá jako faktura, kterou můžete použít k vyúčtování zákazníkovi nebo klientovi. Prázdná místa v okně faktury vyplníte záznamem fakturačních informací, jako je jméno klienta nebo zákazníka, částka faktury a datum, do kterého chcete být zaplaceni.

Na těchto oknech šeků a faktur je úhledná věc: Když zaznamenáte obchodní transakce vyplněním prázdných míst zobrazených na obrazovce, shromáždíte informace, které QuickBooks potřebuje k přípravě zpráv, které shrnují vaše zisky nebo ztráty a vaši finanční situaci.

Pokud zaznamenáte dvě faktury (každá za 10 000 USD), abyste ukázali částky, které jste fakturovali svým zákazníkům, a poté zaznamenáte tři šeky (každá po 4 000 USD), abyste zaznamenali své výdaje na reklamu, nájem a spotřební materiál, QuickBooks může (dvěma nebo třemi kliknutími myší vámi) připravte zprávu, která zobrazuje váš zisk, jak je uvedeno.

Výkaz zisků a ztrát

Závorky mimochodem označují záporné částky. To je účetní záležitost, ale zpět ke skutečné podstatě mého malého vyprávění.

Vaše účetnictví s QuickBooks může být stejně jednoduché. Jinými slovy, pokud zaznamenáte jen několik obchodních transakcí pomocí správných oken QuickBooks, můžete začít připravovat sestavy, jako je ta, která je uvedena v tabulce. Takové zprávy lze použít k výpočtu zisků nebo (fuj) ztrát za minulý týden, minulý měsíc nebo minulý rok. Tyto zprávy lze také použít k výpočtu zisků a ztrát pro konkrétní zákazníky a produkty.

Dobré účetnictví vám poskytuje způsob, jak řídit své podnikání tak, aby bylo ziskové. A ze ziskového provozování vašeho podnikání samozřejmě pramení nejrůznější dobré a úžasné věci: materiálně pohodlný život pro vás a vaše zaměstnance; finanční odpružení, které vám umožní překonat těžké problémy; a zisky, které lze reinvestovat do vašeho podnikání, do jiných podniků a do komunitních charitativních organizací.

Dovolte mi zmínit několik dalších zatraceně užitečných věcí, které QuickBooks (a také další účetní systémy) dělají pro vás, přepracovaného majitele firmy nebo účetního:

• Formuláře: QuickBooks vytváří nebo tiskne formuláře, jako jsou šeky a faktury, pomocí informací, které zadáváte v oknech šeků a faktur, o kterých jsem se zmínil dříve. Tak to je úhledné a skutečně to šetří čas.
• Elektronické bankovnictví a účtování: QuickBooks přenáší a získává některé informace o finančních transakcích elektronicky. Může e-mailem vaše faktury například zákazníkům a klientům, což vám může ušetřit čas i peníze. A QuickBooks může sdílet bankovní účetní informace s většinou velkých bank, což usnadňuje provádění plateb a převod finančních prostředků elektronicky.