Předvolby sestav a grafů QuickBooks 2011

Karta Moje předvolby v předvolbách Reports & Graphs v QuickBooks 2011 poskytuje přepínače, které můžete použít k určení, jak by měl QuickBooks aktualizovat sestavy, když se v nich změní informace. Výchozí možnost aktualizace je Prompt Me to Refresh. S touto možností, když QuickBooks aktualizuje sestavu, vyzve vás prostřednictvím schránky. Můžete také vybrat přepínač Refresh Automatically, aby QuickBooks automaticky aktualizoval sestavu, kdykoli se změní data.

Pokud máte velký soubor dat a mnoho přehledů, nechcete se automaticky obnovovat, protože to bude trvat dlouho. Pokud nechcete nebo nepotřebujete připomínat aktualizaci sestavy, můžete také vybrat přepínač Neobnovovat.

Zaškrtávací políčka Pouze grafy vám umožňují ovládat způsob, jakým grafy QuickBooks hlásí informace. QuickBooks kreslí dvourozměrné grafy mnohem rychleji, takže možná budete chtít použít dvourozměrné grafy. Jsou také vizuálně přesnější. Zaškrtávací políčko Použít vzory říká QuickBooks, zda má nakreslit graf, který pro různé části grafu používá vzory křížového šrafování namísto barev. Použití vzorů je dobrý nápad, pokud se chystáte tisknout grafy na černobílé tiskárně.

Zaškrtávací políčko Vyzvat mě k úpravě možností sestavy před otevřením sestavy, je-li zaškrtnuto, říká QuickBooks, aby otevřelo okno Upravit sestavu, kdykoli vytvoříte sestavu. Pokud není zaškrtnuto políčko Vyzvat mě k úpravě možností sestavy před otevřením sestavy, QuickBooks vytvoří sestavu pomocí výchozích možností sestavy.

Karta Předvolby společnosti pro sadu Předvolby sestav a grafů poskytuje několik užitečných možností pro výchozí pravidla generování sestav. Přepínače Základ souhrnných sestav vám například umožňují vybrat, kterou výchozí metodu účtování použít. Přepínače Zprávy o stárnutí umožňují určit, jak se má vypočítat stáří faktury nebo účtu. Přepínače Reports – Show Accounts By umožňují určit, jak se informace o účtu zobrazí v reportech.

Zvláště pozoruhodné jsou dvě další možnosti preference společnosti. Tlačítko Klasifikovat hotovost zobrazí dialogové okno, které vám umožní určit, zda se změny v konkrétním zůstatku účtu mají objevit v provozní, investiční nebo finanční části Výkazu o peněžních tocích.

Klepnutím na tlačítko Formát zobrazíte dialogové okno Předvolby formátu sestavy, které vám umožní upravit informace v záhlaví a zápatí sestavy. Rozbalovací seznam Zarovnání rozvržení stránky vám umožňuje určit, jak mají být informace na stránce sestavy zarovnány.

Karta Fonts & Numbers v dialogovém okně Report Format Preferences umožňuje určit, jaké písmo a formátování chcete použít pro bity informací sestavy. QuickBooks zobrazí dialogové okno Formátování písma, které vám umožní určit písmo, styl písma, velikost bodu a další speciální efekty.