Práce s tlačítky okna sestav QuickBooks 2018

Okno Zpráva obvykle obsahuje deset tlačítek: Přizpůsobit zprávu, Komentář ke zprávě, Sdílet šablonu, Zapamatovat, Tisknout, E-mail, Excel, Skrýt záhlaví, Sbalit a Obnovit. Co tato příkazová tlačítka dělají, můžete zjistit experimentováním. Pokud na to nemáte čas, přečtěte si následující části.

Tlačítko Přizpůsobit zprávu

Tlačítko Upravit zprávu zobrazí dialogové okno Upravit zprávu.

Komentář k tlačítku Nahlásit

Kliknutím na tlačítko Komentář ke zprávě se zobrazí okno Komentář ke zprávě (zobrazeno). Chcete-li použít dialogové okno Komentář k sestavě, klepněte na hodnotu sestavy, kterou chcete anotovat komentářem. QuickBooks poté otevře pole komentáře ve spodní části okna, zadejte svůj komentář a poté klikněte na tlačítko Uložit.

Okno Komentář ke zprávě.

Až budete s komentováním zprávy hotovi, musíte anotovanou zprávu uložit. Udělejte to kliknutím na tlačítko OK, když se QuickBooks zeptá, zda chcete uložit komentovanou zprávu. Později, až zprávu vytisknete, můžete přidat své komentáře. (Toto je skvělý nástroj pro účetní a účetní, kteří chtějí ostatním čtenářům účetních výkazů vysvětlit, co čísla znamenají.) Uloženou komentovanou sestavu vytisknete výběrem sestavy z nabídky Sestavy→Komentované sestavy.

Tlačítko Sdílet šablonu

Tlačítko Share Template (Sdílet šablonu), které QuickBooks povolí poté, co jste nějakým způsobem upravili sestavu, vám umožňuje sdílet přizpůsobená nastavení sestavy (nikoli data) s ostatními uživateli QuickBooks. Když klepnete na toto tlačítko, QuickBooks zobrazí dialogové okno Share Template (nezobrazeno). Pomocí dialogového okna pojmenujte šablonu zprávy (ideálně chytrý název, prosím), popište přizpůsobenou zprávu několika vybranými slovy, zadejte své jméno a e-mailovou adresu a pomocí tlačítek možností označte, zda chcete zůstat anonymní. Když kliknete na Sdílet, QuickBooks nahraje vaši šablonu zprávy na web Intuit, kde ji mohou uchopit a použít jiní lidé.

Tlačítko zapamatovat si

Tlačítko Zapamatovat zobrazí zde zobrazené dialogové okno Zapamatovat zprávu. Dialogové okno Zapamatovat zprávu vám umožňuje zapamatovat si nebo trvale uložit konkrétní sadu nastavení vytváření sestav. Poté, co si tato nastavení zapamatujete, můžete vytvořit přesně stejnou zprávu výběrem uložené zprávy z podnabídky Zprávy → Zapamatované zprávy.

Dialogové okno Memorize Report.

Uloženou sestavu můžete uložit do skupiny uložených sestav. Chcete-li to provést, zaškrtněte políčko Uložit do skupiny přehledů uložených v paměti. Poté pomocí rozevíracího seznamu Uložit do zapamatované skupiny sestav vyberte skupinu sestav, do které se má uložená sestava uložit.

Tlačítko Tisk

Příkazové tlačítko Tisk v horní liště nabídek zobrazí rozevírací seznam se dvěma možnostmi: Zpráva a Uložit jako PDF. Pokud kliknete na Report, QuickBooks (někdy po trochu otravování) zobrazí dialogové okno Print Reports (Tisk zpráv), které je zde znázorněno, které vám umožní vybrat, jak se má zpráva vytisknout a kde se má vytisknout. Karta Nastavení vám například umožňuje vybrat tiskárnu, vybrat orientaci stránky (na výšku nebo na šířku), určit, zda chcete tisknout pouze rozsah stránek sestavy, ovládat zalamování stránek a upravit rozměry (šířku a výšku ) zprávy. Pokud klepnete na Uložit jako PDF, QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit dokument jako PDF, které vám umožní vytvořit PDF dokumentu sestavy.

Karta Nastavení v dialogovém okně Tisk sestav.

Karta Margins v dialogovém okně Print Reports (Tisk zpráv), která je zde zobrazena, vám umožňuje určit okraje, které by měl QuickBooks použít na stránkách vytištěných zpráv. Zadáte horní, pravý, spodní a levý okraj v palcích.

Karta Okraje v dialogovém okně Tisk sestav.

Klepnutím na tlačítko Náhled, které je k dispozici v dialogovém okně Tisk sestav, zobrazíte okno Náhled. Okno Náhled ukazuje, jak vypadají stránky vytištěné sestavy. Okno také obsahuje tlačítka, která umožňují listovat na předchozí a následující stránky sestavy, přibližovat a oddalovat sestavu a vytisknout sestavu.

Poté, co použijete karty Nastavení a Okraje k určení, jak má QuickBooks tisknout sestavu, klikněte na Tisk. QuickBooks odešle sestavu na vaši tiskárnu.

Tlačítko e-mailu

Příkazové tlačítko E-mail vám umožňuje poslat e-mailem jako přílohu e-mailu verzi sešitu aplikace Excel nebo verzi sestavy ve formátu PDF někomu jinému.

tlačítko Excel

Pokud klepnete na tlačítko Excel, QuickBooks zobrazí podnabídku, ze které můžete vybrat Vytvořit nový list nebo Aktualizovat existující list. Zvolte Vytvořit nový list pro zobrazení dialogového okna Odeslat zprávu do Excelu, jak je zobrazeno zde. Dialogové okno Odeslat sestavu do Excelu vám umožňuje převzít informace ze sestavy a zkopírovat je do souboru, který lze snadno otevřít v tabulkovém procesoru, jako je Microsoft Excel. Kopii můžete odeslat do nové tabulky aplikace Excel, do existující tabulky aplikace Excel nebo do souboru .csv (hodnoty oddělené čárkami), který lze otevřít téměř jakýmkoli tabulkovým procesorem nebo databázovým programem.

Dialogové okno Odeslat zprávu do aplikace Excel.

Chcete-li sestavu zkopírovat do nového sešitu, vyberte přepínač Vytvořit nový sešit. Odtud máte možnost vytvořit celou novou excelovou tabulku (klikněte na možnost V novém sešitu) nebo vytvořit nový list v existujícím souboru pomocí přepínače V existujícím sešitu; pak zadejte cestu a název sešitu do textového pole, které QuickBooks otevře po výběru přepínače. (Pokud neznáte cestu a název sešitu, klikněte na tlačítko Procházet a poté pomocí dialogového okna, které QuickBooks zobrazí, vyhledejte soubor sešitu.)

Pokud chcete sestavu zkopírovat do existující tabulky aplikace Excel, vyberte přepínač Aktualizovat existující list. QuickBooks způsobí, že Excel aktualizuje dříve exportovaný sešit.

Pokud chcete nahradit existující excelovou tabulku novou sestavou, kterou posíláte do Excelu, vyberte přepínač Nahradit existující sešit. Poté, když QuickBooks otevře textové pole a přidá tlačítko Procházet, buď zadejte cestu a název sešitu do textového pole, nebo klikněte na tlačítko Procházet, přejděte k sešitu a vyberte jej.

Nakonec, pokud chcete zkopírovat informace sestavy do souboru .csv (formát souboru, který lze otevřít jakýmkoli tabulkovým procesorem nebo databázovým programem), vyberte přepínač Vytvořit soubor s hodnotami oddělenými čárkami (.csv).

Pokud klepnete na příkazové tlačítko Upřesnit v dialogovém okně Odeslat zprávu do aplikace Excel, zobrazí aplikace QuickBooks dialogové okno Rozšířené možnosti aplikace Excel, jak je znázorněno zde. Toto dialogové okno vám umožňuje řídit, jaké formátování QuickBooks zkopíruje do Excelu (udělejte to pomocí zaškrtávacích políček QuickBooks Options), zapnout nebo vypnout určité funkce formátování Excelu (toto udělejte pomocí zaškrtávacích políček Možnosti aplikace Excel) a nastavit předběžný tisk sešitu. informace v Excelu (proveďte to pomocí přepínačů Možnosti tisku). Všechny tyto věci souvisí s tím, jak funguje Excel. Pokud vám práce s Excelem vyhovuje, pokračujte a proveďte požadované změny. Pokud vám práce s Excelem nevyhovuje, pokračujte a přijměte výchozí návrhy QuickBooks. Všechny tyto věci můžete později a poměrně snadno změnit v Excelu.

Dialogové okno Rozšířené možnosti aplikace Excel.

Pokud pracujete s QuickBooks, vězte, že Excel je skvělý nástroj pro hlubší pronikání do vašich dat. Pamatujte také, že až si příště koupíte počítač, můžete mít možnost získat Microsoft Office jako součást kupní ceny. Microsoft Excel je dodáván s Microsoft Office.

Tlačítko Skrýt záhlaví

Tlačítka Skrýt záhlaví a Sbalit změní způsob, jakým se sestava zobrazí v okně Sestava, a pokud je vytištěna, na stránce.

Klepnutím na tlačítko Skrýt záhlaví odstraníte informace v záhlaví, například název společnosti. Pokud skryjete záhlaví, můžete znovu kliknout na tlačítko Skrýt záhlaví a nahradit záhlaví.

Tlačítko sbalení

Tlačítko Sbalit sbalí podrobnosti v sestavě. QuickBooks nezobrazuje podúčty ve sbaleném přehledu – pouze účty.

Chcete-li rozbalit sestavu, kterou jste dříve sbalili, klikněte na tlačítko Rozbalit. QuickBooks nahradí tlačítko Sbalit tlačítkem Rozbalit, když se v okně Zpráva zobrazí sbalená sestava.

Neztrácejte čas zjišťováním, co dělají tlačítka Skrýt záhlaví a Sbalit/Rozbalit. Máte-li dotaz, jednoduše zobrazte zprávu v okně Zpráva a klikněte na příkazové tlačítko, na které máte dotaz. Změny v okně Report ukazují, co příkazové tlačítko dělá.

Tlačítko Obnovit

Tlačítko Refresh sdělí aplikaci QuickBooks, aby aktualizovala informace zprávy o změnách v datovém souboru QuickBooks. Na první pohled to zní šíleně, ale ve skutečnosti můžete nechat okna přehledů otevřená. To znamená, že okno sestavy může zobrazovat například výkaz zisků a ztrát před týdnem. Pokud jste za poslední týden zadali několik transakcí, údaje v přehledu již nemusí být správné. Když kliknete na tlačítko Refresh, QuickBooks ví, že by měl aktualizovat sestavu nejnovějšími změnami.

QuickBooks vás obvykle vyzve k aktualizaci zprávy o změnách v datovém souboru QuickBooks. Pokud se však nebudete řídit návrhem QuickBooks na aktualizaci, můžete později kliknout na Refresh a aktualizovat.