Práce s částečnými objednávkami v QuickBooks Online

Pracujete s částečnou nákupní objednávkou v QuickBooks Online? K transakci můžete přidat pouze část objednávky, abyste zaplatili za přijaté zboží, a ostatní položky ponechat nevyřízené. Předpokládejme, že obdržíte pouze část objednávky nebo že chcete zaplatit pouze část objednávky. Žádný problém. Část nákupní objednávky můžete přidat do faktury, šeku nebo výdajové transakce a později přidat další do jiné faktury, šeku nebo výlohy – a takto pokračovat, dokud nepoužijete celou nákupní objednávku.

QBO spojí více transakcí s nákupní objednávkou a QBO automaticky zavře nákupní objednávku, když propojíte všechny řádky na nákupní objednávce s jakoukoli kombinací fakturačních, šekových nebo výdajových transakcí. Pokud zjistíte, že neobdržíte nějaký řádek na nákupní objednávce, můžete tento řádek ručně zavřít, aniž byste jej propojili s nějakou jinou transakcí. Klikněte na řádek, který chcete na nákupní objednávce uzavřít, a zaškrtněte políčko ve sloupci Uzavřeno.

Můžete ručně uzavřít celou nákupní objednávku, pokud ji již nepotřebujete; stačí kliknout na indikátor stavu objednávky pod jménem dodavatele a změnit stav z Otevřeno na Uzavřeno.

Předpokládejme, že máte nákupní objednávku podobnou té, která je zde zobrazena a že na nákupní objednávce obdržíte dva řádky, ale stále čekáte na další dva řádky.

Nákupní objednávka s více řádky.

Můžete vytvořit transakci, abyste zaplatili pouze za položky, které jste obdrželi, a zbytek ponechat otevřený v nákupní objednávce. Následuj tyto kroky:

Otevřete nabídku Vytvořit (znaménko plus) a vyberte Fakturovat, Šek nebo Výdaj, v závislosti na typu transakce, kterou chcete použít. Pro tento příklad použijme šek.

Vyberte dodavatele.
Dostupné nákupní objednávky pro vybraného dodavatele se objeví na panelu na pravé straně obrazovky, kde můžete vidět některé řádky na nákupní objednávce a také její původní a aktuální částky.

Kontrola zobrazující dostupnou nákupní objednávku s více řádky pro vybraného dodavatele.

Klikněte na Přidat na nákupní objednávce na panelu.
QBO přidá všechny řádky na nákupní objednávce do sekce Podrobnosti položky nebo Podrobnosti účtu počínaje prvním dostupným řádkem v příslušné sekci.

Upravte množství nebo částku pro každý řádek tak, aby odrážela část, kterou chcete zaznamenat jako částečně přijatou nebo zaplacenou.

Na tomto obrázku byla množství nastavena na prvním a posledním řádku na nulu, což znamená, že tyto položky ještě nebyly přijaty. Třetí řádek je nastaven na částečný příjem objednané položky.

Všimněte si, že můžete částečně zaplatit řádek na nákupní objednávce změnou množství na tomto řádku z původní částky na nákupní objednávce na číslo, které obdržíte.

Příjem a platba za část objednávky.

Uložte transakci faktury, šeku nebo výdajů.

Pokud znovu otevřete nákupní objednávku, uvidíte, že QBO sleduje stav položek na jednotlivých řádcích nákupu.

Pokud opakuji proces přijímání některých položek z nákupní objednávky, nákupní objednávka v postranním panelu indikuje, že celková hodnota a aktuální zbývající zůstatek nejsou stejné, což znamená, že část nákupní objednávky byla přijata. A poté, co identifikuji další přijaté položky a uložím fakturu, šek nebo výdajovou transakci, původní nákup zobrazí dvě propojené transakce a případně další uzavřené řádky na nákupní objednávce.

Kliknutím na Propojené transakce pod stavem nákupní objednávky se zobrazí propojené typy transakcí, data a částky; můžete kliknout na jakoukoli propojenou transakci a zobrazit ji.

Zajímá vás, jak snadno zjistit, kolik z konkrétní nákupní objednávky jste obdrželi nebo zaplatili a kolik je ještě neuhrazeno? Použijte sestavu Podrobnosti otevřených nákupních objednávek.

Sestava podrobností otevřených nákupních objednávek.

Na tomto obrázku je navigační panel skrytý kliknutím na tři vodorovné pruhy v levém horním rohu okna QBO.

Chcete-li spustit tuto sestavu, klikněte na možnost Zprávy v navigačním podokně. Poté pomocí vyhledávacího pole zadejte „Otevřít nákup“ (nebudete muset psát více než to – QBO zobrazí název sestavy ve výsledcích vyhledávání a můžete na něj kliknout, abyste sestavu zobrazili). Můžete také použít sestavu Seznam otevřených objednávek.