Použití závěrečného hesla v QuickBooks 2016

QuickBooks od vás nevyžaduje, ani vás nenechá „ukončit“ měsíce a roky, jako to dělaly staré manuální účetní systémy. (Když jste „uzavřeli“ staré účetní období, ve skutečnosti jste vynulovali výnosové a nákladové účty a převedli čistou částku na majetkové účty vlastníka.)

QuickBooks vám však umožňuje použít datum uzavření a heslo. Datum uzávěrky jaksi zabraňuje tomu, aby někdo zadal transakce dříve, než je zadané datum. Pokud například nastavíte heslo pro uzavření, někdo musí toto heslo zadat před zadáním transakce nebo změnou transakce datované před datem uzavření.

Pokud nenastavíte heslo pro uzavření, někdo, kdo se pokouší zadat nebo změnit transakci datovanou před datem uzavření, bude varován, ale tato osoba může záznam vytvořit nebo změnit.

Chcete-li nastavit datum uzávěrky, zvolte Úpravy → Předvolby, klepněte na ikonu Účetnictví, klepněte na kartu Předvolby společnosti a poté klepněte na tlačítko Nastavit datum/heslo, takže QuickBooks zobrazí dialogové okno Nastavit datum uzávěrky a heslo. Do textového pole Datum uzávěrky zadáte datum uzávěrky (pravděpodobně konec posledního dokončeného roku) a poté zadáte heslo (dvakrát), jednou do textových polí Heslo pro datum uzávěrky a Potvrzení hesla.

Zaškrtněte políčko Vyloučit odhady, prodejní objednávky a nákupní objednávky z omezení data uzávěrky, abyste v rámci uzávěrky neztratili přístup k těmto transakcím.

Dialogové okno Nastavit datum uzavření a heslo.

Nenastavujte datum uzávěrky a heslo v souboru QuickBooks, který chcete poslat svému účetnímu, aby mohl připravit vaše daňové přiznání. Váš daňový účetní bude pravděpodobně muset provést změny ve vašem souboru QuickBooks, aby synchronizoval věci mezi vašimi záznamy a daňovým přiznáním. Předchozí rok tedy chcete „uzamknout“ až po dokončení daňového přiznání.