Použití systémů periodické inventury v QuickBooks 2017

S QuickBooks 2017 můžete použít jednoduchý přístup k účtování zásob. Spíše než sledování jednotlivých položek zásob pomocí systému věčného inventáře – což jednoduše znamená, že budete sledovat každou položku, když se nastěhuje do vašeho podniku a vyjede do auta nebo minivanu zákazníka. — můžete použít jednoduchý periodický systém. Budete potřebovat vědět, jak funguje systém periodického inventáře v QuickBooks. Je také dobré vědět, co je na používání systému periodické inventury špatné a co je dobré.

Jak fungují systémy periodického inventáře v QuickBooks

Používáte-li systém periodické inventury, zřídíte účet typu Ostatní oběžný majetek nazvaný Zásoby. Poté, kdykoli nakoupíte zásoby, kategorizujete nákup zásob jako spadající do tohoto falešného inventárního účtu. (Účet se nazývá „falešný“ účet inventáře, protože to není skutečný účet inventáře pro QuickBooks.)

Chcete-li zaznamenat své náklady na prodané zboží každý měsíc, použijte záznam v deníku k přesunutí příslušné části z účtu falešných zásob na váš účet nákladů na prodané zboží. Jak víte, jakou část byste se měli hýbat? Dobrá otázka. Stručně řečeno, odhadujete na základě vašich historických procent prodaných nákladů na zboží.

Zde je příklad, jak to funguje: Předpokládejme, že od nepaměti vaše náklady na prodané zboží tvoří 45 procent vašich příjmů z prodeje a že jste minulý měsíc prodali věci v hodnotě 10 000 USD. V tomto případě byste odhadli, že 45 procent z 10 000 USD (4 500 USD) se rovná nákladům na inventář, který jste prodali. V souladu s tím byste přesunuli 4 500 $ z účtu falešných zásob do nákladů na prodané zboží.

Jak lze předvídat, tento hrubý a připravený přístup znamená, že vaše čísla zásob a nákladů na prodané zboží budou nesprávná. Takže na konci roku stále provádíte fyzickou inventuru, abyste zjistili, co přesně máte v zásobách. V tomto okamžiku byste upravili zásoby a zůstatky nákladů na prodané zboží tak, aby odpovídaly tomu, co ukazuje váš fyzický inventář.

Může se stát, že v průběhu roku vaše zhruba 45procentní číslo znamenalo, že jste přesunuli 5 000 USD příliš ze zásob do nákladů na prodané zboží. V tomto případě byste přesunuli 5 000 $ z nákladů na prodané zboží a zpět do zásob. Nebo můžete zjistit, že jste přesunuli 5 000 USD příliš málo ze zásob do nákladů na prodané zboží. Chcete-li tento problém vyřešit, přesunete dalších 5 000 USD ze zásob do nákladů na prodané zboží.

Poslední rychlý bod o používání periodického inventáře: Pokud používáte periodický inventář, nepoužíváte položky inventáře. Takže to, co umístíte na faktury nebo účtenky, je pouze generická, neinventární součást.

Dobré a špatné stránky pravidelné inventury

Systém pravidelné inventury je dobrý pro některé typy podniků. Pokud máte například příliš mnoho položek ke sledování pomocí seznamu položek QuickBooks, zde popsaný přístup vám může zachránit život.

Pravidelné inventarizační systémy však způsobují určité problémy. Zde jsou čtyři největší a nejhorší problémy:

• Ve skutečnosti nebudete vědět, které položky se prodávají dobře a které ne, protože nebudete sledovat prodeje podle položek inventáře. To znamená, že nemůžete skladovat více věcí, které se prodávají za tepla, a méně věcí, které se neprodávají.
• Nebudete vědět, co skutečně držíte ve svém inventáři, kromě případů, kdy provedete fyzickou inventuru na konci roku. (Nebudete vědět, kolik dolarů inventáře držíte nebo jaké množství položek držíte.)
• Protože nebudete provádět úpravy na úrovni položek na základě fyzické inventury, nebudete vědět, které položky jsou náchylné ke smrštění kvůli problémům, jako je krádež, rozbití a znehodnocení.
• Budete muset provést zápisy do deníku, které zaznamenají přesuny dolarů ze zásob do nákladů na prodané zboží. Tyto zápisy do deníku nejsou nijak zvlášť obtížné, ale může být trochu složitější v prvních několika případech zjistit.

Musíte se rozhodnout, zda chcete nebo potřebujete použít jednodušší systém periodické inventury navzdory problémům, které takový systém představuje. Jedna myšlenka na závěr: Mnoho malých podniků, zejména malých maloobchodníků, úspěšně používá systémy periodických zásob.