Použití QuickBooks ve víceuživatelském prostředí

Nejste omezeni na použití jednoho hesla k řízení přístupu k datovému souboru QuickBooks 2021. Pro datový soubor QuickBooks můžete nastavit několik hesel. Na této praxi je opravdu skvělé, že můžete QuickBooks sdělit, aby povolili určitým uživatelům a heslům dělat pouze určité věci.

Zní to složitě, ale ve skutečnosti není. Majitel firmy může mít například heslo, které jí umožňuje cokoliv. Ale například nový účetní může mít heslo, které mu umožňuje pouze evidovat účty v systému.

Jak nastavit další uživatele QuickBooks

Pokud bude QuickBooks používat více než jedna osoba, budete chtít nastavit další uživatele.

Přidávání uživatelů do řešení QuickBooks Enterprise Solutions

Chcete-li přidat uživatele do QuickBooks Enterprise Solutions, postupujte takto:

1. Vyberte Společnost→ Uživatelé→ Nastavit uživatele a role.

QuickBooks zobrazí dialogové okno User and Roles (viz obrázek). Toto dialogové okno identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks, a role, které může QuickBooks plnit při používání QuickBooks. Seznam uživatelů, který se zobrazí na kartě Seznam uživatelů v dialogovém okně, také identifikuje, kdo je aktuálně přihlášen do systému.

Dialogové okno Uživatelé a role

2. Řekněte QuickBooks, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko New.

Když klepnete na toto tlačítko, QuickBooks zobrazí dialogové okno Nový uživatel.

3. Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete, musíte dát uživatelské jméno. To provedete zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

Dialogové okno Nový uživatel

4. Identifikujte uživatelskou roli (role).

Pomocí pole seznamu Dostupné role vyberte role (nebo povinnosti), které uživatel obsazuje. Poté přidejte vybranou roli do seznamu přiřazených rolí uživatele kliknutím na tlačítko Přidat. Chcete-li uživateli odebrat roli, vyberte roli v seznamu Přiřazené role a klikněte na Odebrat.

Pole Popis v dolní části dialogového okna Nový uživatel umožňuje podrobněji popsat roli. Můžete zadat typ uživatele QuickBooks, kterému může být například obvykle přiřazena vybraná role.

5. (Volitelné) Podle potřeby upravte role.

Role, které přidělujete, můžete doladit (pomocí QuickBooks). Chcete-li tak učinit, vraťte se do dialogového okna Uživatelé a role, vyberte kartu Seznam rolí, klikněte na roli, kterou chcete změnit, a poté klikněte na tlačítko Upravit. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit roli (nezobrazeno), vyberte účetní aktivitu nebo oblast v seznamu Oblast a aktivity a poté pomocí přepínačů Úroveň přístupu k oblasti určete, co může uživatel s vybranou rolí dělat. Výběrem přepínače Žádný můžete označit, že uživatel nemá mít žádný přístup. Výběrem přepínače Úplný můžete označit, že uživatel by měl mít plný přístup. Pokud by měl mít uživatel částečný přístup, vyberte tlačítko Částečné a poté zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí (podle potřeby) polí Zobrazit, Vytvořit, Upravit, Odstranit, Tisknout a Zobrazit zůstatek.

Chcete-li zjistit, jaký přístup má kterákoli role na začátku, vyberte jednu z položek v seznamu Oblast a Aktivity. QuickBooks používá tlačítka a rámečky Area Access Level k zobrazení aktuálního nastavení role.

Obecně platí, že pokud jde o účetní kontroly, chcete poskytnout minimální množství přístupu. Pokud někdo nepotřebuje přístup k datovému souboru QuickBooks pro každodenní povinnosti, měli byste vybrat tlačítko Žádný. Pokud někdo potřebuje trochu přístupu – třeba k přípravě odhadů zakázek nebo faktur – poskytněte mu pouze tento přístup a nic víc. Sečteno a podtrženo: Čím více možností dáte zaměstnancům nebo subdodavatelům nebo účetním nudit se ve vašem účetním systému, tím větší je riziko, že někdo neúmyslně nebo úmyslně zanese do systému chyby. Také čím větší práva a přístup dáte, tím snazší vám bude někdo ukrást.

Karta Seznam rolí v dialogovém okně Uživatelé a role

6. (Volitelné) Zkontrolujte svá uživatelská oprávnění.

Po nastavení uživatele byste měli (buďte opatrní) zkontrolovat oprávnění, která jste uživateli udělili. Chcete-li to provést, klepněte na kartu Seznam uživatelů v dialogovém okně Uživatelé a role, vyberte uživatele a klepněte na tlačítko Zobrazit oprávnění. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Zobrazit oprávnění (nezobrazeno), vyberte uživatele a poté kliknutím na tlačítko Zobrazit zobrazte okno Zobrazit oprávnění, které zobrazuje velmi podrobný seznam toho, co uživatel může a nemůže dělat.

Zobrazit okno oprávnění

7. (Volitelné) Zkontrolujte své úpravy role.

Pokud změníte oprávnění role, pravděpodobně budete chtít také zkontrolovat tyto změny. Chcete-li to provést, klikněte na kartu Seznam rolí v dialogovém okně Uživatelé a role, vyberte roli a poté klikněte na tlačítko Zobrazit oprávnění. QuickBooks zobrazí další verzi okna View Permissions se seznamem rolí, které jste vy a QuickBooks nastavili. Vyberte roli, kterou chcete zkontrolovat, a poté klikněte na tlačítko Zobrazit oprávnění. QuickBooks zobrazí další verzi okna View Permissions s podrobným seznamem toho, co někdo s rolí může a co nemůže dělat.

8. Po dokončení kontroly oprávnění uživatele a role zavřete všechna otevřená okna klepnutím na tlačítko Zavřít a poté klepnutím na tlačítko Storno nebo Zavřít zavřete všechna otevřená dialogová okna.

Od tohoto okamžiku může nový uživatel používat QuickBooks; jeho práva jsou omezena na to, co jste uvedli.

Může být důležité kontrolovat oprávnění každých několik měsíců nebo let, v závislosti na vašem obratu v zaměstnání a účetních postupech. Je zřejmé, že předchozí zaměstnanci nebo účetní by již neměli mít role, které jim umožňují provádět změny ve vašem souboru. Sakra, asi by vůbec neměli mít role! Okno View Permissions společnosti QuickBooks je úhledný způsob, jak zobrazit tato data online, a pokud si chcete vytisknout kopii informací o oprávněních, vše, co musíte udělat, je kliknout na tlačítko Print v okně.

Přidávání uživatelů v QuickBooks Pro a Premier

Chcete-li v QuickBooks Pro a QuickBooks Premier nastavit další uživatele, postupujte takto:

1. Vyberte Společnost→ Nastavit uživatele a hesla→ Nastavit uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů a rolí, které identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks a kteří jsou aktuálně přihlášeni do systému.

2. Řekněte QuickBooks, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup (nezobrazeno).

3. Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete heslo, dejte uživatelské jméno zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

4. Pokračujte kliknutím na Další a poté určete, zda chcete omezit přístup pro nového uživatele.

Když QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup (není zobrazeno), určete, zda chcete omezit přístup a práva pro uživatele. Pokud chcete omezit přístup a práva (práva jsou jednoduše věci, které může uživatel dělat), vyberte přepínač Selected Areas of QuickBooks. Pokud chcete, aby uživatel mohl dělat cokoli, vyberte přepínač All Areas of QuickBooks. Pokud označíte, že nový uživatel by měl mít přístup ke všem oblastem QuickBooks, je nastavení uživatelského hesla hotové a zbývající kroky můžete přeskočit.

5. Klepnutím na tlačítko Další pokračujte a popište přístup k informacím a úkolům o prodeji a pohledávkách.

QuickBooks zobrazí třetí dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup (nezobrazeno) – první ze série dialogových oken, které vás provede rozhovorem a položí podrobné otázky o tom, jaký druh přístupu by měl mít každý uživatel k určité oblasti. S ohledem na prodejní aktivitu se například QuickBooks ptá na přístup k transakcím (jako jsou faktury, dobropisy a informace o pohledávkách). Výběrem přepínače Žádný přístup můžete označit, že uživatel nemá mít žádný přístup. Výběrem přepínače Úplný přístup můžete určit, že uživatel by měl mít plný přístup. Pokud by měl mít uživatel částečný přístup, vyberte přepínač Selektivní přístup a poté vyberte jedno z pomocných tlačítek: Pouze vytvářet transakce, Vytvořit a tisknout transakce nebo Vytvořit transakce a Vytvořit sestavy.

6. Klepněte na tlačítko Další a popište práva na nákupy a závazky.

QuickBooks zobrazí čtvrté dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup (nezobrazeno), které vám umožňuje určit, jaký přístup má tento nový uživatel v oblastech nákupů a účtů. Můžete vybrat přepínač Bez přístupu. Můžete vybrat přepínač Úplný přístup. Nebo můžete vybrat nějakou střední cestu výběrem přepínače Selektivní přístup a jednoho z vedlejších tlačítek. Pro oblast prodeje a pohledávek platí stejná pravidla pro nastavení práv a přístupu, která platí pro oblast nákupů a závazků.

7. Klepněte na tlačítko Další a popište zbývající uživatelská práva a přístup.

Když klepnete na tlačítko Další v dolní části každé verze dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup, QuickBooks zobrazí několik dalších verzí dialogového okna, které používá k dotazování na uživatelská práva a přístup. Poté, co popíšete, jaká práva jsou vhodná pro uživatele v oblasti nákupů a plateb, například se QuickBooks zeptá na oblast kontroly a kreditní karty. Poté se zeptá na oblast inventáře. Dále se ptá na mzdovou agendu, následuje otázky na obecné, citlivé účetní činnosti. Nakonec se QuickBooks ptá na přístup k funkcím finančního výkaznictví.

Omezujete práva v každé z těchto dalších oblastí stejným způsobem, jako to děláte pro oblasti prodeje a pohledávky a pro oblasti nákupů a účtů. Nebudu proto popisovat, jak znovu a znovu vybíráte tlačítko volby Žádný přístup, tlačítko volby Úplný přístup nebo tlačítko Selektivní přístup. Při procházení obrazovek buďte ohleduplní a omezujte uživatelská práva. Chcete, aby uživatelé měli práva nezbytná k výkonu své práce, ale nechcete jim dávat více práv, než potřebují.

8. Určete, zda může uživatel měnit nebo mazat transakce.

Poté, co jste prošli zhruba půl tuctem verzí dialogových oken Nastavit uživatelské heslo a přístup, které se ptají na konkrétní oblasti účetnictví, zobrazí QuickBooks stránku Změna nebo odstranění transakcí v dialogovém okně Nastavit uživatelské heslo a přístup (nikoli zobrazeno). Stránka Změna nebo odstranění transakcí vám umožňuje určit, zda může uživatel změnit transakce zaznamenané před datem uzávěrky. Obecně chcete omezit možnost uživatele měnit nebo mazat transakce.

9. Klepněte na tlačítko Další a poté zkontrolujte svá rozhodnutí o právech.

QuickBooks zobrazí konečnou verzi dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup (nezobrazeno), které identifikuje uživatelská práva, která jste přiřadili nebo povolili. Toto dialogové okno můžete použít ke kontrole práv, která někdo má. Pokud si uvědomíte, že jste práva přiřadili nesprávně, klepněte na tlačítko Zpět, abyste se v dialogových oknech vrátili k tomu, kde jste udělali chybu. Změňte přiřazení práv a kliknutím na tlačítko Další se vraťte do posledního okna dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup.

10. Po dokončení kontroly uživatelských práv a přístupu klepněte na Dokončit.

Od tohoto okamžiku bude nový uživatel moci používat QuickBooks; jeho práva jsou omezena na to, co jste uvedli.

Jak změnit uživatelská práva v Enterprise Solutions

Práva, která uživateli přiřadíte, můžete upravit. Chcete-li to provést v QuickBooks Enterprise Solutions, zvolte Společnost→ Uživatelé→ Nastavit uživatele a role, aby se zobrazilo dialogové okno Uživatelé a role (nezobrazeno).

Chcete-li změnit práva uživatele po jejich kontrole, vyberte uživatele a klikněte na tlačítko Upravit. QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit uživatele (viz následující obrázek), které se velmi podobá dialogovému oknu Nový uživatel, které používáte k nastavení uživatele a popisu jeho práv. Ke změně informací o uživateli použijte textová pole Uživatelské jméno, Heslo a Potvrdit heslo. Můžete použít seznam dostupných rolí, seznam přiřazených rolí a tlačítka Přidat a odebrat, abyste změnili, co může uživatel v QuickBooks dělat; po dokončení klepněte na Zavřít.

Dialogové okno Upravit uživatele

Chcete-li duplikovat uživatele (možná budete chtít přidat druhého uživatele s oprávněními, která odrážejí oprávnění některých jiných uživatelů), v dialogovém okně Uživatelé a role vyberte uživatele, kterého chcete klonovat, a klikněte na Duplikovat. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Duplikovat uživatele, dokončete popis nového uživatele a klepněte na OK.

Dialogové okno Duplikovat uživatele

Chcete-li odebrat uživatele, můžete také použít dialogové okno Uživatelé a role. Jednoduše vyberte uživatele a poté klikněte na tlačítko Odstranit. QuickBooks vás požádá o potvrzení smazání. Když pro potvrzení kliknete na tlačítko Ano, QuickBooks odebere uživatele.

Dialogové okno Odstranit uživatele

Jak změnit uživatelská práva v QuickBooks Pro a Premier

Práva, která přiřadíte uživateli v QuickBooks Pro nebo Premier, můžete upravit. Chcete-li to provést, vyberte Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Nastavit uživatele, aby se zobrazilo dialogové okno Seznam uživatelů (nezobrazeno).

Chcete-li se podívat na práva, která má konkrétní uživatel, vyberte uživatele v seznamu a klikněte na tlačítko Zobrazit uživatele. Když tak učiníte, QuickBooks zobrazí dialogové okno View User Access (nezobrazeno). Toto dialogové okno zobrazuje stejné informace jako konečná verze dialogového okna Nastavit přístup uživatele a heslo, což je dialogové okno, které zpočátku používáte k určení práv, která by měl mít uživatel. Klepnutím na tlačítko Opustit zavřete dialogové okno Zobrazit přístup uživatele.

Chcete-li změnit práva uživatele po jejich kontrole, vyberte uživatele a poté klikněte na tlačítko Upravit uživatele. QuickBooks prochází stejnou sadou dialogových oken, které používáte k nastavení uživatele a popisu jeho práv. Tlačítka Další a Zpět slouží k provádění věcí, jako je změna uživatelského jména nebo hesla, určení, zda má být uživatel omezen ve svém přístupu, a – v případě potřeby – k omezení přístupu uživatele k určité činnosti v rámci QuickBooks.

Chcete-li odebrat uživatele, použijte také dialogové okno Seznam uživatelů. Jednoduše vyberte uživatele a poté klikněte na tlačítko Odstranit uživatele. QuickBooks vás požádá o potvrzení smazání (nezobrazeno). Když pro potvrzení kliknete na tlačítko Ano, QuickBooks odebere uživatele.