Použití QuickBooks ke správě zásob ve výrobní firmě

Sledování zásob ve výrobní firmě je obtížnější než v jiných typech podniků. Když vše zredukujete na podstatu v QuickBooks, problém pramení z několika složitých účetních požadavků:

• Ve výrobním prostředí výrobce kombinuje položky surovin do položek hotového zboží. To znamená – a to je ta náročná část –, že výrobní proces snižuje počet zásob a hodnotu některých položek (surovin nebo součástí) a současně zvyšuje počet a hodnotu ostatních položek hotového zboží.
• Ve výrobním prostředí pravidla říkají, že nepočítáte pouze hodnotu položek v hodnotách zásob hotového zboží. Počítáte také náklady na práci a výrobní režii použité při výrobě položek.

QuickBooks řeší první problém související s výrobními zásobami, ale neřeší ani neřeší druhý problém. Naštěstí, pokud jste malý výrobce, pravděpodobně se nemusíte příliš obávat druhého problému. Na to byste se měli zeptat svého CPA. Ale nebojte se – Kongres a Internal Revenue Service poskytly spoustu mezer, které malým klukům usnadňují účetnictví.

Manipulace s vyrobenými zásobami jednoduchým způsobem

Pokud používáte QuickBooks Pro nebo některé dřívější verze QuickBooks Premier, nemáte možnost účtovat výrobu zásob v QuickBooks. Nejlepší, co můžete udělat, je seskupit položky a sloučit je do jednotlivých položek na faktuře zákazníka.

Tento přístup zní nedbale, ale není to tak špatné, jak si možná na první pohled myslíte. V zákaznické faktuře můžete zobrazit pouze položku skupiny. To znamená — vraťme se k příkladu květinářství prodávajícího červené růže a vázy — že květinář může „vyrobit“ křišťálovou vázu z tuctu červených růží a poté vykázat vyrobený předmět jako skupinový předmět na faktuře zákazníka.

Jedna věc, která je problematická na přístupu „použijte pouze skupinu položek“, je to, že vám nedává způsob, jak sledovat hodnoty zásob hotového zboží.

Provádění účtování zásob v QuickBooks

Chcete-li zaúčtovat výrobu zásob v QuickBooks Premier nebo QuickBooks Enterprise Solutions, přidejte položky sestavy zásob do seznamu položek pro položky, které vyrábíte. Zaznamenáváte také výrobu položek, když je … no, vyrábíte .

Předpokládejme, že Pine Lake Porcelain většinou jen nakupuje a dále prodává hrnky na kávu a další porcelánové čmáranice. Ale také předpokládejme, že Pine Lake Porcelain jednou ročně sestaví sbírku červených hrnků na kávu do krabicové dárkové sady ke dni svatého Valentýna. V tomto případě může QuickBooks zaznamenat sestavení dárkové sady v krabici, která kombinuje například čtyři červené hrnky na kávu, kartonovou krabici a nějaký obal z hedvábného papíru.

Přidání položek sestavy inventáře

Chcete-li popsat vyrobené položky, postupujte takto:

Vyberte Seznamy → Seznam položek.\

QuickBooks zobrazí okno Seznam položek.

Klikněte na tlačítko Item v okně Item List a z rozevíracího seznamu zvolte New.

QuickBooks zobrazí okno Nová položka.

Z rozevíracího seznamu Typ vyberte položku Sestava inventáře.

QuickBooks zobrazí verzi sestavení inventáře v okně Nová položka.

Zadejte účet, který chcete použít pro sledování nákladů na tuto položku, když ji prodáváte.

QuickBooks navrhuje účet Cost of Goods Sold. Pokud jste však pro své COGS vytvořili jiné účty, vyberte jiný vhodný účet.

Popište vyrobený předmět.

Zadejte popis položky, která se má zobrazovat v dokumentech, které vidí vaši zákazníci, jako jsou faktury. (QuickBooks jako výchozí navrhuje stejný popis, který jste použili v textovém poli Popis nákupních transakcí.)

Do pole Prodejní cena zadejte částku, kterou si za položku účtujete.

Pomocí rozevíracího seznamu Kód daně označte, zda vyrobená položka podléhá dani z obratu.

Pomocí rozevíracího seznamu Příjmový účet zadejte účet, který má QuickBooks používat pro sledování příjmu z prodeje položky.

Identifikujte součásti, které jsou součástí hotové položky.

Použijte seznam kusovníku k identifikaci jednotlivých položek komponent a množství potřebných k vytvoření sestavy inventáře. Každá položka součásti je v seznamu na samostatném řádku. Aby to nebylo příliš nadbytečné, uvědomte si, že identifikujete jak položku komponenty, tak počet potřebných položek komponenty.

Identifikujte majetkový účet.

Zadejte jiný účet aktuálního majetku, který má QuickBooks používat pro sledování hodnoty této položky inventáře.

Vyberte sestavení bod.

Pomocí polí Bod sestavení zadejte nejnižší skladové množství této položky, které může zůstat, než vyrobíte další. Když úroveň zásob klesne na toto množství, QuickBooks přidá připomenutí do seznamu Připomínek, které vás upozorní, že musíte vyrobit více položky.

Ignorujte pole Na ruce a Celková hodnota.

Vidíš tu krabici On Hand? Nechte ji nastavenou na nulu. Zadat číslo nyní znamená zaznamenat nekategorizovanou transakci, a to nechcete. Pokračujte a ponechte také pole Celková hodnota nastavené na nulu.

Ponechte pole Od prázdné nebo zadejte aktuální datum.

To je jedno.

Verze sestavy inventáře v okně Nová položka.

Evidence výroby nebo montáže položek

Chcete-li sestavit nějakou sestavu, vyberte příkaz Dodavatelé → Činnosti zásob → Sestavit sestavy. QuickBooks zobrazí okno Build Assemblies. Jediné, co musíte udělat, je vybrat věc, kterou chcete postavit, z rozevíracího seznamu Položka sestavy a poté zadat množství, které jste vy (nebo nějaký nešťastný spolupracovník) postavili, do pole Množství k sestavení v pravém dolním rohu. Poté klikněte buď na tlačítko Build & Close nebo Build & New. (Klikněte na tlačítko Build & New, pokud chcete zaznamenat sestavení některých dalších položek.)

Verze Build Assemblies okna Nová položka.

Zde je několik věcí, které je třeba si zapamatovat o příkazu Build Assemblies:

• V pravém horním rohu okna zobrazuje QuickBooks množství sestavy, kterou máte po ruce, a počet zákazníků, kteří zadali objednávky. To jsou docela užitečné informace, takže pamatujte, že tam jsou.
• Tabulka v okně Build Assemblies ukazuje, co je součástí vašeho produktu. Ne že by vás to zajímalo, ale tohle je kusovník.
• V dolní části seznamu kusovníků vám QuickBooks zobrazuje maximální počet sestav, které můžete vyrobit, s ohledem na vaše aktuální zásoby.
• Když vytvoříte položku, QuickBooks upraví počty položek inventáře. Pokud vyrobíte dárkové sady v krabicích, každý se čtyřmi červenými hrnky a dvěma balicími papírovými kapesníky, QuickBooks sníží počet položek v červených hrncích a balicích papírových kapesnících a zvýší počet položek v dárkových sadách v krabici, když zaznamenáte stavbu sestavy.

Některé komponenty použité v sestavě nemusí být inventární položky. V sestavě můžete použít neinventární díly.

Správa více skladových míst

Řešení QuickBooks Enterprise Solutions vám umožní vypořádat se s problémem uchovávání zásob na více místech. Chcete-li zapnout tuto funkci nazvanou Pokročilé sledování zásob, zvolte příkaz Upravit → Předvolby, klikněte na Položky a inventář, klikněte na kartu Předvolby společnosti a poté klikněte na tlačítko Upřesnit nastavení zásob.

Pokud používáte verzi QuickBooks Enterprise Solutions, QuickBooks zobrazí dialogová okna, která vám umožní sestavit seznam inventárních míst, a také přidá pole do příslušných oken a dialogových oken, abyste mohli sledovat položky inventáře podle webu. Pokud nepoužíváte verzi Enterprise Solutions QuickBooks, QuickBooks zobrazí informace o tom, jak můžete upgradovat na Enterprise Solutions.