Použití náhradních lístků v Sage Timeslips

Všechna fakturační ujednání Sage Timeslips zobrazují složenky na účtenkách, které poskytují velké množství podrobností o účtu (viz následující obrázek). V některých případech možná nebudete chtít zobrazit takové detaily. V takovém případě můžete zvážit použití náhradních lístků.

Typický účet zobrazuje podrobnosti o všech složenkách.

Náhradní složenka nahradí skupinu složenek na klientově vyúčtování jedním záznamem. Náhradní složenky můžete použít k nahrazení časových nebo výdajových složenek nebo k nahrazení složenek, které používají konkrétní úkol, výdaj nebo referenci.

Pokud používáte kategorie, můžete definovat náhradní lístky podle kategorie, takže náhradní lístek nahradí několik různých úloh současně. Chcete-li použít náhradní složenky, zadáte klienta, na jehož vyúčtování chcete údaje nahradit náhradním složenkou. Poté nastavíte náhradní lístek a současně stanovíte pravidla, která by měly časové lístky použít k nahrazení náhradního lístku za skupinu lístků.

Pravidla, která vytvoříte pro jednoho klienta, jsou specifická pro tohoto klienta a neovlivňují ostatní klienty.

Chcete-li vytvořit náhradní doklad, postupujte takto:

Zvolte Lístky→Náhradní lístky, chcete-li zobrazit dialogové okno Seznam náhradních lístků znázorněné na následujícím obrázku.

Náhradní složenky, které jste vytvořili pro vybraného klienta.

Otevřete rozevírací seznam Klient a vyberte klienta.

Chcete-li zpřístupnit náhradní doklad pro více klientů, můžete náhradní doklad přiřadit klientovi šablony. Klepněte pravým tlačítkem myši na pole Klient a z místní nabídky vyberte položku Šablona. Poté vyberte klienta šablony, pro kterého chcete vytvořit náhradní doklad. Pokud si to rozmyslíte a chcete přepnout zpět na konkrétního klienta, klikněte pravým tlačítkem na pole Klient a vyberte Otevřít.

Klepněte na tlačítko Nový.

Zobrazí se dialogové okno Výměna listů s položkami, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Definujte parametry pravidla, které by měly Timeslips použít při nahrazení skupiny tiketů náhradním listem.

Použijte sekci Lístky, které odpovídají k identifikaci lístků, které by měly být nahrazeny.

• Chcete-li nahradit všechny časové doklady nebo všechny výdajové doklady, nastavte Typ dokladu na Čas nebo Výdaj, nastavte rozevírací seznam pod polem Typ dokladu na Aktivita a poté nastavte hodnotu pole rozevíracího seznamu vedle Aktivita na . Na obrázku výše pravidlo nahradí všechny časové tikety náhradním tiketem.

• Chcete-li nahradit všechny složenky pro určitý úkol nebo výdaj, nastavte Typ složenky na Čas nebo Výdaj. Poté nastavte rozevírací seznam pod polem Typ slipu na Aktivita. Dále otevřete pole rozevíracího seznamu vedle Aktivita a vyberte úkol nebo výdaj ze seznamu.

• Chcete-li nahradit všechny časové pásky pro určitou kategorii, nastavte Typ lístku na Čas, nastavte rozevírací seznam pod polem Typ lístku na Kategorie a otevřete pole rozevíracího seznamu vedle Kategorie a vyberte název kategorie.

• Chcete-li nahradit veškerý čas nebo náklady za určitou referenci, otevřete rozevírací seznam Reference a vyberte referenci.

Do pole Bude nahrazeno jedním útržkem s tímto popisem zadejte popis, který chcete, aby časové tikety zobrazovaly na klientském účtu namísto popisů jednotlivých útržků.

V části Data zadejte data, která se objeví na vyúčtování.

Můžete si vybrat:

• Nejčasnější datum zahájení pro použití nejstaršího data zahájení z lístků Časové lístky budou nahrazeny náhradním lístkem

• Nejpozdější datum zahájení pro použití nejnovějšího data zahájení z lístků Časové lístky budou nahrazeny náhradním lístkem

• Nejčasnější koncové datum, chcete-li použít nejbližší koncové datum z lístků Časové lístky budou nahrazeny náhradním lístkem.

• Nejpozdější datum ukončení, chcete-li použít nejdříve koncové datum z lístků, které Timeslips nahradí náhradním lístkem

• Datum vyúčtování, chcete-li použít datum, které jste nastavili při přípravě vyúčtování

• Dnešní datum, chcete-li použít datum vašeho počítače

Chcete-li při tisku na účtenky použít náhradní složenku, zaškrtněte políčko Povoleno pro tisk na účtenky.

Zrušením zaškrtnutí tohoto políčka ponecháte náhradní lístek dostupný, ale sdělíte Timeslips, aby ho ignorovaly.

Náhradní lístek můžete zcela odstranit z dialogového okna Seznam náhradních lístků. Chcete-li tak učinit, vyberte lístek v seznamu a klepněte na tlačítko Odstranit.

Klepnutím na OK uložíte náhradní lístek a znovu zobrazíte dialogové okno Seznam náhradních lístků.

Alternativně můžete použít tlačítka Nový, První, Předchozí, Další a Poslední k vytvoření dalších náhradních listů a procházet existujícími náhradními listami pro vybraného klienta. Po dokončení vytváření náhradních lístků klepněte na OK.

Klepnutím na tlačítko Hotovo zavřete dialogové okno Seznam náhradních lístků.

Když připravíte vyúčtování pro klienta s aktivním náhradním lístkem, Timeslips nahradí náhradní lístek za lístky, které jste identifikovali při vytváření náhradního lístku. Následující obrázek ukazuje stejný účet, který jste viděli na začátku tohoto článku, s tím rozdílem, že tento obrázek používá náhradní lístek pro všechny časové lístky, bez ohledu na úkol přiřazený k časovému lístku.

Účet pomocí náhradního lístku.

Pokud na vyúčtování zobrazíte hodinovou sazbu, Timeslips zprůměruje sazbu. Na obrázku byla hodinová sazba skryta, aby nedošlo k záměně.

Několik poznámek k náhradním listům:

• Když sloučíte časové a výdajové poplatky na vyúčtování a použijete náhradní doklad, Timeslips nejprve vyhledá náhradní výdajový doklad. Pokud neexistuje žádný náhradní výdajový lístek, Timeslips hledá náhradní výdajový lístek.

• I když na účtence použijete náhradní lístek, pokud pro klienta existuje přepisovací lístek, Timeslips zobrazí přepisovací lístek na účtence spolu s náhradním lístkem. Timeslips nezahrnuje override slip v tiketech, které nahrazuje.

• Když schválíte vyúčtování, které používá náhradní lístky, Timeslips označí jako fakturované složenky, které nahradil.