Použití Audit Trails v QuickBooks

Pokud se rozhodnete povolit více uživatelům přístup k datovému souboru QuickBooks, možná budete chtít zapnout funkci QuickBooks Audit Trail. Funkce Audit Trail vám umožňuje uchovávat záznamy o tom, kdo provedl jaké změny v datovém souboru QuickBooks. Pokud máte více než jednu osobu, která mění informace v QuickBooks – jinými slovy, s datovým souborem QuickBooks pracuje více uživatelů – měli byste zaškrtnout políčko Use Audit Trail. Uvědomte si, že používání Audit Trail trochu zpomaluje QuickBooks. Za toto snížení výkonu však získáte trvalý záznam o tom, kdo co dělá v QuickBooks.

Pokud archivujete soubor společnosti a označíte, že soubor společnosti by měl být zhuštěn, QuickBooks vymaže auditní záznam před datem „odstraněny uzavřené transakce v nebo dříve“. Jinými slovy, po dobu, po kterou QuickBooks odstraní staré, uzavřené transakce, odstraní také auditní stopu těchto transakcí.

Chcete-li zapnout funkci QuickBooks Audit Trail, postupujte takto:

1. Zvolte příkaz Předvolby v nabídce Úpravy.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby.

2. Označte, že chcete změnit předvolbu účtování pro soubor dat společnosti.

Chcete-li označit, že chcete použít předvolby účtování, použijte lištu ikon na levém okraji dialogového okna Předvolby k výběru sady předvoleb účtování. (Ikona Předvolby účetnictví se zobrazí úplně nahoře v seznamu.) Poté klikněte na kartu Předvolby společnosti.

3. Označte, že chcete použít auditní záznam.

Chcete-li QuickBooks sdělit, že chcete použít auditní záznam, zaškrtněte políčko Použít auditní záznam a klikněte na OK. Od tohoto okamžiku QuickBooks uchovává záznamy o tom, kteří uživatelé provádějí změny ve vašem účetnictví.

Chcete-li vytvořit sestavu Audit Trail, jednoduše zvolte v nabídce Reports příkaz Účetní a daně a poté vyberte příkaz Audit Trail z podnabídky.