Podniková řešení QuickBooks 2012 ve víceuživatelském prostředí

QuickBooks 2012 umožňuje nastavit několik hesel pro datový soubor QuickBooks 2012. Co je na tom opravdu skvělé, je to, že můžete QuickBooks 2012 říct, aby omezili určité uživatele a hesla, aby dělali pouze určité věci.

Majitel firmy může mít například heslo, které jí umožňuje cokoliv. Ale například nový účetní může mít heslo, které mu umožňuje pouze evidovat účty do systému.

Pokud bude QuickBooks 2012 používat více než jedna osoba, budete chtít nastavit další hesla. Chcete-li to provést v QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, postupujte takto:

Vyberte příkaz Společnost → Uživatelé → Nastavit uživatele a role.

QuickBooks 2012 zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů, jak je znázorněno na obrázku níže. Dialogové okno Uživatelé a role identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks, a role, které může QuickBooks plnit při používání QuickBooks. Seznam uživatelů, který se zobrazuje na kartě Seznam uživatelů v dialogovém okně, také uvádí, kdo je aktuálně přihlášen do systému.

Řekněte QuickBooks 2012, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko Nový.

Když klepnete na toto tlačítko, QuickBooks zobrazí dialogové okno Nový uživatel, jak je znázorněno.

Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete heslo, musíte dát uživatelské jméno. To provedete zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

Identifikujte role uživatele.

Pomocí pole seznamu Dostupné role vyberte role (nebo povinnosti), které uživatel obsazuje. Poté přidejte vybranou roli do seznamu přiřazených rolí uživatele kliknutím na tlačítko Přidat. Následující obrázek ukazuje uživatele Susan s účetní uvedenou jako přiřazená role. Chcete-li uživateli odebrat roli, vyberte roli ze seznamu Přiřazené role a klikněte na Odebrat.

(Volitelné) Podle potřeby upravte role.

Můžete doladit role, které s pomocí QuickBooks přiřadíte. Chcete-li tak učinit, vyberte kartu Role v dialogovém okně Uživatelé a role a poté klikněte na roli, kterou chcete změnit, a na tlačítko Upravit.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit roli (viz obrázek níže), vyberte účetní aktivitu nebo oblast ze seznamu Oblast a aktivity a poté pomocí tlačítek Úroveň přístupu k oblasti určete, co může uživatel s vybranou rolí dělat.

Výběrem možnosti Žádný, Úplný nebo Částečný přístup pomocí příslušného přepínače můžete označit, že uživatel nemá mít žádný přístup. Pokud by měl mít uživatel částečný přístup, vyberte tlačítko Částečné a poté zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políček Vytvořit, Upravit, Odstranit, Tisknout a Zobrazit zůstatek. Klepnutím na OK uložte všechny změny rolí a vraťte se do dialogového okna Uživatelé a role.

Obecně platí, že pokud jde o účetní kontroly, chcete poskytnout minimální množství přístupu. Pokud někdo nepotřebuje přístup k datovému souboru QuickBooks pro každodenní povinnosti, měli byste vybrat tlačítko Žádný.

Čím více schopností dáte ve svém účetním systému nudle, tím větší je riziko, že někdo zanese do systému chyby, a tím snadněji vám umožní, aby vás někdo ukradl.

(Volitelné) Zkontrolujte svá uživatelská oprávnění.

Po nastavení uživatele byste měli (jen proto, abyste byli opatrní) zkontrolovat oprávnění, která jste uživateli udělili. Chcete-li to provést, klepněte na kartu Seznam uživatelů v dialogovém okně Uživatelé a role, vyberte uživatele a klepněte na tlačítko Zobrazit oprávnění.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Zobrazit oprávnění, vyberte uživatele a klikněte na tlačítko Zobrazit. Následující obrázek ukazuje okno Zobrazit oprávnění, které zobrazuje velmi podrobný seznam toho, co uživatel může a nemůže dělat.