Pochopení uchovávání dokumentů s QuickBooks 2011

Dokonce i s QuickBooks kolem, účetní často přemýšlí, jak dlouho by měli uchovávat staré zprávy, kopie faktur a další kousky účetních informací. Na to neexistuje jednoznačná odpověď, ale QuickBooks vám může pomoci s uchováváním dokumentů. Je však třeba myslet na několik věcí:

• Zvažte, zda druhá strana transakce někdy bude chtít informace. Pokud se například chronicky hádáte s prodejcem o tom, zda jste zaplatili nějaký účet, má smysl držet se těchto účtenek a jakýchkoli záznamů o vaší platbě tak dlouho, dokud hádka může pokračovat. To znamená, že žádné papíry, které dokumentují faktury a platby dodavatele, nemusí být nutně uchovány, pokud nemáte problém.

• Zvažte požadavky na daňové účetnictví. Podle zákona (mnoho lidí si to neuvědomuje) je firma povinna vést účetní záznamy, aby mohla hlásit své zisky, ztráty, příjmy a srážky úřadu Internal Revenue Service. To znamená, že vše , co potřebujete k výpočtu zisků nebo doložení prvků svých výpočtů, by mělo být zachováno. Existuje však promlčecí lhůta, která obvykle běží tři roky od data, kdy jste naposledy podali přiznání. To znamená, že ve většině případů nemusíte uchovávat papíry starší než tři roky po přiznání, kterého se týkají. Slovo opatrnosti je na místě, protože z této tříleté promlčecí lhůty existuje několik výjimek:

  • Pokud jste byli opravdu lajdáctví a díky své lajdáctví jste vynechali hrubý příjem přesahující 25 procent toho, co ukazuje váš výnos, promlčecí doba se rovná šesti letům.

  • Pokud není podáno žádné přiznání nebo je podáno podvodné přiznání, žádná promlčecí lhůta neexistuje.

• Zvažte staré záznamy, které můžete v budoucnu potřebovat, abyste mohli vypočítat položku pro daňové přiznání. Ty je třeba zachovat. Pokud jste například koupili továrnu před 30 lety, uchovejte tyto záznamy o nákupu až do doby, kdy továrnu prodáte.

• Vezměte v úvahu, že v některých odvětvích existují jiná pravidla nebo předpisy pro uchovávání dokumentů. Pokud jste například lékař, uchováváte své staré záznamy o pacientech – a to může zahrnovat účetní informace o pacientech – déle než pouhé tři roky. Tato další pravidla uchovávání dokumentů se liší podle odvětví. Zjistěte, jaká jsou pravidla pro váš obor.

Možná si budete chtít dvakrát rozmyslet, zda jednoduše vyhodit finanční záznamy. Možná je budete chtít skartovat. Některé obchody s velkými pokladnami nabízejí skartovací služby za rozumné ceny.