Pár slov o tom, jak QuickBooks 2012 funguje

QuickBooks 2012 dělá většinu zápisů do deníku za vás. Když například použijete QuickBooks k zaznamenání šeku v hodnotě 1 000 USD, který platí společnosti Acme Supplies za některé papírové produkty, které jste si zakoupili, QuickBooks automaticky odečte náklady na spotřební materiál (pokud uvedete, že šek je na spotřební materiál) a poté připíše hotovost.

Podobně, když vytvoříte fakturu, která zaznamená prodej, QuickBooks provede tyto záznamy do deníku za vás. Pokud jste například prodali párky v rohlíku a housky za 13 000 USD a tyto párky v rohlíku a housky vás ve skutečnosti stály 3 000 USD, QuickBooks odečte hotovost ve výši 13 000 USD, připíše výnos z prodeje ve výši 13 000 USD, odečte náklady na prodané zboží za 3 000 USD a připíše zásoby ve výši 3 000 USD.

Jinými slovy, pro většinu vašich rutinních transakcí QuickBooks zpracovává záznamy v deníku za vás v zákulisí.

To však neznamená, že se můžete vždy vyhnout práci s deníkovými záznamy. Jakákoli transakce, kterou nelze zpracovat prostřednictvím standardního formuláře QuickBooks – jako je formulář faktury nebo formulář šeků – musí být zaznamenána pomocí zápisu do deníku.

Pokud si například zakoupíte nějaké dlouhodobé aktivum vypsáním šeku, QuickBooks zaznamená nákup dlouhodobého majetku automaticky. Odpisy, které budou použity k nákladu aktiva během jeho odhadované ekonomické životnosti, však musí být zaznamenány pomocí účetních zápisů, které si sami vytvoříte a zadáte jiným způsobem.

Ještě jeden opravdu důležitý bod: Informace o zkušebním zůstatku poskytují nezpracovaná data, která potřebujete k přípravě svého finančního výkazu. Ve skutečnosti nemusíte brát tento druh hrubých dat a připravovat své finanční výkazy. QuickBooks předvídatelně snadno, rychle a bez námahy vytváří vaše finanční výkazy pomocí těchto informací o zkušebním zůstatku.

QuickBooks za vás automaticky vytvoří většinu deníkových záznamů, vytvoří zkušební zůstatek pomocí informací o deníkových záznamech a na požádání vytvoří finanční výkazy. Většina práce podvojného účetnictví se pak odehrává v zákulisí. Nemusíte si dělat starosti s mnoha denními záznamy v deníku.

A pokud nechcete nikdy vidět zkušební zůstatek, nemusíte. Ve skutečnosti, pokud používáte QuickBooks pouze k vytváření faktur a psaní šeků, které platí účty, téměř všechny informace, které potřebujete k přípravě svých finančních výkazů, se shromažďují automaticky. Tak to je opravdu povedené.

Ne všechny informace, které jsou nezbytné pro vytvoření dobrých a přesných finančních výkazů, se však shromažďují automaticky. Setkáte se s hrstkou důležitých případů, které by měly být řešeny na zvláštním základě prostřednictvím deníkových záznamů, které buď vy nebo vaše CPA vytvoříte a zadáte.