Oprava chyb ve fakturách s QuickBooks 2005

K vyúčtování zboží, které prodáváte zákazníkům, používáte fakturační formulář QuickBooks. Nikdo není dokonalý, takže se nemusíte trápit chybami, kterých se dopouštíte při zadávání informací do faktur. Pokud to však uděláte, zde je několik způsobů, jak běžné chyby opravit.

Pokud je faktura stále zobrazena na obrazovce

Pokud se faktura stále zobrazuje na obrazovce, stačí přesunout kurzor na pole nebo tlačítko, které je chybné, a pak chybu opravit. Protože většina informací, které zadáváte do okna Vytvořit faktury, je krátká a sladká, můžete snadno nahradit obsah některých polí přepsáním toho, co tam již je. Chcete-li začít znovu, stačí kliknout na tlačítko Vymazat. Chcete-li po provedení změn uložit fakturu, klikněte na Uložit a nový.

Pokud potřebujete vložit řádek doprostřed faktury, kliknutím pravým tlačítkem zobrazte místní nabídku a ze zobrazené místní nabídky zvolte Vložit řádek nebo Odstranit řádek.

Pokud se faktura nezobrazuje na obrazovce

Pokud se faktura nezobrazuje na obrazovce, ale ještě jste ji nevytiskli, můžete fakturami listovat pomocí tlačítek Další a Předchozí. Když se dostanete na stránku s chybou, jednoduše chybu opravte, jak je popsáno v předchozí části. Pokud při opravě faktury uděláte chybu, můžete se kliknutím na tlačítko Vrátit vrátit zpět k uložené faktuře. Tlačítko Vrátit nahradí tlačítko Vymazat, když si prohlížíte existující fakturu – tedy fakturu, kterou jste již uložili.

Pokud jste fakturu vytiskli, můžete také provést změny popsané v předchozích odstavcích. Můžete například listovat ve fakturách, dokud nenajdete tu (nyní vytištěnou), která obsahuje chybu. A můžete změnit chybu a vytisknout fakturu znovu. Možná však nebudete chtít jít touto cestou, pokud jste již odeslali fakturu. Možná budete chtít zvážit opravu faktury vystavením buď dobropisu (pokud byla původní faktura přeúčtována), nebo jiné faktury (pokud byla původní faktura nedostatečně účtována). Důvod, proč možná budete chtít vystavit dobropis nebo jinou fakturu, je ten, že život se strašně zamotá, pokud vám nebo vašemu zákazníkovi poletuje více kopií stejné faktury a způsobuje zmatek.

Smazání faktury

Můžete také smazat faktury. Procesně je smazání faktury snadné. Stačí zobrazit fakturu v okně Vytvořit faktury a zvolit Upravit –> Smazat fakturu. Když vás QuickBooks požádá o potvrzení smazání, klikněte na Ano. Nejprve si ale přečtěte následující odstavec. Fakturu možná nebudete chtít smazat. . . .

I když je mazání faktur snadné, není to něco, co byste měli dělat náhodně nebo pro zábavu. Smazání faktury je v pořádku, pokud jste ji právě vytvořili; jen vy jste to viděli a ještě jste to nevytiskli. V tomto případě nikdo nemusí vědět, že jste udělali chybu. Je to tvoje tajemství. Ale po zbytek času – i když jste vytvořili fakturu, kterou později nechcete – byste si měli kopii faktury ponechat v systému QuickBooks. Tím máte záznam, že faktura existovala, což obvykle usnadňuje pozdější zodpovězení dotazů.

"Ale jak opravím své knihy, když nechám falešnou fakturu?" ptáš se. Dobrá otázka. K nápravě své finanční záznamy pro faktury, které nechcete počítat anymore, prostě ruší fakturu. Faktura zůstává v systému QuickBooks, ale QuickBooks ji nezapočítá, protože ztratí informace o množství a množství. Dobrá zpráva – zrušení faktury je stejně jednoduché jako její smazání. Stačí zobrazit fakturu v okně Vytvořit faktury a poté zvolit Upravit –> Zrušit fakturu.