Online bankovnictví QuickBooks 2019

V tomto článku začneme diskusí o online bankovnictví QuickBooks a funkcích placení účtů a poté pokryjeme služby Intuit PaymentNetwork, což jsou pro některé podniky docela skvělé nástroje. Stručně také zhodnotíme některé další online služby, které Intuit poskytuje uživatelům QuickBooks.

Věc elektronického bankovnictví

Než probereme používání online bankovnictví a platebních služeb QuickBooks, musíte zvážit, zda tyto funkce mají pro vás a vaši firmu vůbec smysl. Online bankovnictví má pro některé lidi smysl – možná dokonce i pro vás. Pak to může být spíše jako ploutve na Cadillacu z roku 1962: cool, ale ne tak cool.

Tak o čem je ten rozruch?

U QuickBooks zahrnuje online bankovnictví dvě části: samotné online bankovnictví a online platbu účtů. Online bankovnictví vám v zásadě umožňuje přenášet pokyny k převodu účtu do vaší banky a stahovat (načítat) informace o účtu elektronicky pomocí počítače a internetu. Online platba vyúčtování vám umožňuje předávat platební pokyny elektronicky. (V podstatě říkáte své bance, aby napsala, orazítkovala a poslala šek, abyste to nemuseli dělat vy.)

A to je, můj příteli, o online bankovnictví asi vše.

Několik důvodů, proč být obezřetní při online bankovnictví

Opravdu nevím, zda byste měli bankovat online, ale podělím se s vámi o pár myšlenek. A bez legrace, v průběhu let jsem měl k této funkci výhrady. Je to bezpečné? Je to lehké? Je to jen další způsob, jak na mě softwarová společnost a moje banka vydělat více peněz?

Zde je můj nejnovější názor na věc: Měli byste používat online bankovnictví. Je to bezpečné, pokud nesdílíte své osobní identifikační číslo (PIN), a ušetří vám to spoustu času. Internetové bankovnictví by ve skutečnosti mělo umožnit mnoha majitelům firem, aby si na konci týdne za pár minut práce udělali knihy sami.

Jak již bylo řečeno, měl bych rychle upozornit na těch pár much, abych tak řekl:

• Vaše banka musí používat službu Intuit. Chcete-li využívat plnohodnotnou službu online bankovnictví, musíte použít banku, která se zaregistrovala k této službě Intuit. Přihlásilo se mnoho, mnoho velkých bank. Stále se samozřejmě hlásí více bank, ale některé ještě ne. Pokud tedy vaše banka nenaskočila do rozjetého vlaku – tedy do rozjetého vlaku Intuit – nemůžete naskočit ani vy, alespoň ne jako plnohodnotný člen kapely.

Chcete-li zjistit, zda vaše banka poskytuje online bankovnictví, vyberte Bankovnictví → Bankovní zdroje → Zúčastněné finanční instituce. Jakmile se připojíte k internetu, QuickBooks zobrazí seznam bank, které podporují verzi online bankovnictví Intuit.

• Není to úplně bez papíru. Přestože zcela elektronický systém zní opravdu efektivně a velmi uhlazeně, musíte si uvědomit, že online placení účtů (klíčová součást online bankovnictví) často není tak efektivní nebo uhlazené, protože, abych byl upřímný, systém není zcela elektronický. .
  "Co to…?" ptáš se. "Myslel jsem, že o to jde." Ať už je to dobré nebo špatné, většina podniků je stále nastavena tak, aby – a stále očekává, že budou – dostávat papírové šeky s radami ohledně převodů peněz. Při přenosu platebních pokynů se často stává, že vám banka nebo online platební služba jednoduše vytiskne šek. Přemýšlejte o tom chvíli. Pokud banka tiskne váš šek, stále máte všechny nevýhody tištěného šeku, včetně následujících:
  • Stále si musíte ponechat více času na odeslání.
  • Stále máte možnost, že se šek ztratí.
  • Stále máte možnost, že šek bude nesprávně použit. Jinými slovy, šek na zaplacení vašeho účtu za elektřinu může být místo toho použit na účet vašeho souseda.
• Je tam větší šance na chybu. A co víc, máte další komplikace v tom, že všechny tyhle věci zbaští vaše banka, a ne vy.
• To (obvykle) není zadarmo. A co je nejhorší, banka si tuto službu s největší pravděpodobností účtuje. A stejně tak Intuit. (Pamatujte, že banky a softwarové společnosti si myslí, že online bankovnictví je pro ně způsob, jak vydělat peníze.)
• Můžete narazit na možný zmatek u dodavatele. Přijímání plateb od vaší banky, na rozdíl od přímého příjmu od vás, může vaše prodejce zmást. Dochází ke zmatku, protože šeky, které obdrží, přicházejí všechny sbalené v těchto roztomilých malých obálkách, které musí být roztrhány podél perforace téměř ze všech stran. A protože nemůžete odeslat složenku s online platbou, mohou vám prodejci snadno nesprávně připsat na váš účet, což může vést k problémům. (Moje energetická společnost pravidelně vyhrožuje, že mi vypne plyn do mé kanceláře, protože i když jsou moje poplatky za elektřinu a plyn zahrnuty ve stejném účtu, energetické společnosti se nelíbí, že posílám jeden šek přes online platební systém QuickBooks. potřebuje dvě kontroly: jednu na účet za elektřinu a jednu na účet za plyn.)

Ještě jeden problém stojí za zmínku. Když používáte online bankovnictví, vytváříte komplexní systém bez jasné odpovědnosti za řešení problémů a technickou podporu. A to znamená, že když máte problémy, nemůžete vždy někomu zavolat, aby vám pomohl. (Bez legrace. Zrovna onehdy mi nějaký chudák poslal e-mail, protože jeho online bankovnictví nefungovalo. Intuit obvinil banku, banka obvinila jeho PC hardware, PC společnost obvinila Intuit. Ten chlap má problém, který nikdo nedokáže vyřešit nebo vyřeší.) Tomuto je důležité porozumět, dovolte mi proto stručně nastínit kroky, které může online platba provést:

Transakci zadáte do QuickBooks.

Vytvoříte (nebo QuickBooks vytvoří) připojení k internetu.

QuickBooks používá internetové připojení k odeslání transakce do banky.

Banka obdrží informace o transakci a obvykle vytvoří šek, který zašle poštou osobě, které platíte.

Osoba, které platíte, dostane šek (doufáte) a připíše na váš účet.

Pět jednoduchých kroků, že? Špatně. Kterýkoli z těchto pěti kroků se může pokazit. A pokud ano, ve skutečnosti neprovedete platbu ani převod a nebudete vědět proč:

• Chyby se stávají. Pokud má QuickBooks nebo váš počítač chybu, může to znamenat, že jste zadali a odeslali transakci, i když jste to ve skutečnosti neudělali. To se mi stalo.
• Musíš se dostat online. Pokud vaše internetové připojení nefunguje nebo nefunguje spolehlivě, nemůžete online transakci odeslat. Měl jsem problémy s online bankovnictvím doma přes kabelové připojení k internetu (výpadky bouře) a v práci při použití sítě a optického připojení (buď špatně nakonfigurovaná síť nebo špatný hardware).
• Banky jsou omylné. Pokud banka zpacká tisk nebo zasílání šeku poštou, váš šek se tam samozřejmě nedostane. QuickBooks umožňuje zadat pětiřádkovou adresu na šek, ale šek vytištěný bankou nebo online platební službou může mít pouze čtyři řádky. QuickBooks tedy pouze odstraní pátý řádek bloku adresy.

Kdykoli dojde k některému z těchto problémů, nebudete vědět, co se pokazilo – pouze to, že se něco pokazilo. A budete odpovědní za vyřešení problému, i když to může být chyba vaší banky, Intuitu, vašeho poskytovatele internetových služeb, telefonní společnosti nebo někoho jiného.

Porozumění online bankovnictví

Takže, co byste měli dělat? Dovolte mi navrhnout: Pokud používáte banku, která poskytuje online bankovnictví, pokračujte a vyzkoušejte službu. Absolutně! Není to příliš drahé – možná zdarma nebo (v nejhorším případě) jen pár dolarů měsíčně. Pokud se později rozhodnete, že se vám služba nelíbí, můžete se vždy vrátit k bankovnictví starým způsobem.

Pokud používáte banku, která neposkytuje služby online bankovnictví, a jste z toho opravdu bezradní, můžete vyzkoušet komponentu online placení účtů online bankovnictví pomocí služby Intuit online placení účtů. Online platba vyúčtování je část, kde zasíláte pokyny své bance (pokud službu poskytuje) nebo společnosti Intuit, aby za vás napsala a poslala šeky. Službu online platby faktur můžete použít s jakýmkoli účtem. V podstatě dáváte Intuitu povolení k automatickému strhávání peněz z vašeho účtu, aby za vás prováděl platby.

Přihlášení ke službě

Vše, co musíte udělat, abyste se zaregistrovali ke službě online bankovnictví, je vybrat Bankovnictví→ Bankovní zdroje→ Nastavit účet pro online služby. QuickBooks spustí online průvodce aplikací, který vás provede kroky k podání žádosti o služby online bankovnictví. Postupujte podle pokynů na obrazovce a voilà! A je to. Další výhodou gramotnosti.

Chcete-li skutečně začít přenášet online platby nebo provádět dotazy na účet, musíte vyplnit žádost a nechat ji zpracovat. Všimněte si také, že žádost můžete obvykle dokončit tak, že vyplníte papíry od vaší banky a odevzdáte je. Možná nebudete muset použít proces online žádosti.

Provedení online platby

Naplánujte si vytvoření a odeslání online plateb dobrý týden před jejich splatností. Zpracování vaší žádosti, vytištění a odeslání šeku trvá u online platební služby nějakou dobu a šek, který vám pošle vaše banka, neprojde poštou o nic rychleji než šek, který odešlete sami. Neočekávejte tedy, že vám online platba vyúčtování ušetří čas ve srovnání s odesíláním šeků, které si sami vytisknete nebo vypíšete ručně.

Po přihlášení do internetového bankovnictví je provádění plateb snadné. Postupujte podle těchto kroků:

1. Vyberte Bankovnictví → Vypisovat šeky.

Můžete také kliknout na ikonu Zapsat kontroly na domovské obrazovce. Pokud jste již dříve psali šeky pomocí QuickBooks, pravděpodobně poznáváte svého starého přítele okno Zápis šeků, jak je znázorněno.

Okno Kontrola zápisu.

2. Klikněte na rozevírací nabídku Bankovní účet v horní části okna a poté vyberte účet, ze kterého chcete vypsat tento šek.

Výběr účtu je opravdu důležitý krok. Před vypsáním šeku se ujistěte, že máte přístup ke správnému účtu.

3. Zaškrtněte políčko Platit online na pásu karet.

Zaškrtnutí tohoto políčka je dalším důležitým krokem. Pokud toto políčko nezaškrtnete, neprovádíte online platbu; právě píšete pravidelný šek, který potřebujete vytisknout nebo napsat ručně.

4. Vyplňte šek.

Pokud se příjemce objeví na jednom z vašich jmenných seznamů, funkce Automatické vyplňování vyplní jméno příjemce do řádku Zaplatit podle objednávky poté, co zadáte několik písmen. Pro online platbu faktury musíte mít správnou adresu. Pokud je adresa neúplná, QuickBooks vás upozorní a požádá vás o její opravu. Pokud jste dříve nezadali transakci pro tuto osobu nebo stranu nebo jste tuto osobu nebo stranu nepřidali do seznamu, QuickBooks vás požádá o rychlé přidání nebo nastavení jména příjemce platby. Udělej to.

Mimochodem, QuickBooks vám umožní shromažďovat více informací o komkoli, komu zaplatíte online platbou.

Zadejte částku šeku vedle znaku dolaru a poté stiskněte Tab. QuickBooks za vás vypíše částku na řádku Dollars.

5. V případě potřeby vyplňte karty Výdaje a Položky.

6. Klepnutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít dokončíte psaní šeku.

Klikněte na Uložit a nový, chcete-li napsat další šek, nebo klikněte na Uložit a zavřít, pokud jste pro tuto chvíli skončili se psaním šeků. Tady to máš. Váš šek je vypsán, zapsán do kontrolního registru a připraven k odeslání, takže ho vaše banka nebo Intuit může vytisknout a poslat poštou.

A vy jste si mysleli, že to bude těžké, že?

Lidé, kteří si zvykli na Quicken, bratranec od QuickBooks, mohou chtít používat okno Registrovat k provádění online plateb. Okno Registrovat můžete také v QuickBooks, i když to není tak úhledné. Platbu zadáváte běžným způsobem s tím rozdílem, že do textového pole Kontrolní číslo napíšete slovo ODESLAT .

Elektronický převod peněz

Můžete také elektronicky převádět peníze mezi bankovními účty, pokud jsou účty u stejné banky. (Oba účty je samozřejmě také potřeba nastavit pro online bankovnictví.) Zde je to, co musíte udělat:

1. Vyberte Bankovnictví→ Převod prostředků.

Zobrazí se okno Převod prostředků mezi účty.

2. Z rozbalovací nabídky Převést prostředky z vyberte bankovní účet, ze kterého chcete peníze převést.

3. Z rozbalovací nabídky Převést prostředky do vyberte bankovní účet, na který chcete převést peníze.

4. Vyberte účet, na který chcete přijímat prostředky.

5. Zaškrtněte políčko Online převod prostředků.

Pokud tak učiníte, řeknete QuickBooks, že chcete tento převod provést elektronicky. (Toto pole se nezobrazí, pokud nemáte nastaveno online bankovnictví.)

6. Do pole Částka převodu zadejte částku, kterou chcete převést, a poté vyplňte textové pole Poznámka.

Jednoho dne možná vstoupíte do registru účtu, ze kterého převádíte peníze, a budete se divit, kam jste tyto peníze převedli a proč. Vyplněním řádku Memo je tato malá záhada předem vyřešena.

7. Klepněte na Uložit a zavřít.

Převod je zaznamenán. Poté, co odešlete pokyny k převodu, je převodní transakce připsána na váš účet – možná ne okamžitě, ale tak rychle, jako je zaúčtován telefonický převod nebo převod z bankomatu.

Změna pokynů

QuickBooks ve skutečnosti neodesílá ani nepřenáší vaše pokyny k platbě a převodu, dokud mu to neřeknete. Tato malá skutečnost znamená, že můžete změnit nebo upravit své platební pokyny (které zadáte v okně Zapsat šeky) a pokyny k převodu (které zadáte v okně Převod prostředků mezi účty), dokud je skutečně nepřenesete. Online platby a převody účtů upravujete stejným způsobem jako běžné platby a převody účtů.

Předávání pokynů

Poté, co popíšete online platby a převody účtů, které má QuickBooks provádět, přenesete tyto informace do banky. Chcete-li tak učinit, postupujte takto:

1. Vyberte Bankovnictví → Bankovní kanály → Centrum bankovních zdrojů.

Zobrazí se okno Bankovní zdroje, které identifikuje bankovní účet, se kterým budete pracovat.

2. Z rozevírací nabídky Finanční instituce v podokně okna na levé straně obrazovky vyberte banku, do které posíláte pokyny k platbě a převodu.

3. Projděte si ještě jednou pokyny k platbě a převodu.

Naposledy nahlédněte do seznamu Položky k odeslání, abyste se ujistili, že všechny pokyny k platbě a převodu, které odesíláte, jsou správné. Máte-li dotazy ke konkrétnímu pokynu, klikněte na něj a poté klikněte na tlačítko Upravit. Pokud víte, že konkrétní platební příkaz je nesprávný, klikněte na něj a poté klikněte na tlačítko Odstranit.

4. Klepnutím na tlačítko Odeslat/Přijmout odešlete pokyny k platbě a převodu.

QuickBooks vás vyzve k zadání kódu PIN v roztomilém dialogovém okně. Pokud posíláte pokyny k platbě a převodu poprvé, QuickBooks vás pravděpodobně vyzve ke změně PIN. Pokud nemáte žádné transakce k odeslání, QuickBooks přejmenuje tlačítko Receive Transactions.

5. Zkontrolujte všechny transakce, o kterých vás banka informuje.

Poté, co QuickBooks vytvoří připojení a odešle a přijme transakce, aktualizuje QuickBooks informace zobrazené v okně Online Banking Center. Kliknutím na ně získáte další informace o mnoha uvedených položkách. Transakce, které si QuickBooks stáhne z banky, ale které ještě nejsou v registrech vašich bankovních účtů, můžete přidat kliknutím na tlačítko Přidat transakce do QuickBooks, které se zobrazí ve spodní části okna.

6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

Hej, až skončíš, skončíš.

Zpráva v lahvi

Dělat veškeré své bankovnictví elektronicky může být trochu znepokojivé, když začínáte. Co když máte například otázku? Jediné, co musíte udělat, je poslat e-mail do banky a zeptat se tamních lidí na jakoukoli otázku, kterou byste normálně položili při telefonickém hovoru nebo u okénka u projížďky. Chcete-li tak učinit, postupujte takto:

1. Vyberte Bankovnictví → Bankovní kanály → Vytvořit zprávu online bankovnictví.

QuickBooks zobrazí okno Bank Feeds Message a vyplní název banky (pokud používáte online bankovní služby pouze u jedné banky). Pokud využíváte služby internetového bankovnictví u více než jedné banky, vyberte z rozevírací nabídky Zpráva Komu název banky, do které chcete zprávu odeslat.

2. Klepněte na textové pole Předmět a zadejte stručný popis předmětu zprávy.

Možná vám říkám něco, co už víte, ale většina e-mailových programů jednoduše zobrazuje seznam zpráv, který obsahuje odesílatele, předmět zprávy a datum. Předmět zprávy, který používáte, je tedy jedním z prvních bitů informací o zprávě, které lidé z banky vidí.

3. Vyberte online účet, o kterém budete ve zprávě diskutovat.

4. Klepněte na textové pole Zpráva a zadejte zprávu.

Jsi tu sám.

5. (Volitelné) Klepnutím na tlačítko Tisk vytiskněte kopii zprávy.

6. Klepněte na tlačítko OK.

Když kliknete na OK, přidáte zprávu do seznamu položek, které jsou připraveny k odeslání, až budete příště online se svou bankou.

Další online příležitosti

Intuit poskytuje uživatelům QuickBooks několik dalších online služeb typu malých podniků. Společnost také zajistila například službu kreditní karty obchodníka; můžete o tuto službu požádat online a poté ji používat online k přijímání plateb a dokonce k autorizaci poplatků. QuickBooks vás automaticky připojí ke své online marketingové službě ve vyhledávání. Některé mzdové služby QuickBooks jsou velmi online.

Máte-li dotazy ohledně aktuálního stavu některého z těchto produktů nebo služeb, navštivte webovou stránku QuickBooks a vyhledejte název služby.