Naplánujte si svůj nový systém QuickBooks 2012

Pokud hned od začátku rozumíte několika věcem – co dělá účetnictví a co dělají účetní systémy – zjistíte, že proces nastavení QuickBooks 2012 dává mnohem větší smysl.

Co dělá účetnictví

Přemýšlejte o tom, co dělá účetnictví. Lidé se mohou hádat o malých detailech, ale většina by souhlasila s tím, že účetnictví dělá následující čtyři důležité věci:

• Měří zisky a ztráty

• Zprávy o finanční situaci firmy (její aktiva, pasiva a čisté jmění)

• Poskytuje podrobné záznamy o aktivech, závazcích a majetkových účtech vlastníka

• Poskytuje finanční informace zainteresovaným stranám, zejména managementu

Co dělají účetní systémy

Nyní se krátce podívejte, co účetní systémy – nebo alespoň to, co účetní systémy pro malé podniky – obvykle dělají:

• Vytvářejte finanční výkazy, včetně výkazů zisku a ztráty, rozvah a dalších účetních výkazů.

• Generujte obchodní formuláře, včetně šeků, výplatních pásek, faktur, zákaznických výpisů a tak dále.

• Uchovávejte podrobné záznamy o klíčových účtech, včetně hotovosti, pohledávek (částky, které zákazníci dluží firmě), závazků (částky, které firma dluží svým prodejcům), inventárních položek, dlouhodobého majetku a tak dále.

• Provádět specializované funkce správy informací. Například v nakladatelském průmyslu vydavatelé knih často platí autorům honoráře. Účtování licenčních poplatků je tedy úkolem, který musí účetní systémy vydavatelů knih obvykle dělat.

Co dělá QuickBooks 2012

Dobře, poté, co pochopíte, co dělá účetnictví a co účetní systémy obvykle dělají, můžete s určitou perspektivou vidět, co QuickBooks dělá:

• Vytváří účetní výkazy

• Generuje mnoho běžných obchodních formulářů, včetně šeků, výplat, zákaznických faktur, zákaznických výpisů, dobropisů a nákupních objednávek

• Vede podrobné záznamy o několika klíčových účtech: hotovost, pohledávky, závazky a zásoby v jednoduchém nastavení

QuickBooks dělá tři ze čtyř věcí, které byste očekávali od účetního systému. QuickBooks nedodává specializované účetní věci. QuickBooks například neprovádí účtování licenčních poplatků.

Co QuickBooks 2012 neumí

QuickBooks tedy dělá tři ze čtyř věcí, které účetní systémy dělají, ale ne všechno. QuickBooks je často neúplné účetní řešení. Buďte proto opatrní při stanovování svých očekávání. Obvykle také potřebujete najít řešení pro některé ze svých speciálních účetních požadavků.

QuickBooks poskytuje uživatelům a podnikům velkou flexibilitu. Vrátíme-li se tedy k předchozímu příkladu, vydavatel knih může udělat mnoho z toho, co potřebuje pro účtování licenčních poplatků v QuickBooks. Tato práce s účtováním licenčních poplatků jednoduše vyžaduje určité množství práce, protože firma zakládá QuickBooks.

QuickBooks (nebo alespoň nejoblíbenější verze QuickBooks) však trpí několika významnými slabinami:

• QuickBooks Pro nenabízí dobrý způsob, jak zvládnout výrobu zásob. QuickBooks Premier a QuickBooks Enterprise Solutions však podporují jednoduché výrobní účetnictví. (Tyto verze QuickBooks vám pomohou zohlednit proces přeměny surovin na hotové zboží.)

• Pouze QuickBooks Enterprise Solutions řeší situaci skladování zásob na více místech. Jinými slovy, QuickBooks Pro a QuickBooks Premier jednoduše ukazují například, že máte 3000 widgetů. Nedovolí vám sledovat skutečnost, že máte 1 000 widgetů ve skladu, 500 widgetů v obchodě A a 1 500 widgetů v obchodě B.

Navzdory skutečnosti, že QuickBooks může být neúplným řešením a nemusí zpracovávat inventář tak, jak chcete nebo potřebujete, je QuickBooks stále velmi dobrým řešením. Co dělá QuickBooks, dělá velmi dobře. Vezměte v úvahu skutečnost, že QuickBooks bude existovat po dlouhou, dlouhou dobu.

Je mnohem pravděpodobnější, že například produkt účetního softwaru s 600 uživateli bude ukončen spíše než produkt jako QuickBooks, který má 4 000 000 zákazníků.