Jak zvládnout přeplatky v QuickBooks Online

I když se to nestává často, zákazník vám může přeplatit. Způsob, jakým naložíte s přeplatkem v QuickBooks Online, závisí na tom, zda máte v úmyslu dát zákazníkovi kredit, nebo zda si hodláte peníze ponechat – jako by šlo o spropitné.

Bez ohledu na váš záměr se ujistěte, že vaše společnost QBO je nastavena tak, aby automaticky uplatňovala kredity. Vyberte Gear → Account and Settings a poté klikněte na Advanced na levé straně dialogového okna Account and Settings. V části Automatizace se ujistěte, že je zapnuta možnost Automaticky použít kredity. Toto nastavení nutí QBO vytvářet kredity, pokud vás vaši zákazníci přeplatí. Poté si můžete vybrat, jak tyto kredity použít.

Bez ohledu na to, jak s přeplatkem zamýšlíte naložit, najděte fakturu v seznamu prodejních transakcí a klikněte na Přijmout platbu. Do pole Přijatá částka vyplňte celou částku, kterou jste obdrželi od zákazníka, včetně částky přeplatku. Potom proveďte jednu z následujících akcí:

• Chcete-li použít přeplatek na existující fakturu, v části Nevyřízené transakce v okně Přijmout platbu vyberte faktury, na které chcete platbu použít. Obvykle platba zcela uhradí alespoň jednu fakturu a částečně uhradí další fakturu. QBO automaticky snižuje dlužnou částku na částečně uhrazené faktuře.
• Chcete-li přeplatek použít na novou fakturu (kterou jste ještě nevytvořili), vyberte v části Nevyřízené transakce v okně Přijmout platbu pouze přeplatek. Ve spodní části okna Přijmout platbu můžete vidět částku, pro kterou QBO vytvoří kredit, když kliknete na Uložit a zavřít. Když následně vytvoříte novou fakturu pro zákazníka, QBO automaticky použije částku kreditu na novou fakturu.
• Pokud si přeplatek hodláte ponechat jako příjem, založte si příjmový účet Spropitné a položku služby Spropitné přiřazenou k výnosovému účtu Spropitné. Poté vytvořte novou fakturu pro zákazníka pomocí položky Spropitné a částky přeplatku. QBO automaticky označí fakturu uhrazenou, protože použije kredit přeplatku, který vytvořil z přeplacené faktury.