Jak zhustit datový soubor QuickBooks 2014

Příkaz QuickBooks Condense vytvoří trvalou kopii datového souboru QuickBooks. (Tato kopie se nazývá archivní kopie souboru.) Archivní kopie souboru společnosti představuje snímek souboru společnosti, jak existuje v určitém časovém okamžiku.

Pokud bude mít někdo později dotaz – třeba váš účetní nebo federální či státní auditor – můžete použít archivní kopii datového souboru, abyste ukázali, jak soubor společnosti v určitém okamžiku vypadal.

Poté, co pochopíte, o čem je archivace, je proces docela jednoduchý. Chcete-li zhustit soubor společnosti QuickBooks, postupujte takto:

1 Vyberte příkaz Soubor → Nástroje → Zkrátit data.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Condense Data.

2Vyberte přepínač Transakce před určitým datem.

Tato možnost říká QuickBooks, že chcete udělat dvě věci: vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks a zmenšit pracovní soubor společnosti, aby nebyl tak velký. QuickBooks snižuje velikost pracovní verze souboru dat společnosti odstraněním starých uzavřených transakcí, pokud se v kroku 3 rozhodnete transakce odebrat.

3Uveďte datum Odebrat transakce před.

Chcete-li určit datum, před kterým mají být uzavřené transakce odstraněny, zadejte datum do pole data. Pokud chcete soubor zhustit odstraněním transakcí například do 31. prosince 2010 nebo dříve, zadejte do pole data 1. 1. 2011.

Všimněte si však, že se nemusíte nutkavě odstraňovat hromadu uzavřených transakcí. Uzavřené transakce odstraníte pouze v případě, že se váš soubor společnosti QuickBooks příliš zvětšuje. Můžete snadno pracovat se souborem společnosti QuickBooks, který má 25 MB, 50 MB nebo dokonce 100 MB (megabajtů).

Ačkoli obvykle zhušťujete soubor QuickBooks odstraněním starých, uzavřených transakcí, příkaz Condense také vytváří soubory bez transakcí. Chcete-li vytvořit soubor, který obsahuje seznamy a preference, ale žádné transakce, klikněte na přepínač Všechny transakce. Mimochodem, můžete použít možnost Všechny transakce k vytvoření téměř prázdného souboru, který můžete znovu použít (například pro školení).

4 Po dokončení určování, které transakce má QuickBooks odstranit, klikněte na Další.

QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Condense Data.

5Upřesněte, jak mají být transakce inventáře zhuštěny, a klepněte na tlačítko Další.

Pokud váš soubor QuickBooks obsahuje transakce zásob, QuickBooks doporučuje odstranit staré transakce zásob. Když QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Condense Data, můžete QuickBooks říci, aby to udělal právě tak, že vyberete tlačítko volby Summarize Inventory Transactions. (Pokud nechcete odstranit staré transakce, vyberte tlačítko Zachovat podrobnosti transakcí inventáře.)

Když klepnete na tlačítko Další, budete pokračovat do třetího dialogového okna Zhuštění dat (nezobrazeno), které se ptá, které transakce by se měly považovat za uzavřené.

6Upřesněte, které transakce mají být odstraněny, a klepněte na Další.

QuickBooks žádá o trochu více informací o tom, co přesně představuje uzavřenou nebo starou transakci, která by měla být odstraněna. Zaškrtnutím políček označíte, zda mají být transakce před datem odebrání odstraněny, i když nejsou zúčtovány, označeny k vytištění, označeny jako k odeslání atd.

Když klepnete na tlačítko Další, přejdete do čtvrtého dialogového okna Condense Data.

7Upřesněte jakékoli vyčištění seznamu, ke kterému má dojít, a klepněte na tlačítko Další.

Pomocí čtvrtého dialogového okna Condense Data sdělte QuickBooks, že kromě odstranění starých uzavřených transakcí by měl vyčistit některé seznamy. V dialogovém okně Condense Data můžete zaškrtnout políčka, která říkají QuickBooks, aby odstranil nepoužívané účty, nepoužívané zákazníky, nepoužívané dodavatele a tak dále.

Vyčištěním seznamu odstraněním nepoužitých položek seznamu nejen zmenšíte velikost souboru společnosti, ale také lidem usnadníte práci se seznamem.

Když klepnete na tlačítko Další, QuickBooks zobrazí pátou stránku dialogového okna Condense Data.

8Potvrďte operaci kondenzace a archivace.

Poté, co popíšete, jak chcete, aby QuickBooks archivoval a kondenzoval soubor společnosti, QuickBooks zobrazí páté dialogové okno Condense Data. Dialogové okno vám řekne, že proces archivace začíná tím, že QuickBooks vytvoří kopii datového souboru a že dokončení operace kondenzace může trvat několik minut nebo dokonce několik hodin.

9 Klepněte na Zahájit kondenzaci.

QuickBooks zahájí proces kondenzace datového souboru.

10Po zobrazení výzvy zazálohujte datový soubor.

Na samém začátku procesu kondenzace vás QuickBooks vyzve k zálohování souboru společnosti QuickBooks. Zálohování souboru společnosti QuickBooks jako součást operace kondenzace funguje stejně jako zálohování souboru společnosti QuickBooks kdykoli jindy.

Po zálohování souboru společnosti QuickBooks uloží QuickBooks archivní kopii souboru společnosti a poté vyčistí pracovní verzi souboru společnosti pomocí vašich pokynů. Opět, jak bylo uvedeno v předchozích krocích, proces čištění může trvat jen několik minut nebo může trvat několik hodin, pokud je váš soubor velmi velký.