Jak zhustit datový soubor QuickBooks 2013

Příkaz QuickBooks 2013 Condense vytvoří trvalou kopii, nazývanou archivní kopie , datového souboru QuickBooks. Archivní kopie souboru společnosti představuje snímek souboru společnosti, jak existuje v určitém časovém okamžiku.

Pokud bude mít někdo později dotaz – třeba váš účetní nebo federální či státní auditor – můžete použít archivní kopii datového souboru, abyste ukázali, jak soubor společnosti v určitém okamžiku vypadal.

Poté, co pochopíte, o čem archivace je, je to docela jednoduché. Chcete-li zhustit soubor společnosti QuickBooks, postupujte takto:

Vyberte příkaz Soubor → Nástroje → Zkrátit data.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Condense Data, jak je znázorněno na obrázku níže.

Vyberte přepínač Transakce před určitým datem.

Tato možnost říká QuickBooks, že chcete udělat dvě věci: vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks a zmenšit velikost pracovního souboru společnosti, aby nebyl tak velký. QuickBooks snižuje velikost pracovní verze souboru dat společnosti odstraněním starých uzavřených transakcí, pokud se v kroku 3 rozhodnete transakce odebrat.

Zadejte datum Odebrat transakce před.

Chcete-li určit datum, před kterým mají být uzavřené transakce odstraněny, zadejte datum do příslušného pole data. Chcete-li soubor zhustit odstraněním transakcí například 31. prosince 2010 nebo dříve, zadejte do pole data 1. 1. 2011 .

Všimněte si však, že se nemusíte nutkavě odstraňovat hromadu uzavřených transakcí. Uzavřené transakce odstraníte pouze v případě, že se váš soubor společnosti QuickBooks příliš zvětšuje. Můžete snadno pracovat se souborem společnosti QuickBooks, který má 25 MB, 50 MB nebo dokonce 100 MB (megabajtů).

Po dokončení určování, které transakce má QuickBooks odstranit, klikněte na Další. QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Condense Data, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Určete, jak mají být zhuštěny transakce zásob.

Pokud váš soubor QuickBooks obsahuje transakce zásob, QuickBooks doporučuje odstranit staré transakce zásob. Když QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Condense Data, můžete QuickBooks říci, aby to udělal právě tak, že vyberete možnost Odstranit transakce inventáře. (Nechcete-li odstranit staré transakce, vyberte tlačítko Zachovat všechny transakce inventáře.) Klepnutím na tlačítko Další pokračujte do třetího dialogového okna Zhuštění dat (nezobrazeno), které se ptá, které transakce by se měly považovat za uzavřené.

Určete, které transakce mají být považovány za uzavřené.

Když kliknete na Další, QuickBooks požádá o trochu více informací o tom, co přesně představuje uzavřenou nebo starou transakci, která by měla být odstraněna. Zaškrtnutím políček označíte, zda mají být transakce před datem odebrání odstraněny, i když nejsou zúčtovány, označeny k vytištění, označeny jako k odeslání atd. A potom klepnutím na tlačítko Další přejdete do čtvrtého dialogového okna Condense Data.

Zadejte jakékoli vyčištění seznamu, ke kterému by mělo dojít.

Pomocí čtvrtého dialogového okna Condense Data sdělte QuickBooks, že by měl také vyčistit některé seznamy. Můžete zaškrtnout políčka například v dialogovém okně Condense Data.

Vyčištěním seznamu odstraněním nepoužitých položek seznamu nejen zmenšíte velikost souboru společnosti, ale také lidem usnadníte práci se seznamem.

Klepněte na tlačítko Další.

QuickBooks zobrazí pátou stránku dialogového okna Condense Data, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Potvrďte operaci kondenzace a archivace.

Poté, co popíšete, jak chcete, aby QuickBooks archivoval a kondenzoval soubor společnosti, QuickBooks zobrazí páté dialogové okno Condense Data. Toto dialogové okno vás požádá o potvrzení vašeho rozhodnutí archivovat a zhušťovat datový soubor. Pomocí tohoto dialogového okna potvrďte, že chcete data archivovat a zhustit.

Klikněte na Zahájit kondenzaci.

QuickBooks zahájí proces kondenzace datového souboru.

Po zobrazení výzvy zálohujte datový soubor.

Na samém začátku procesu kondenzace vás QuickBooks vyzve k zálohování souboru společnosti QuickBooks. Zálohování souboru společnosti QuickBooks jako součást operace kondenzace funguje stejně jako zálohování souboru společnosti QuickBooks kdykoli jindy.

Po zálohování souboru společnosti QuickBooks uloží QuickBooks archivní kopii souboru společnosti a poté vyčistí pracovní verzi souboru společnosti pomocí vašich pokynů. Opět, jak bylo uvedeno v předchozích krocích, proces čištění může trvat jen několik minut nebo může trvat několik hodin, pokud je váš soubor velmi velký.