Jak zhustit datový soubor QuickBooks 2012

Příkaz QuickBooks 2012 Condense vytvoří trvalou kopii, nazývanou archivní kopie, datového souboru QuickBooks. Archivní kopie souboru společnosti představuje snímek souboru společnosti, jak existuje v určitém časovém okamžiku.

Pokud bude mít někdo později otázku – třeba váš účetní nebo federální či státní auditor – můžete použít archivní kopii datového souboru k tomu, abyste ukázali, jak soubor společnosti v určitém okamžiku vypadal.

Poté, co pochopíte, o čem archivace je, je to docela jednoduché. Chcete-li zkrátit soubor společnosti QuickBooks, postupujte takto:

Vyberte příkaz Soubor → Nástroje → Zkrátit data.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Condense Data, jak je znázorněno na obrázku níže.

Vyberte přepínač Transakce před konkrétním datem.

Tato možnost říká QuickBooks, že chcete udělat dvě věci: Vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks a zmenšit velikost pracovního souboru společnosti, aby nebyl tak velký. QuickBooks snižuje velikost pracovní verze souboru dat společnosti odstraněním starých uzavřených transakcí, pokud se v kroku 3 rozhodnete transakce odebrat.

Zadejte datum Odebrat transakce před.

Chcete-li určit datum, před kterým mají být uzavřené transakce odstraněny, zadejte datum do příslušného pole data. Chcete-li kondenzaci soubor odstraněním transakce nebo do 31. prosince 2009, například, vstoupí 12/31/2009 do datového pole.

Všimněte si však, že se nemusíte nutkavě odstraňovat hromadu uzavřených transakcí. Uzavřené transakce odstraníte pouze v případě, že se váš soubor společnosti QuickBooks příliš zvětšuje. Můžete snadno pracovat se souborem společnosti QuickBooks o velikosti 25, 50 nebo dokonce 100 MB (megabajtů).

Po dokončení určování, které transakce má QuickBooks odstranit, klikněte na Další. QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Condense Data, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Určete, jak a zda má QuickBooks shrnout transakce, které odstraní.

Pomocí druhého dialogového okna Condense Data uveďte, jak by měl QuickBooks shrnout transakce, které odstraní. QuickBooks můžete nechat sumarizovat transakce pomocí jediného deníkového zápisu nebo měsíčního deníkového zápisu – volbu, kterou provedete pomocí příslušného tlačítka volby.

Nebo můžete vybrat tlačítko volby Nevytvářet souhrn, abyste označili, že nechcete, aby QuickBooks vytvářel souhrnný deníkový záznam, který by nahradil transakce, které odstraní. Po dokončení klepněte na tlačítko Další. QuickBooks zobrazí třetí dialogové okno Condense Data (nezobrazeno), které se ptá, jak by měly být zhuštěny transakce zásob.

Určete, jak mají být transakce zásob zhuštěné.

Pokud váš soubor QuickBooks obsahuje transakce zásob, QuickBooks doporučuje odstranit staré transakce zásob. Když QuickBooks zobrazí třetí dialogové okno Condense Data, můžete QuickBooks říci, aby to udělal právě tak, že vyberete možnost Odstranit transakce inventáře. Klepnutím na tlačítko Další pokračujte do čtvrtého dialogového okna Condence Data (nezobrazeno), které se ptá, které transakce by měly být považovány za uzavřené.

Určete, které transakce mají být považovány za uzavřené.

Když kliknete na tlačítko Další, abyste se přesunuli za dialogové okno Condense Data, které se ptá na transakce zásob, QuickBooks požádá o trochu více informací o tom, co přesně představuje „uzavřenou“ nebo „starou“ transakci, která by měla být odstraněna.

Zaškrtnutím políček označíte, zda mají být transakce před datem odebrání odstraněny, i když nejsou zúčtovány, označeny k vytištění, označeny jako k odeslání atd. A potom klepněte na tlačítko Další, abyste přešli do pátého dialogového okna Condense Data.

Zadejte jakékoli vyčištění seznamu, ke kterému by mělo dojít.

Pomocí čtvrtého dialogového okna Condense Data sdělte QuickBooks, že by měl také vyčistit některé seznamy. Můžete zaškrtnout políčka v dialogovém okně Kondenzovat data. Vyčištěním seznamu odstraněním nepoužitých položek seznamu nejen zmenšíte velikost souboru společnosti, ale také lidem usnadníte práci se seznamem.

Klepněte na tlačítko Další.

QuickBooks zobrazí pátou stránku dialogového okna Condense Data, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Potvrďte operaci kondenzace a archivace.

Poté, co popíšete, jak chcete, aby QuickBooks archivoval a kondenzoval soubor společnosti, QuickBooks zobrazí páté dialogové okno Condense Data. Toto dialogové okno vás požádá o potvrzení vašeho rozhodnutí archivovat a zhušťovat datový soubor. Pomocí tohoto dialogového okna potvrďte, že chcete data archivovat a zhustit.

Klikněte na Zahájit kondenzaci.

QuickBooks zahájí proces kondenzace datového souboru.

Po zobrazení výzvy zálohujte datový soubor.

Na samém začátku procesu kondenzace vás QuickBooks vyzve k zálohování souboru společnosti QuickBooks. Zálohování souboru společnosti QuickBooks jako součást operace kondenzace funguje stejně jako zálohování souboru společnosti QuickBooks kdykoli jindy.

Po zálohování souboru společnosti QuickBooks uloží QuickBooks archivní kopii souboru společnosti a poté vyčistí pracovní verzi souboru společnosti pomocí vašich pokynů. Opět, jak bylo uvedeno v předchozích krocích, proces čištění může trvat jen několik minut nebo může trvat několik hodin, pokud je váš soubor velmi velký.