Jak zaznamenávat záznamy do deníku QuickBooks 2014

QuickBooks vám – účetním – usnadňuje zaznamenávání deníkových záznamů. Pokud jste strávili nějaký čas prací s QuickBooks, možná víte, že většina záznamů deníku, které se zaznamenávají do datového souboru QuickBooks, se zaznamenává automaticky. Pokud někdo vypíše šek, například QuickBooks zaznamená záznam do deníku. Když někdo vytvoří fakturu, opět QuickBooks zaznamená zápis do deníku.

Chcete-li zaznamenat záznam do deníku, zvolte Společnost→ Vytvořit obecné záznamy deníku. QuickBooks zobrazí okno Make General Journal Entries.

Pravděpodobně sami přijdete na to, jak používat okno Make General Journal Entries. Do pole Datum zadáte datum zápisu do obecného deníku. Pole Číslo záznamu se používá k číslování záznamů v deníku nebo k přiřazení nějakého smysluplného kódu.

Poté, co poskytnete tyto základní informace, použijete sloupce okna Vytvořit obecné záznamy do deníku k zaznamenání záznamu do deníku. Není třeba říkat, že číslo nebo název účtu hlavní knihy je uveden ve sloupci Účet, částka debetu ve sloupci Debet a částka kreditu ve sloupci Kredit.

Možná vám však bude užitečné připomenout, že můžete použít sloupec Memo k zadání popisu debetu nebo kreditu; sloupec Jméno můžete použít k identifikaci zákazníka, dodavatele, zaměstnance nebo jiného jména spojeného s kreditem nebo debetem; můžete použít sloupec Fakturovatelné k označení, že debet nebo kredit by měl být uveden jako částka, která má být fakturována uvedenému zákazníkovi; a můžete použít sloupec Třída (pokud jste zapnuli sledování třídy) ke klasifikaci debetu nebo kreditu.

Nikdy byste neměli vkládat jméno do prvního řádku položky deníku. Pokud tak učiníte, bude toto jméno přiřazeno ke každému řádku tohoto záznamu deníku, když si prohlížíte sestavy v QuickBooks, i když se název vztahuje pouze k prvnímu řádku.

Chcete-li přidružit názvy k řádkům položky deníku, jedním ze způsobů, jak to udělat čistě, je ponechat první řádek položky deníku prázdný, aby se k sestavám neúmyslně přidružily žádné zbloudilé položky.