Jak zaznamenávat transakce se závazky

V rámci QuickBooks 2012 máte možnost buď pracovat s účtem závazků nebo bez něj. Pokud chcete, můžete při vypisování šeků evidovat výdaje. To znamená, že abyste měli úplný seznam všech svých výdajů, musíte mít zaznamenané šeky, které platí všechny vaše výdaje. Tento přístup funguje dobře.

QuickBooks také podporuje přesnější přístup k zaznamenávání výdajů. Odpovědí na několik otázek během procesu nastavení QuickBooks si můžete nastavit účet pro závazky, což je pouze účet, který sleduje částky, které dlužíte svým prodejcům a dalším dodavatelům.

Jak zaznamenat účet

Když používáte účet závazků, zadáváte účty, které obdržíte od dodavatelů, když je obdržíte.

Následující tabulka ukazuje způsob zaznamenávání této transakce. Zápis do deníku 5 automaticky odečte náklady na kancelářské potřeby ve výši 1 000 USD a připíše splatné účty ve výši 1 000 USD. Toto je zápis do deníku, který by QuickBooks zaznamenal, pokud byste zakoupili kancelářské potřeby v hodnotě 1 000 USD a poté zadali tento účet do systému QuickBooks.

Záznam do deníku 5: Záznam nákupu kreditu

Jak zaplatit účet

Když později zaplatíte tento účet, QuickBooks zaznamená položku Journal Entry 6. V Journal Entry 6 odepíše QuickBooks splatné účty ve výši 1 000 USD a připíše hotovost ve výši 1 000 USD. Čistý efekt na závazky kombinující nákup i platbu je nulový.

To dává smysl, ne? Přístup uvedený v položkách deníku 5 a 6 počítá částku, kterou dlužíte některému prodejci nebo dodavateli, jako závazek, splatné účty, pouze když dlužíte peníze.

Zápis do deníku 6: Záznam platby dodavateli

Když zaznamenáte položku deníku 6 v QuickBooks, musíte zadat název účtu, který bude odečten. QuickBooks evidentně ví, na který účet připsat – na účet závazků. QuickBooks však také musí znát výdajový nebo majetkový účet, který má odečíst.

QuickBooks potřebuje vědět, na který hotovostní účet připsat, když platíte splatnou částku. Identifikujete to, když vypisujete šek k zaplacení účtu.

Některé další ukazatele závazků

Zde je několik dalších bodů o 5. a 6. deníku:

• Metoda vyúčtování je přesnější. Metoda vyúčtování, což je to, co ukazují deníkové záznamy 5 a 6, je nejlepší způsob, jak zaznamenat své účty. Metoda závazků znamená, že výdaje zaznamenáte v okamžiku, kdy k nim skutečně dojde.

  Jak jste již možná zjistili, metoda vyúčtování je ve skutečnosti zrcadlovým obrazem přístupu k pohledávkám. Velkou výhodou metody vyúčtování závazků, jak můžete tušit, je to, že zaznamenává částky, které dlužíte prodejcům a dodavatelům, a uznává výdaje, když k nim dojde, spíše než když je zaplatíte (což může být o nějakou dobu později).

• Ne každý debet je na výdaj. Záznam deníku 5 zobrazuje debet směřující na účet výdajů na kancelářské potřeby. Mnohé ze závazků, které evidujete, jsou dlužné částky za výdaje.

  Ne každá transakce se závazky však pramení z vynaložení nějakých nákladů. Možná budete také muset zaznamenat nákup aktiva – například části vybavení. V tomto případě nejde debet na nákladový účet, ale na majetkový účet. Kromě této drobné změny však transakce funguje stejným způsobem.

Dokážete odhadnout, jak se zaznamená výdaj nebo nákup dlouhodobého majetku, pokud nepoužíváte účet závazků? V případě, že jste zaplatili 1 000 USD za kancelářské potřeby, QuickBooks odečte náklady na kancelářské potřeby ve výši 1 000 USD a připíše hotovost ve výši 1 000 USD, když vypíšete šek v hodnotě 1 000 USD. V rámci vypisování šeku určíte, který nákladový účet chcete odepsat.

Pokud kupujete zařízení za 1 000 USD, zápis do deníku vypadá a funguje zhruba stejně. Když zaznamenáte nákup, QuickBooks odepíše z účtu aktiv částku 1 000 USD a připíše hotovost ve výši 1 000 USD. Tato transakce se opět zaznamená, když vypíšete šek k zaplacení aktiva.