Jak zaznamenávat a tisknout šeky z QuickBooks

Je zřejmé, že každá firma vypisuje šeky, aby zaplatila účty a zaplatila zaměstnancům. QuickBooks obsahuje příkaz a okno speciálně pro účely záznamu a případného tisku kontrol.

Chcete-li zaznamenat nebo vytisknout šeky, postupujte takto:

1Vyberte příkaz Bankovnictví→Zápis šeků.

Když QuickBooks zobrazí okno Zápis šeků, pomocí rozevíracího seznamu Bankovní účet vyberte správný účet, na který chcete šek zapsat.

2 Pomocí pole No. (kontrolní číslo) identifikujte kontrolní číslo.

Pokud ještě neznáte číslo šeku, protože jste šek nevytiskli, ponechte pole č. prázdné. Poté zaškrtněte políčko Tisknout později, které se zobrazí na kartě Hlavní v okně Kontroly zápisu.

Když zaškrtnete políčko Tisk později, QuickBooks zobrazí frázi To Print v poli No.

3 Pomocí pole Datum zaznamenejte datum, kdy je nebo bude vypsán šek.

Datum kontroly můžete zadat ve formátu mm/dd/rrrr. Můžete také zadat data jednoduše mmdd nebo m/dd a QuickBooks je převede na mm/dd/rrrr. Tedy 17. 3., 0317 a 17. 3. 2014 jsou všechny platné způsoby, jak zadat stejné datum, pokud je aktuálním rokem 2014.

Případně můžete kliknout na malé tlačítko kalendáře, které se zobrazí napravo od pole Datum. Když kliknete na tlačítko kalendáře, QuickBooks zobrazí vyskakovací kalendář. Chcete-li vybrat den zobrazený v kalendáři, klikněte na den. Vyskakovací kalendář také obsahuje dvojici tlačítek, na která můžete klikat a procházet měsíce tam a zpět.

4Pomocí pole Pay to the Order Of identifikujte jednotlivce nebo firmu, které platíte šekem.

Pokud je šek, který zaznamenáváte, prvním šekem, který jste kdy vystavili příjemci platby, musíte zadat jméno příjemce do pole Zaplatit na objednávku.

Pokud jste již dříve zaplatili příjemci platby, můžete kliknout na tlačítko se šipkou na pravém konci pole Zaplatit podle objednávky. Když tak učiníte, QuickBooks zobrazí seznam předchozích příjemců. Kliknutím na jméno můžete vybrat příjemce z tohoto seznamu.

5Přesuňte výběrový kurzor do pole Dolary (nebo částka) a zadejte částku šeku.

QuickBooks vypíše částku šeku na řádek pod polem Pay to the Order Of.

6 (Volitelné) Zadejte adresu.

Pokud chcete, můžete k zadání adresy příjemce použít blok adresy. Všimněte si, že QuickBooks zapíše jméno příjemce platby na první řádek bloku adresy, když vyplníte pole Pay to the Order Of. Ostatní řádky můžete do bloku adresy přidat ručně.

7 (Volitelné) Zadejte popis poznámky.

Pole Poznámka můžete použít k poskytnutí nebo zaznamenání dalších informací. Pokud chcete šek například vytisknout, můžete použít pole Memo k identifikaci čísla účtu nebo čísla faktury, kterou šek proplácí.

8 (Volitelné) Zaškrtněte políčko Platit online na kartě Poznámka.

Takže tady je dohoda: Pokud jste své bance řekli, že chcete provést on-line bankovnictví, a postupovali jste podle jejích pokynů pro nastavení, můžete zaškrtnout políčko Pay Online (které se zobrazí po nastavení online bankovnictví). Toto nastavení říká společnosti QuickBooks, aby přenesla tyto informace o šeku do vaší banky spolu s pokyny bance k provedení platby.

9Rozdělte šekovou částku na příslušné účty výdajů nebo majetku.

Pokud šek zaplatí konkrétní výdaj nebo zakoupí konkrétní aktivum, klikněte na kartu Výdaje. Poté pomocí řádků nebo řádků na kartě Výdaje identifikujte účet a částku, kterou šek zaplatí. Pokud kategorizujete výdaj jako náklady vynaložené na konkrétního zákazníka nebo zakázku, můžete použít Fakturovatelné? sloupec označující, zda má být tato položka zákazníkovi účtována později.

10Popište položky, které šek kupuje.

Obrázek ukazuje záložku Items v okně Write Checks. Kartu Položky použijete, když zapíšete šek k nákupu položek zobrazených a popsaných ve vašem seznamu položek. Pokud například vypíšete šek v hodnotě 1 000 USD na nákup 1 000 položek za 1 USD za inventář, použijete kartu Položky. Chcete-li použít kartu Položky, identifikujte kupovanou položku zadáním kódu nebo názvu položky do sloupce Položka.

11Chcete-li vytisknout šek, klepněte na tlačítko Tisk.

Případně, pokud chcete tisknout šeky v dávce, poté, co zaznamenáte úplně poslední šek, který chcete vytisknout, klikněte na šipku dolů pod tlačítkem Tisk. Když QuickBooks zobrazí nabídku Tisk, zvolte jeho příkaz Dávkový tisk. QuickBooks zobrazí dialogové okno Vybrat kontroly k tisku.

Kliknutím vyberte šeky, které chcete vytisknout. Pomocí pole První kontrolní číslo identifikujte číslo prvního kontrolního formuláře, který se má použít pro tisk.

12 Klepněte na tlačítko OK.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Tisk šeků, použijte oblast Styl kontroly k identifikaci typu formulářů šeků, na které tisknete. Pokud používáte standardní šeky nebo šeky ve stylu peněženky, musíte také uvést počet šeků. Poté klikněte na tlačítko Tisk.

13Poté, co popíšete šek a důvody pro vypsání šeku, klepněte buď na tlačítko Uložit a zavřít nebo Uložit a nový.

Tlačítko Uložit a zavřít šek uloží a také zavře okno Zápis šeků. Klepnutím na tlačítko Uložit a nový uložte kontrolu a poté znovu zobrazte okno Zapsat kontroly, abyste mohli zaznamenat další kontrolu. Pokud šek nechcete uložit, klikněte na tlačítko Vymazat.