Jak zaznamenat záznam do deníku QuickBooks

QuickBooks vám – účetním – usnadňuje zaznamenávání deníkových záznamů. Pokud jste strávili nějaký čas prací s QuickBooks, možná víte, že většina záznamů deníku, které se zaznamenávají do datového souboru QuickBooks, se zaznamenává automaticky.

Chcete-li zaznamenat záznam do deníku, zvolte Společnost→ Vytvořit obecné záznamy deníku. QuickBooks zobrazí okno Make General Journal Entries, jak je znázorněno zde.

Okno Vytvořit obecné záznamy deníku.

Pravděpodobně sami přijdete na to, jak používat okno Make General Journal Entries. Do pole Datum zadáte datum zápisu do obecného deníku. Pole Číslo záznamu se používá k číslování záznamů v deníku nebo k přiřazení nějakého smysluplného kódu. Poté, co poskytnete tyto základní informace, použijete sloupce okna Vytvořit obecné záznamy do deníku k zaznamenání záznamu do deníku.

Nepotřebujete, aby vám někdo říkal, že číslo nebo název účtu hlavní knihy je ve sloupci Účet, debetní částka ve sloupci Debet a částka kreditu ve sloupci Kredit. Možná vám však bude užitečné připomenout, že můžete použít sloupec Memo k zadání popisu debetu nebo kreditu; sloupec Jméno můžete použít k identifikaci zákazníka, dodavatele, zaměstnance nebo jiného jména spojeného s kreditem nebo debetem; můžete použít sloupec Fakturovatelné k označení, že debet nebo kredit by měl být uveden jako částka, která má být fakturována uvedenému zákazníkovi; a můžete použít sloupec Třída (pokud jste zapnuli sledování třídy) ke klasifikaci debetu nebo kreditu.

Nikdy byste neměli vkládat jméno do prvního řádku položky deníku. Pokud tak učiníte, bude toto jméno přiřazeno ke každému řádku tohoto záznamu deníku, když si prohlížíte sestavy v QuickBooks, i když se název vztahuje pouze k prvnímu řádku. Chcete-li přiřadit názvy k řádkům záznamu deníku, jedním ze způsobů, jak to udělat čistě, je ponechat první řádek záznamu deníku prázdný, aby se k sestavám nedopatřením nepřidružily žádné zatoulané položky.