Jak zaznamenat své účty pomocí QuickBooks 2015 způsobem splatných účtů

Když přijde účet, první věc, kterou musíte udělat, je zaznamenat jej do QuickBooks 2015. Účty můžete zaznamenat prostřednictvím okna Enter Bills nebo registru Accounts Payable. Pokud plánujete sledovat účty podle výdajů a položek, musíte použít okno Zadat účty.

Chcete-li zaznamenat vyúčtování prostřednictvím okna Zadat účty, postupujte takto:

Vyberte Dodavatelé→Zadat účty.

Případně klikněte na ikonu Zadat účty v oblasti Dodavatelé na domovské stránce. Nepochybně si všimnete, že horní polovina tohoto okna vypadá do značné míry jako šek, a to proto, že mnoho informací, které zde vložíte, skončí na šeku, který zapisujete, abyste zaplatili svůj účet.

Vyberte jméno prodejce, kterému platíte.

Pokud chcete tento účet zaplatit dodavateli, který je již na seznamu dodavatelů, klikněte na šipku dolů na konci řádku dodavatele a vyberte dodavatele. Pokud je tento dodavatel nový, QuickBooks vás požádá o rychlé přidání nebo nastavení některých informací o dodavateli: adresu, kreditní limit, platební podmínky a tak dále.

Máte-li jednu nebo více nevyplněných nákupních objednávek u dodavatele, kterého si vyberete, QuickBooks se vás zeptá, zda chcete obdržet za nákupní objednávku. Pokud zvolíte příjem oproti nákupní objednávce, QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít nákupní objednávky. Obsahuje seznam otevřených nákupních objednávek, které jste zaznamenali.

Chcete-li vytvořit nákupní objednávku, což je záznam položek, které si objednáte od dodavatelů, zvolte Dodavatelé→Vytvořit objednávky. Když QuickBooks zobrazí okno Vytvořit nákupní objednávky, popište svou objednávku. Mimochodem, nákupní objednávky tisknete a upravujete stejným způsobem, jako tisknete faktury a dobropisy.

Vyberte platební podmínky popisující, kdy je faktura splatná.

Na řádku Podmínky otevřete rozevírací seznam a vyberte platební podmínky.

(Volitelné) Zadejte referenční číslo dodavatele.

Pokud pro fakturu zadáte referenční číslo dodavatele – pravděpodobně se jedná pouze o číslo faktury nebo číslo vašeho účtu – referenční číslo se vytiskne na dokladu, který je součástí vytištěného šeku.

(Volitelné) Zadejte poznámku k popisu účtu.

Do textového pole Poznámka můžete zadat poznámku. Poznámka, kterou zadáte, se objeví v registru A/P.

Přesuňte kurzor dolů do sloupce Účet na kartě Výdaje a zadejte název nákladového účtu.

Je velká šance, že chcete zadat název nákladového účtu, který je již v účtové osnově. V takovém případě kliknutím na šipku dolů zobrazíte seznam všech svých účtů. Pravděpodobně budete muset procházet seznamem, abyste se dostali k nákladovým účtům. Klikněte na účet, který tato faktura představuje.

Pokud potřebujete pro tuto fakturu vytvořit novou kategorii nákladového účtu, zvolte Přidat nový z horní části seznamu. Zobrazí se dialogové okno Nový účet. Vyplňte informace a klikněte na OK.

Co když peníze, které vyplácíte kvůli tomuto účtu, lze rozdělit mezi dva, tři nebo čtyři nákladové účty? Jednoduše klikněte pod účet, který jste právě zadali. Zobrazí se šipka dolů. Kliknutím na něj zadejte další nákladový účet a další a další, pokud potřebujete.

V případě potřeby přejděte na sloupec Částka a změňte čísla.

Pokud rozdělujete tento účet mezi několik účtů, ujistěte se, že čísla ve sloupci Částka se přičítají k celkovému účtu.

(Volitelné) Do sloupce Poznámka zadejte slova vysvětlení nebo moudrosti.

(Volitelné) Přiřaďte výdaj zákazníkovi: Job.

Pokud plánujete, že vám budou tyto výdaje proplaceny, nebo pokud chcete pouze sledovat své výdaje podle zaměstnání, zadejte zákazníka, který vám je proplatí. V případě potřeby zadejte částku pro každý účet. Pomocí šipky dolů můžete najít zákazníky a poté na ně kliknout.

(Volitelné) Přiřaďte výdaj ke třídě.

Můžete také sledovat výdaje podle třídy zadáním položek ve sloupci Třída. Všimněte si obvyklé šipky dolů a kliknutím na ni zobrazíte seznam tříd.

Pokud chcete, aby aplikace QuickBooks sledovala výdaje podle třídy, můžete ji tak nastavit. Chcete-li nastavit QuickBooks pro sledování výdajů, vyberte Upravit → Předvolby. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby, klikněte na ikonu Účetnictví, klikněte na kartu Předvolby společnosti a potom zaškrtněte políčko Použít sledování tříd.

Pokud chcete, klikněte na tlačítko Přepočítat a sečtěte výdaje.

Pomocí záložky Položky zaznamenejte různé položky, které účet představuje.

Klepněte na kartu Položky. Zadejte položky, které jste zakoupili, a ceny, které jste za ně zaplatili.

Z rozevíracího seznamu Dodavatel vyberte jméno dodavatele, který vám poslal fakturu. V seznamu otevřených objednávek kliknutím do sloupce nalevo zaškrtněte objednávku, za kterou platíte. Dost snadné? Až budete hotovi, klikněte na OK.

Přejděte do sloupce Položka a zadejte název položky.

Všimněte si šipky dolů v tomto sloupci. Kliknutím na něj zobrazíte seznam položek. Zobrazuje se položka, za kterou platíte, v tomto seznamu? Pokud ano, klikněte na tuto položku. Pokud ne, zvolte Přidat nový v horní části seznamu a vyplňte okno Nová položka.

Vyplňte zbývající řádky položek na kartě Položky.

Zde můžete zadat všechny položky, které kupujete. Ujistěte se, že karta Položky přesně zobrazuje položky, které kupujete, jejich náklady a množství. Pokud chcete, klikněte na tlačítko Přepočítat a sečtěte položky.

Uložte účet.

Kliknutím na Uložit a nový uložte svůj záznam vyúčtování a poté zadejte další vyúčtování. Nebo klikněte na Uložit a zavřít a zaznamenejte svůj účet, ale nezadávejte další účet.