Jak zaznamenat refundace v QuickBooks Online

Stalo se to. Je to průšvih, ale stává se to. Občas potřebujete vrátit peníze, které jste obdrželi od zákazníka, a musíte je zaznamenat v QuickBooks Online.

Pokud vám zákazník vrátí zboží, vystavte dobropis. Případně, pokud potřebujete vrátit zákazníkovi peníze – například proto, že zboží dorazilo poškozené a zákazník si je nechce znovu objednat – vystavte potvrzení o vrácení peněz.

Záznam dobropisu

Pokud zákazník vrátí dříve zakoupené zboží nebo pokud vy a váš zákazník souhlasíte s tím, že by měl být dlužný nebo budoucí zůstatek zákazníka snížen, zaznamenejte dobropis v QBO.

Ve výchozím nastavení QBO automaticky aplikuje dobropisy na neuhrazené nebo budoucí faktury. Chcete-li toto chování změnit, otevřete dialogové okno Účet a nastavení (vyberte nabídku ozubeného kola → Účet a nastavení) a vlevo klikněte na Upřesnit. Přejděte dolů do sekce Automatizace vpravo a klikněte na možnost Automaticky použít kredity.

Transakci dobropisu zadáváte v podstatě stejným způsobem, jako zadáváte fakturu; pro zobrazení okna Dobropis můžete kliknout na tlačítko nabídky Vytvořit a vybrat Dobropis nebo na stránce Prodejní transakce můžete kliknout na tlačítko Nová transakce a vybrat Dobropis.

Zadání dobropisu.

Vyberte zákazníka, vyplňte produkty nebo služby, pro které vystavujete dobropis, vyplňte ve spodní části okna Dobropis příslušnými informacemi a uložte transakci. Toto okno transakce je velmi podobné oknu transakce faktury.

Dobropis pro zákazníka můžete zadat, i když tento zákazník aktuálně nemá žádné neuhrazené faktury; když zadáte další fakturu zákazníka, QBO použije dobropis na fakturu.

Když zadáte dobropis pro zákazníka, který má neuhrazené faktury, QBO použije dobropis na neuhrazenou fakturu; pokud si prohlédnete seznam prodejních transakcí pro tuto konkrétní fakturu, všimnete si, že její stav je Částečná, což znamená, že faktura je částečně uhrazena.

Vrácení peněz zákazníkovi

Pokud potřebujete vrátit peníze zákazníkovi namísto snížení nedoplatku nebo budoucího zůstatku, použijte transakci potvrzení o vrácení peněz QBO. V tomto příkladu bude zákazníkovi vystaven šek na vrácení peněz, který odečte částku vrácené částky z bankovního účtu a sníží příjmový účet. Zákazník nevrátil žádné zboží.

Chcete-li zaúčtovat refundace, které vystavíte, když zákazník nevrátí položku, nejprve si založte účet nazvaný něco jako Vrácení a povolenky a přiřaďte tento účet ke kategorii Typ příjmu a Typ podrobností poskytnutých slev/refundací. Poté nastavte službu v seznamu produktů a služeb a nazvěte ji podobně jako vrácení peněz zákazníkům nebo dokonce vrácení a povolenky. Nevybírejte pro službu Je zdanitelná. Přiřaďte službu k účtu vrácení a povolenek a nepřiřazujte výchozí cenu/sazbu.

Vyplnění okna Potvrzení o vrácení peněz je velmi podobné vyplňování okna Faktura. Chcete-li zobrazit okno Potvrzení o vrácení peněz, klikněte na tlačítko Vytvořit — znaménko plus (+) — a ve sloupci Zákazníci vyberte Potvrzení o vrácení peněz. Vyberte zákazníka a QBO vyplní související informace o zákazníkovi.

Vystavení šeku na vrácení peněz.

Vyberte způsob platby a účet; pokud vyberete bankovní účet, QBO zobrazí aktuální zůstatek bankovního účtu a další kontrolní číslo spojené s účtem. Pokud chcete, zaškrtněte políčko Tisk později.

V příkladu zákazník nevrací žádné zboží, proto byla vybrána služba Refunds & Allowances. Pokud váš zákazník vrací položky, vyberte položku ve sloupci Produkt/služba, kterou zákazník vrací výměnou za vrácení peněz, a nevybírejte službu Refunds and Allowances.

Můžete se posunout dolů do dolní části okna transakce Potvrzení o vrácení peněz a vyplnit všechny stejné informace, které jsou k dispozici ve spodní části faktury.