Jak zaznamenat prodejní doklad v QuickBooks 2014

Chcete-li zákazníkovi fakturovat v QuickBooks, vytvořte fakturu. Chcete-li zaznamenat skutečnost, že jste zákazníkovi prodali nějakou položku – pravděpodobně proto, že zákazník současně nakupuje a platí za položku nebo službu – nefakturujete zákazníkovi. Spíše vytvoříte prodejní doklad. Potvrzení o prodeji vypadá velmi, velmi podobně jako faktura.

Nezahrnuje však informace o dopravě (protože to není podstatné) a umožňuje vám zaznamenat částku, kterou zákazník zaplatí.

Chcete-li v případě potřeby zaznamenat prodejní doklad, vyberte příkaz Zákazníci→Zadat potvrzení o prodeji a poté postupujte takto:

V okně Zadat potvrzení o prodeji použijte pole Zákazník:Úloha k popisu zákazníka nebo volitelně zákazníka a zakázky.

Pokud provádíte sledování třídy, použijte k identifikaci třídy rozevírací seznam Třída.

Potvrzení o prodeji můžete přizpůsobit stejným základním způsobem, jakým upravujete formulář faktury.

Uveďte informace v záhlaví prodejního dokladu.

Potvrzení o prodeji, stejně jako faktura, obsahuje některé informace v záhlaví. Konkrétně prodejní doklad obsahuje datum prodejního dokladu a prodejní číslo. Prodejní doklad obsahuje také pole Prodáno, kde je uvedeno jméno a adresa zákazníka. Měli byste potvrdit, že tyto informace jsou správné – a mělo by tomu tak být, pokud zaznamenáváte včasné tržby a máte aktuální seznam zákazníků.

Pomocí sloupce Položka popište položky, které prodáváte.

Sloupec Položka prodejního dokladu funguje úplně stejně jako sloupec Položka faktury. Proto se raději než abych se opakoval, vraťte k dřívější diskusi o tom, jak tato rubrika funguje.

(Volitelně) Pokud chcete, zadejte zákaznickou zprávu do oblasti zápatí okna Zadat prodejní účtenky.

Pokud jste do okna Zadat potvrzení o prodeji přidali další informace v zápatí – protože jste si přizpůsobili šablonu formuláře potvrzení o prodeji – můžete tyto informace také zahrnout.

Popište, kam plynou výnosy z prodeje.

V levém dolním rohu se v okně Zadat účtenky může zobrazit rozevírací seznam Vložit do. Pomocí tohoto rozevíracího seznamu uveďte, co dělat s penězi, které získáte z tohoto prodeje.

Pokud okamžitě vložíte částku na bankovní účet, vyberte účet, na který chcete šek vložit. Pokud chcete tuto účtenku spojit s hromadou dalších účtenek – možná budete vkládat denní účtenky dohromady v jedné jednorázové částce – vyberte možnost Skupina s jinými nevloženými prostředky.

Pokud nevidíte rozevírací seznam Vložit do, možná jste během nastavování uvedli (možná i neúmyslně), že chcete, aby aplikace QuickBooks předpokládala, že prostředky jsou uloženy na účet neuložených prostředků. Tohle asi funguje dobře.

Chcete-li určit účet, kam plynou výnosy z prodeje, když zaznamenáte účtenku, zvolte příkaz Upravit→Předvolby, klepněte na ikonu Platby, klepněte na kartu Předvolby společnosti a poté zrušte zaškrtnutí políčka Použít nevložené prostředky jako výchozí vklad na účet.

(Volitelné) Chcete-li vytisknout kopii účtenky, klikněte na tlačítko Tisk.

Až účtenku vytisknete, můžete ji předat zákazníkovi.

Tlačítka Předchozí, Další, Najít, Pravopis, Zobrazit/Skrýt historii a Čas/Cena v okně Zadat účtenky fungují stejně jako stejná tlačítka v okně Vytvořit faktury.

Kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít nebo Uložit a nový uložte prodejní doklad.

Tato tlačítka fungují stejně v okně Zadání prodejních dokladů jako v okně Vytvořit faktury.

Okno Vytvořit faktury i Okno Zadat účtenky obsahuje zaškrtávací políčko Tisk později na panelu nástrojů na kartě Hlavní. Pokud zaškrtnete toto políčko, QuickBooks přidá fakturu nebo prodejní doklad do svého seznamu nevytištěných faktur nebo prodejních dokladů.

Faktury a potvrzení o prodeji, které se objeví na obou stranách těchto seznamů, můžete vytisknout výběrem příkazu Soubor→Tisk formulářů a poté výběrem příkazu Faktury nebo Potvrzení o prodeji. K dispozici je také zaškrtávací políčko Odeslat e-mail později, které můžete vybrat, pokud chcete potvrzení odeslat e-mailem později.