Jak zaznamenat prodej nebo platbu

Abyste mohli používat QuickBooks 2012, musíte rozumět tomu, jak zaznamenat platby. Účetní zásady stanoví, že výnosy z prodeje musí být uznány při uskutečnění prodeje. A že k prodeji dochází, když podnik poskytuje zboží nebo služby zákazníkovi.

Tento požadavek zaznamenat tržby z prodeje v době, kdy je zboží nebo služby poskytovány, znamená, že účtování výnosů z prodeje je o něco složitější, než jste si možná na začátku mysleli. Zde je zobrazena první transakce, například transakce, která zaznamenává prodej.

Zápis do deníku 1: Zaznamenání úvěrového prodeje

Záznam deníku 1 ukazuje, jak lze zaznamenat prodej v hodnotě 1 000 USD. Záznam v deníku ukazuje debet ve výši 1 000 USD k pohledávkám a kredit 1 000 USD k výnosům z prodeje. Chcete-li zaznamenat prodej v hodnotě 1 000 USD – prodej na úvěr – musí zápis v deníku vykazovat jak nárůst pohledávek o 1 000 USD, tak nárůst výnosů z prodeje o 1 000 USD.

Když podnik obdrží platbu od zákazníka za pohledávku ve výši 1 000 USD, podnik zaznamená zápis do deníku, jako je ten na obrázku.

Zápis do deníku 2: Záznam platby zákazníka

Položka deníku 2 ukazuje debet ve výši 1 000 USD k hotovosti, což je nárůst o 1 000 USD na hotovostním účtu, ke kterému dochází, protože vám zákazník právě zaplatil 1 000 USD. Záznam deníku 2 také ukazuje kredit ve výši 1 000 USD na pohledávky. Tento připsání na účet aktiv pohledávek snižuje zůstatek pohledávek.

V okamžiku, kdy zaznamenáte deníkový záznam 1 i deníkový záznam 2, je čistým efektem debet ve výši 1 000 USD v hotovosti (což ukazuje, že hotovost vzrostla o 1 000 USD) a kredit 1 000 USD k výnosům z prodeje (což ukazuje, že tržby z prodeje vzrostly o 1 000 USD ). Debet 1 000 USD k pohledávkám a kredit 1 000 USD k pohledávkám čistý na nulu.

Pokud se nad tímto podnikáním s pohledávkami trochu zamyslíte, měli byste si uvědomit, že to dává smysl. Přestože účet pohledávek obsahuje zůstatek pohledávky ve výši 1 000 USD, znamená to pouze, že vám zákazník dluží 1 000 USD. Ale když zákazník konečně zaplatí účet 1 000 USD, musíte tuto pohledávku vynulovat.

QuickBooks, mimochodem, automaticky zaznamenává deníkový záznam 1 a deníkový záznam 2 za vás. Záznam deníku 1 se zaznamená, kdykoli vystavíte nebo vytvoříte fakturu pro zákazníka.

Proto se nemusíte starat o debety a kredity zobrazené v Položce deníku 1 kromě jedné zvláštní příležitosti: Když nastavujete položky QuickBooks a QuickBooks ( položky jsou věci, které jsou zahrnuty na fakturách), určíte, který účet by měly být připsány ke sledování příjmů z prodeje.

Takže i když si možná nebudete muset dělat velké starosti s mechanikou záznamu deníku 1, měli byste pochopit, jak tento záznam deníku funguje, abyste mohli správně nastavit QuickBooks.

Záznam deníku 2 také automaticky zaznamenává QuickBooks. QuickBooks za vás zaznamenává položku Journal Entry 2, kdykoli zaznamenáte hotovostní platbu od zákazníka. Nemusíte si tedy dělat starosti s debety a kredity nezbytnými pro evidenci plateb zákazníků. Je užitečné pochopit, jak tento zápis do deníku funguje a jak QuickBooks zaznamenává tuto platební transakci zákazníka.