Jak zaznamenat naběhlé závazky s QuickBooks 2012

Velmi často podnik dluží peníze za některé zboží nebo služby nebo daně, které musí být zaznamenány v účetním systému; QuickBooks 2012 vám s tím může pomoci. Pokud například na konci účetního období – řekněme na konci roku – dlužíte 1 200 USD na úrocích za nějakou půjčku, opravdu potřebujete zaznamenat tyto úrokové náklady ve svém účetním systému.

Chcete například zaznamenat skutečnost, že ačkoli zůstatek úvěru může ve vašich účetních záznamech vykazovat 10 000 USD, pravděpodobně skutečně dlužíte 11 200 USD, protože dlužíte jak jistinu ve výši 10 000 USD, tak naběhlý úrok 1 200 USD.

Chcete-li narůst závazek, použijte zápis do deníku, jako je ten, který je zobrazen. Tento zápis do deníku ukazuje časové rozlišení 1 200 USD úrokových nákladů na splatnou půjčku.

Deníkový záznam 16: Vznik závazku

Záznam v deníku ukazuje na vrub nákladů na úroky z půjčky 1 200 USD a na splatný úrok z půjčky 1 200 USD. Tento zápis do deníku zaznamená částky, které dlužíte ke konci účetního období, které se nezaznamenávají jiným způsobem.

Musíte být opatrní při používání deníkových záznamů, jako je ten, který je uveden v Deníkovém zápisu 16. Obvykle chcete takové deníkové zápisy používat, když je velmi důležité počítat všechny vaše výdaje a přesně měřit všechny vaše závazky.

Jednou z běžných situací, kdy chcete být při vytváření takových přírůstků obzvláště opatrní, je prodej vaší firmy. Každý potenciální kupující chce mít nejen velmi dobrý odhad vašich skutečných nákladů za účetní období, ale kupující chce také velmi přesný odhad závazků v okamžiku, kdy je podnik hodnocen.

Časové rozlišení závazků, jako je uvedeno v deníku 16, však představuje pro účetního nebo účetního problém. Abychom se vrátili k příkladu naběhlého úroku zobrazeného v deníkovém záznamu 16, předpokládejme, že později podnik provede platbu 3 000 USD, která zahrnuje úrok narostlý v deníkovém záznamu 16.

Když účetní nebo účetní později zaznamená tuto platbu půjčky, musí si zapamatovat nebo rozpoznat dřívější účetní zápis. Nechcete, aby účetní nebo účetní dvakrát započítali úrokové náklady tím, že znovu zaznamenají stejný úrok. To dává smysl, ne?

Vzhledem k tomu, že účetní a účetní si tyto druhy akruálních záznamů nemohou spolehlivě pamatovat – možná si je budou muset vyvolat až po měsících – obvykle od prvního dne nového účetního období efekt časového rozlišení odloží.

Pokud byl například deníkový záznam 16 zaznamenán na konci roku 1 za účelem přesného odhadu úrokových nákladů a zůstatků závazků, účetní nebo účetní mohl v první den roku 2 zadat stornovací deníkový záznam.

Tento reverzní záznam v deníku by připsal náklady na úroky z úvěru ve výši 1 200 USD a odepsal úroky z úvěru splatné ve výši 1 200 USD. Jinými slovy, tento stornovací deníkový zápis ruší dřívější časové rozlišení. Protože však akruální zápis je stále v roce 1, jsou odhady úrokových nákladů a zůstatků účtů pasiv v roce 1 stále správné.

Následující tabulka ukazuje, jak vypadá couvací vstup. Znovu si všimněte, že je to jednoduše zrcadlový obraz záznamu deníku 16. Debety a kredity jsou obráceny.

Deníkový záznam 17: Stornování časového rozlišení

Když je provedena skutečná platba úroků z úvěru, zápis do deníku vypadá, jako by nikdy neexistovalo žádné časové rozlišení nebo storno. To ukazuje následující tabulka. Předpokládejme například, že někdy v roce 2 podnik zaplatí 1 800 USD na úroku provedením platby v hotovosti. Záznam deníku 18 ukazuje, jak se tato transakce zaznamenává.

Záznam v deníku 18: „Skutečná“ platba úroků z úvěru

• Zápis do deníku 16 vám umožňuje prokázat, že na konci roku 1 dluží firma 1 200 USD na úrocích z půjčky – i když tyto úroky ještě nebyly zaplaceny. Journal Entry 16 také ukazuje, že i když peníze nebyly zaplaceny, vznikly náklady na úroky z půjčky ve výši 1 200 USD.

• Záznamy v deníku 17 a 18 je třeba spojit, aby byly pochopeny. Například deníkový záznam 17 snižuje splatný úrok z půjčky na nulu. Pamatujte, že splatné úroky z úvěru by byly rozvahovým účtem pasiv.

  Kombinace debetu a kreditu ve výši 1 200 $ nuluje tento účet. Úrok ve výši 1 200 USD na úroky z půjčky v Záznamu deníku 17 musí být kombinován s debetním úrokem z úvěru ve výši 1 800 USD v Zápisu do deníku 18. Zdá se to legrační, protože koneckonců, opravdu neplatíte úrok ve výši 1 800 USD? To je pravda.

  Ale když se podíváte zpět na Journal Entry 16, můžete vidět, že jste již zaznamenali 1 200 $ nákladů na úroky z půjčky. Tyto úrokové náklady byly v tomto příkladu zaznamenány za rok 1. Pokud máte celkem 1 800 USD na úrocích z půjčky, to, co zbyde na rok 2, je zbývajících 600 USD.

  Kombinace úrokových nákladů z úvěru na půjčku ve výši 1 200 USD a úrokových nákladů z úvěru na vrub 1 800 USD vytváří těchto 600 USD úrokových nákladů z půjčky. Jedinou další složkou těchto dvou deníkových záznamů je hotovost ve výši 1 800 USD. Tento kredit v hotovosti představuje pouze skutečnou hotovostní platbu, která je provedena k zaplacení částky úroku z úvěru.