Jak zálohovat datový soubor QuickBooks

Kriticky důležitým úkolem, který musíte vy nebo nějaký spolupracovník dokončit, je záloha datového souboru QuickBooks. Jen málo položek uložených na pevném disku vašeho počítače si zaslouží takovou péči jako datový soubor QuickBooks. Datový soubor QuickBooks doslova popisuje finanční záležitosti vaší firmy.

Rozhodně nechcete ztratit datový soubor. Ztráta datového souboru může znamenat, že nevíte, kolik peněz máte, nevíte, zda vyděláváte nebo ztrácíte peníze, a nebudete schopni snadno a přesně připravit své roční daňové přiznání.

Základy zálohování

Naštěstí je zálohování datového souboru QuickBooks poměrně jednoduché. Musíte dokončit pouze devět kroků:

1. Zvolte příkaz Soubor→Vytvořit kopii.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu (viz následující obrázek), které nabízí tři možnosti: možnost uložit záložní kopii souboru QuickBooks, možnost vytvořit přenosný soubor společnosti a možnost vytvořit soubor účetního kopírovat.

První dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu

2. Chcete uložit záložní kopii, vyberte tedy tlačítko volby Záložní kopie; potom pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Při kopírování souboru QuickBooks můžete vytvořit buď úplný záložní soubor, nebo přenosný soubor společnosti. Přenosný soubor společnosti je menší než záložní soubor, takže je pohodlnější se pohybovat. Můžete snadněji poslat e-mailem například přenosný soubor společnosti. Problém s přenosnými firemními soubory je následující: QuickBooks musí tvrdě pracovat, aby přenosný firemní soubor zmačkal na malou velikost. QuickBooks také musí vykonat více práce, aby soubor později rozbalil, až s ním budete chtít pracovat.

Po klepnutí na tlačítko Další se zobrazí druhé dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Druhé dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu

Můžete přejít přímo do dialogového okna Uložit kopii nebo zálohu výběrem příkazu Soubor→Vytvořit zálohu.

3. Uveďte, zda chcete uložit záložní soubor QuickBooks na počítač vaší společnosti nebo do datového centra QuickBooks mimo pracoviště.

Zvolte Local Backup, abyste označili, že chcete uložit záložní kopii souboru na pevný disk počítače nebo na nějaké vyměnitelné úložné zařízení, jako je USB flash disk.

4. Klepnutím na tlačítko Možnosti vyberte umístění zálohy.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Možnosti zálohování, jak je znázorněno.

Dialogové okno Možnosti zálohování

5. Zadejte umístění složky nebo jednotky, do které se má soubor společnosti zálohovat.

Zadejte cestu přímo do textového pole, abyste řekli QuickBooks, kam uložit záložní kopie.

Pokud nevíte, jak zadat cestu, klikněte na tlačítko Procházet. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Browse for Folder, použijte jeho seznam složek k výběru jednotky nebo složky, kterou chcete použít pro zálohy QuickBooks.

6. (Volitelné) Vyberte možnosti zálohování.

Můžete také použít dialogové okno Možnosti zálohování k určení, kdy vám má aplikace QuickBooks připomínat zálohování a jak má aplikace QuickBooks zálohovat:

• Přidání časových razítek: Chcete-li k názvu souboru zálohy přidat datum a čas operace zálohování, zaškrtněte políčko Přidat datum a čas zálohy k názvu souboru (doporučeno).
• Omezení záložních kopií: Chcete-li říci QuickBooks, aby se zbavilo starých záložních kopií, zaškrtněte políčko s názvem Omezit počet záložních kopií v této složce na X a poté pomocí přilehlého textového pole určete, kolik záložních kopií si chcete ponechat.
• Nastavení připomenutí zálohování: Zaškrtněte políčko s názvem Připomenout mi zálohovat, když zavřu soubor své společnosti každých X- krát, abyste určili, že chcete být upozorněni na zálohování souboru QuickBooks, když zavřete QuickBooks. Vaše možnosti intervalu zahrnují pokaždé, pokaždé, když už, tak potřetí a tak dále.
• Povolení ověřování dat: Pomocí ověřovacích tlačítek sdělte QuickBooks, že by měl při zálohování vašich dat zkontrolovat integritu dat. Vyberte přepínač Complete Verification (Recommended) pro nejlepší a nejkomplexnější ověření QuickBooks. Pokud jste někdo, kdo nemá čas na pár vteřin navíc na dvojitou kontrolu, kterou ověření dat zabere, určitě vyberte přepínač Rychlejší ověření. Ještě lépe zahoďte opatrnost úplně za hlavu – opatrnost je každopádně pro miminka – a vyberte přepínač Bez ověření.

7. Po dokončení určování umístění zálohy a možností klepněte na tlačítko OK a potom klepněte na tlačítko Další.

QuickBooks zobrazí dialogové okno (viz následující obrázek), které se vás zeptá, kdy chcete zálohovat.

Dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu se vás zeptá, kdy chcete zálohovat.

8. Určete, kdy chcete zálohovat.

Obvykle chcete zálohovat, když zvolíte příkaz Uložit kopii nebo Zálohovat. V tomto případě, když QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu s otázkou „kdy“, klikněte na přepínač Uložit nyní. Případně můžete říci QuickBooks, aby naplánoval pravidelné zálohování datového souboru QuickBooks podle nějakého chytrého schématu – když se QuickBooks zeptá „kdy“ – kliknutím na přepínač Uložit nyní a naplánovat budoucí zálohy nebo kliknutím na Pouze naplánovat budoucí zálohy přepínač. Pokud QuickBooks řeknete, že chcete naplánovat zálohování, QuickBooks zobrazí několik dialogových oken, která použijete k vytvoření nového plánu zálohování pojmenováním plánu a nastavením dnů a časů, kdy mají být zálohy naplánovány.

9. Klepnutím na tlačítko Dokončit zavřete dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Když určíte, jak má operace zálohování fungovat, klikněte na Dokončit. QuickBooks zálohuje (nebo vytvoří kopii) aktuálního souboru společnosti QuickBooks a uloží tuto novou kopii souboru do umístění zálohy.

A co online zálohování?

Pokud jste všímaví, možná jste si všimli, že dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu obsahuje přepínač Online zálohování. Pokud se chcete dozvědět více o zálohování datového souboru společnosti QuickBooks online – což znamená, že k uložení zálohy použijete počítačovou síť Intuit, nikoli váš počítač nebo nějaký vyměnitelný disk – můžete vybrat tento přepínač.

Za to, co stojí za to, důrazně doporučuji zvážit použití metody online zálohování, a to ze dvou důvodů:

• Přiměřená cena: Online zálohování je mimořádně rozumné (může být dokonce bez dalších poplatků, pokud máte QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus nebo Enterprise), s cenou podle časové osy (měsíční předplatné bude stát více za měsíc než roční předplatné) a na tom, zda zálohujete pouze QuickBooks nebo všechny soubory na vašem PC. Zálohování všech souborů s ročním předplatným se zdá být nejlepší hodnotou.
• Méně úsilí: Online zálohování může zjednodušit a zrychlit zálohování, pokud máte spolehlivé připojení k internetu. Nemusíte si pamatovat zálohování a poté si zálohovací disk vzít domů.

Dva rychlé závěrečné body: Ano, sám používám online možnost zálohování QuickBooks (a zálohuji všechny své důležité soubory). Ne, Intuit mi neplatí nějakou tajnou provizi za nabízení produktu.

Záložní soubory můžete ukládat do složky, která se synchronizuje s cloudovou zálohou, jako je Dropbox, Disk Google nebo OneDrive společnosti Microsoft. Každá z těchto služeb nabízí bezplatné cloudové zálohování typu set-and-forget, pokud využijete bezplatný úložný prostor nabízený některou z nich. Tento typ služby je rozhodně volbou pro uživatele, kteří mají omezený rozpočet nebo omezené zdroje.

Nějaká záložní taktika

Zálohování je většinou věcí zdravého rozumu. Nicméně mi dovolte, abych vám dal několik nápadů, jak, kdy a možná proč byste měli zálohovat:

• Ulehči to. Zmiňuji to ve svém doporučení týkajícím se možnosti online zálohování, ale tento bod si zaslouží zmínku znovu. Nejdůležitější věc, kterou můžete udělat ohledně zálohování datových souborů QuickBooks, je toto: Usnadněte zálohování. To pravděpodobně znamená zvážit možnost online, ale pokud přejdete na místní zařízení, chcete mít vyměnitelné úložné zařízení s vysokou hustotou, které můžete použít s počítačem, který používáte ke spuštění QuickBooks. Používám malý USB flash disk. Vyberte si, jaké zařízení vám nejlépe vyhovuje, ale určitě chcete nějaké podobně snadno použitelné úložné zařízení. V tomto případě snadné znamená, že k zálohování je pravděpodobnější.
• Pravidelně zálohujte. Doporučuji zálohovat pokaždé, když zadáváte transakce do datového souboru QuickBooks. Je zřejmé, že pokud zálohování představuje spoustu práce, nebudete to chtít dělat. Pokud však máte snadný způsob zálohování a pohodlné úložné zařízení, na které můžete zálohovat, můžete – a měli byste – zálohovat pravidelně. Denně není příliš často.
• Uložte záložní kopii datového souboru QuickBooks mimo pracoviště. Ještě jeden důležitý bod, který stojí za zmínku: Mnoho událostí, které mohou zničit nebo poškodit váš datový soubor, je specifických pro váš počítač, jako je selhání pevného disku, virus, nehoda uživatele a tak dále. Některé z událostí, které mohou poškodit nebo zničit váš datový soubor QuickBooks, jsou však specifické pro umístění. Požár, záplava nebo krádež může způsobit ztrátu datového souboru QuickBooks a jeho zálohy. Z tohoto důvodu chcete uložit kopii zálohy mimo pracoviště. Například na konci týdne možná budete chtít strčit flash disk do kapsy košile nebo kabelky a vzít si ho domů. Ujistěte se, že pokud něco poškodí nebo zničí datový soubor QuickBooks, totéž nezničí také záložní datový soubor QuickBooks.