Jak zálohovat datový soubor QuickBooks 2011

Kriticky důležitým úkolem, který musíte vy nebo nějaký spolupracovník dokončit, je zálohování datového souboru QuickBooks. Jen málo položek uložených na pevném disku vašeho počítače si zaslouží takovou péči jako datový soubor QuickBooks. Datový soubor QuickBooks doslova popisuje finanční záležitosti vaší firmy. Rozhodně nechcete ztratit datový soubor.

Naštěstí je zálohování datového souboru QuickBooks poměrně jednoduché. Musíte dokončit pouze tři kroky:

Vyberte Soubor → Vytvořit kopii.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu, které nabízí tři možnosti:

• Uložte záložní kopii souboru QuickBooks

• Vytvořte přenosný soubor společnosti

• Vytvořte kopii účetního

Chcete si uložit záložní kopii, klikněte na možnost Záložní kopie a klikněte na Další.

Při kopírování souboru QuickBooks můžete vytvořit buď úplný záložní soubor, nebo přenosný soubor společnosti. Přenosný soubor společnosti je menší než záložní soubor, takže je pohodlnější se pohybovat. Můžete například snadněji odeslat e-mailem přenosný soubor společnosti. Problém s přenosnými firemními soubory je následující: QuickBooks musí tvrdě pracovat, aby přenosný firemní soubor zmačkal na malou velikost. QuickBooks také musí vykonat více práce, aby později soubor zrušil, až s ním budete chtít pracovat.

Po kliknutí na tlačítko Další se zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Uveďte, zda chcete uložit záložní soubor QuickBooks na server místní společnosti nebo do datového centra QuickBooks mimo pracoviště.

Kliknutím na Local Backup označíte, že chcete uložit záložní kopii vašeho souboru na pevný disk vašeho počítače.

Klepnutím na tlačítko Možnosti vyberte umístění zálohy.

Určete, do které složky nebo umístění na disku se má firemní soubor zálohovat.

(Volitelné) Vyberte možnosti zálohování.

Můžete také použít dialogové okno Možnosti zálohování k určení, kdy vám má aplikace QuickBooks připomínat zálohování a jak má aplikace QuickBooks zálohovat:

• Časová razítka: Chcete-li k názvu souboru zálohy přidat datum a čas operace zálohování, zaškrtněte políčko Přidat datum a čas zálohy k názvu souboru.

• Omezení záložních kopií: Chcete-li QuickBooks sdělit, že se má zbavit starých záložních kopií, zaškrtněte políčko Omezit počet záložních kopií v této složce a poté pomocí přilehlého textového pole určete, kolik záložních kopií si chcete ponechat.

• Připomenutí zálohování: Zaškrtněte políčko Připomeň mi zálohovat, když zavřu soubor své společnosti a přilehlé textové pole, abyste určili, že chcete být upozorněni na zálohování souboru QuickBooks pokaždé, pokaždé, když zavřu soubor, atd. dále, že zavřete QuickBooks.

• Ověření dat: Pomocí tlačítek Ověření sdělte QuickBooks, že by měl při zálohování vašich dat zkontrolovat integritu dat.

Po dokončení zadávání umístění zálohy a možností klepněte na tlačítko Další.

QuickBooks zobrazí dialogové okno s dotazem, kdy chcete zálohovat.

Rozhodněte se, kdy chcete zálohovat.

Obvykle chcete zálohovat, když zvolíte příkaz Uložit kopii nebo Zálohovat. A v tomto případě, když QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu s otázkou „kdy“, klikněte na tlačítko Uložit nyní. Můžete však také říci QuickBooks, aby pravidelně plánoval zálohování podle nějakého chytrého schématu, a to tak, že zvolíte tlačítka Uložit hned a Naplánovat budoucí zálohy nebo tlačítko Pouze naplánovat budoucí zálohy.

Klepnutím na tlačítko Dokončit zavřete dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Poté, co určíte, jak má operace zálohování fungovat, klikněte na Dokončit. QuickBooks zálohuje aktuální soubor společnosti QuickBooks a uloží tuto novou kopii souboru do umístění zálohy.