Jak zadat objednávku v QuickBooks Online

Podniky, které objednávají spoustu věcí od prodejců, často používají nákupní objednávky ke sledování položek na objednávce. Nákupní objednávky v QuickBooks Online (QBO) nemají vliv na žádný z vašich účtů; místo toho vám jednoduše pomohou sledovat, co si objednáváte. A když objednávka dorazí, můžete porovnat zboží, které přichází ve dveřích, se zbožím uvedeným v objednávce, abyste se ujistili, že se shoduje.

Pokud plánujete používat nákupní objednávky, váš objednávkový proces obvykle probíhá následujícím způsobem:

• Zadáte objednávku u dodavatele a zadáte nákupní objednávku do QBO, která odpovídá objednávce, kterou jste zadali.

• Obdržíte položky, které jste si objednali, obvykle spolu s účtem za položky; poté přiřadíte položky, které obdržíte, k nákupní objednávce a zadáte fakturu za položky. Všimněte si, že někdy obdržíte účet bez položek nebo položky bez účtu.

• Platíte účet prodejce.

Objednávku zadáte pomocí okna transakce nákupní objednávky; toto okno můžete otevřít buď ze stránky Výdajové transakce nebo z nabídky Vytvořit (znaménko plus). Typická nákupní objednávka vypadá jako zde zobrazená a všimnete si, že okno se velmi podobá oknu Kontrola.

Okno Objednávka.

Když vyplníte okno transakce nákupní objednávky, QBO přiřadí nákupní objednávce stav Otevřeno; stav se objeví hned pod jménem dodavatele v levém horním rohu okna transakce.

Když obdržíte zboží, fakturu dodavatele nebo obojí, zaznamenáte fakturu nebo šek, výdajovou transakci nebo poplatek z kreditní karty a ukážete, co jste zaplatili (nebo co dlužíte) dodavateli.

Když vyberete dodavatele, který má otevřené nákupní objednávky pro některý z těchto typů transakcí, zobrazí se na pravé straně okna panel s dostupnými nákupními objednávkami. Objednávku přidáte k transakci stejným způsobem, jakým jste přidali účtenku do transakce šeku: kliknutím na tlačítko Přidat. Zde byla otevřena transakce šeku a je vybrán dodavatel, který má otevřené objednávky.

Okno Kontrola s vybraným dodavatelem, který má otevřené nákupní objednávky.

Když klepnete na Přidat a přidáte nákupní objednávku do transakce, QBO přidá řádky nákupní objednávky na první dostupný řádek v části Podrobnosti položky transakce Kontrola. QBO také uvádí pod jménem dodavatele, že transakce šeku má jednu propojenou transakci.

Kontrola transakce po přidání nákupní objednávky.

Pokud uložíte transakci kontroly a poté znovu otevřete nákupní objednávku, QBO změnil stav nákupních objednávek z otevřených na uzavřený, abyste náhodou nepřidali nákupní objednávku k jiné transakci.

Pokud do transakce přidáte nesprávnou nákupní objednávku, můžete odstranit řádek nákupní objednávky v části Podrobnosti položky kliknutím na ikonu koše na pravém okraji řádku.

QBO nemůže k transakci přidat pouze část nákupní objednávky. Pokud tedy obdržíte pouze část nákupní objednávky, přidejte nákupní objednávku ke své transakci a poté zaznamenejte platbu za část objednávky, kterou jste obdrželi, odstraněním řádků ze šeku pro položky, které jste neobdrželi. Chcete-li pokračovat ve sledování zbývající části nákupní objednávky, můžete ručně uzavřít původní nákupní objednávku a vytvořit novou nákupní objednávku, která bude obsahovat zbývající nevyřízené položky; když vytváříte druhou nákupní objednávku – v podstatě zpětnou objednávku – zkuste jí přiřadit číslo, které vám pomůže ji sledovat ve vztahu k původní nákupní objednávce.

Můžete použít svá vlastní čísla nákupních objednávek, pokud zvolíte Gear→ Firemní nastavení→ Výdaje. Poté klikněte na tužku vedle nákupních objednávek a upravte nastavení nákupní objednávky, zaškrtněte políčko Vlastní čísla transakcí a poté klikněte na Uložit.

Pokud potřebujete identifikovat otevřené nákupní objednávky, použijte sestavu Seznam otevřených nákupních objednávek.