Jak vyvážit bankovní účet v QuickBooks 2021

Vyrovnání bankovního účtu je v QuickBooks pozoruhodně snadné. Ve skutečnosti půjdu tak daleko, že řeknu, že pokud máte nějaké problémy, pramení z . . . dobře, nedbalé vedení záznamů, které předcházelo vašemu použití QuickBooks .

Dost toho blábolení. Začnu popisem, jak sladíte účet.

Poskytněte informace QuickBooks z bankovního výpisu

Při odsouhlasení, jak asi víte, porovnáváte své záznamy o bankovním účtu s bankovními záznamy o stejném účtu. Měli byste být schopni vysvětlit jakýkoli rozdíl mezi těmito dvěma účty – obvykle poukazem na kontroly, které jste napsali a které ještě nebyly zúčtovány. (Někdy vklady spadají do stejné kategorie; zaznamenáte vklad a odešlete jej poštou, ale banka ještě nepřipsala na váš účet.)

Prvním krokem je tedy poskytnutí informací o bankovním účtu společnosti QuickBooks. Tyto informace získáte z měsíčního výpisu. Dejte QuickBooks figurky, které potřebuje, následovně:

1. Vyberte Bankovnictví → Srovnat nebo klikněte na ikonu Vyrovnat na domovské obrazovce.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Zahájit odsouhlasení, jak je znázorněno.

Pokud máte několik bankovních účtů, možná budete muset vybrat účet, který chcete odsouhlasit.

Dialogové okno Zahájit odsouhlasení

2. Pokud zobrazený bankovní účet není ten, který chcete odsouhlasit, otevřete rozevírací nabídku Účet a vyberte správný účet.

3. Do textového pole Datum výpisu zadejte datum bankovního výpisu.

Pomocí tlačítek plus (+) a mínus (–) můžete upravit datum po jednom dni. Můžete také kliknout na tlačítko Kalendář na pravém konci textového pole Datum výpisu a vybrat datum z kalendáře.

Podívejte se na online Cheat Sheet pro seznam dalších tajných triků pro úpravu data.

4. Ověřte počáteční zůstatek bankovního výpisu.

QuickBooks zobrazí částku v části Počáteční zůstatek na obrazovce.

5. Do textového pole Konečný zůstatek zadejte konečný zůstatek z vašeho bankovního výpisu.

6. Zadejte poplatek za služby banky.

Pokud je na výpisu z účtu uveden poplatek za službu a vy jste jej ještě nezadali, přesuňte kurzor do textového pole Servisní poplatek a zadejte částku. (Zadejte například 10 pro servisní poplatek 10 USD.)

7. Zadejte datum transakce pro transakci poplatku za službu.

QuickBooks přidá jeden měsíc k datu poplatku za službu od posledního odsouhlasení. Pokud toto datum není správné, zadejte správné.

8. Přiřaďte bankovní poplatek za služby k účtu.

Do prvního textového pole Účet – vedle textového pole Datum zadejte nákladový účet, ke kterému přiřazujete poplatky za bankovní služby. Kliknutím na šipku dolů aktivujte rozevírací nabídku, zvýrazněte kategorii pomocí kláves se šipkami a stiskněte klávesu Enter. Vsadím se o cokoli, že tyto poplatky zaznamenáte na účet Poplatky za bankovní služby, který QuickBooks standardně nastavuje.

Pokud jste řekli QuickBooks, že chcete také sledovat částky příjmů a výdajů pomocí tříd, QuickBooks přidá do dialogového okna Zahájit odsouhlasení textová pole Třídy, abyste mohli shromažďovat tyto informace.

9. Zadejte úrokový výnos účtu.

Pokud účet za daný měsíc získal úrok a vy jste tuto částku ještě nezadali, zadejte částku do textového pole Získaný úrok.

10. Zadejte datum transakce pro transakci úrokového výnosu.

Už víte, jak zadávat data. Nebudu vás nudit tím, že to znovu vysvětlím (ale pokud máte potíže, viz krok 3).

11. Přiřaďte úrok k účtu.

Do druhého textového pole Účet zadejte účet, ke kterému má být úrok z tohoto účtu přiřazen. Vsadím se, že to zaznamenáte pod účtem úrokového příjmu, který je v dolní části rozbalovací nabídky Účet. Chcete-li vybrat kategorii z nabídky Účet, aktivujte nabídku kliknutím na šipku dolů, zvýrazněte kategorii a stiskněte klávesu Enter.

12. Klepněte na tlačítko Pokračovat.

QuickBooks zobrazí okno Reconcile, jak je znázorněno.

Okno Vyrovnání

Označte proplacené šeky a vklady

V okně Odsouhlasení sdělíte QuickBooks, které vklady a šeky byly v bance zúčtovány. (Tyto informace naleznete ve svém bankovním výpisu.) Postupujte takto:

1. Identifikujte první vklad, který byl zúčtován.

Víš, jak to udělat, jsem si jistý. Stačí zalistovat ve výpisu z účtu a najít první vklad.

2. Označte první zúčtovaný vklad jako vyřízený.

Procházejte transakce uvedené v části Vklady a jiné kredity v okně Odsouhlasení, vyhledejte vklad a poté na něj klikněte. Případně můžete vklad zvýraznit pomocí kláves Tab nebo šipek a poté stisknutím mezerníku. QuickBooks umístí zaškrtnutí před vklad, aby jej označil jako vyčištěný, a aktualizuje zůstatek zúčtovaného výpisu.

Pokud máte velký počet vkladů k vyúčtování a můžete je rychle identifikovat, klikněte na tlačítko Označit vše a poté jednoduše zrušte označení transakcí, které nejsou na výpisu z účtu. Chcete-li zrušit označení transakce, klikněte na ni. Značka zaškrtnutí zmizí.

3. Zaznamenejte všechny vymazané, ale chybějící vklady.

Pokud nemůžete najít zálohu v okně Odsouhlasení, ještě jste ji nezadali do evidence. Mohu jen hádat, proč jste to nezadali. Možná jsi jen zapomněl. Zavřete nebo deaktivujte okno Odsouhlasení kliknutím na tlačítko Opustit. Nyní otevřete registr a zadejte vklad do registru běžným způsobem. Chcete-li se vrátit do okna Sesouhlasení, buď je znovu otevřete, nebo znovu aktivujte. Nebo, chcete-li, zvolte Bankovnictví → Provádět vklady a otevřete obrazovku vkladu přímo v horní části okna Vyrovnání. Zaznamenejte vklad a poté klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Když znovu otevřete okno Vyrovnání, vklad se objeví v oblasti Vklady a další kredity.

4. Opakujte kroky 1–3 pro všechny vklady uvedené na výpisu z účtu.

Ujistěte se, že se data shodují a že částky vkladů jsou správné. Pokud nejsou, vraťte se k transakcím a opravte je. Chcete-li se dostat k transakci, klikněte na tlačítko Přejít. Zobrazí se okno Zapsat šeky nebo Provést vklady, kde byla transakce původně zaznamenána. Proveďte tam opravy a poté klikněte na Uložit a zavřít. Vrátíte se do okna Vyrovnání.

5. Identifikujte první kontrolu, která byla zrušena.

Žádný pot, že? Stačí najít první šek nebo výběr uvedený na výpisu z účtu.

QuickBooks vám umožňuje seřadit transakce uvedené v okně Odsouhlasení kliknutím na záhlaví sloupců v části Šeky a platby a v části Vklady a jiné kredity. Možná budete chtít s touto šikovnou funkcí trochu experimentovat. Třídění a přetřiďování transakcí – zejména na bankovních účtech s velkým objemem transakcí – často usnadňuje práci při odsouhlasení bankovního účtu.

6. Označte první zrušený šek jako zrušený.

Procházejte transakce uvedené v části Šeky a platby v okně Odsouhlasení; najít první kontrolu; a poté na něj klikněte. Můžete jej také zvýraznit stisknutím klávesy Tab a šipky. Poté stiskněte mezerník. QuickBooks vloží zaškrtnutí pro označení této transakce jako vymazané a aktualizuje zůstatek zúčtovaného výpisu.

7. Zaznamenejte všechny chybějící, ale vymazané kontroly.

Pokud nemůžete najít šek nebo výběr v QuickBooks, hádejte co? Ještě jste to nezadali do registru. Zavřete nebo deaktivujte okno Odsouhlasení kliknutím na jeho tlačítko Opustit nebo aktivací jiného okna. Poté zobrazte registr a zadejte šek nebo výběr. Chcete-li se vrátit do okna Vyrovnání, znovu jej otevřete nebo aktivujte. Nebo můžete zvolit Bankovnictví → Zapsat šeky, vytvořit šek přímo v horní části okna Odsouhlasení a poté kliknout na Uložit a zavřít pro návrat na obrazovku Odsouhlasení a pokračovat tam, kde jste přestali.

8. Opakujte kroky 5–7 pro všechny výběry uvedené na výpisu z účtu.

Tyto kroky netrvají příliš dlouho. Odsouhlasení účtu mi každý měsíc trvá asi dvě minuty. Nedělám si legraci ani nepřeháním. Dvěma minutami opravdu myslím dvě minuty.

Pokud je rozdíl roven nule

Po označení všech zúčtovaných šeků a vkladů by se měl rozdíl mezi Zúčtovaným zůstatkem na účtu a Konečným zůstatkem výpisu z účtu rovnat nule. Všimněte si, že jsem řekl, že by měl – nebude.Okno pozadí na výše uvedeném obrázku je okno Reconcile, ve kterém je vše hutné. Vidíte, že na obrázku výše je v pravém dolním rohu okna sesouhlasení nulový rozdíl? To znamená, že váš bankovní účet a soubor QuickBooks jsou synchronizované. Pokud je rozdíl malý, hledejte malé rozdíly mezi částkami šeků v registru a skutečnými proplacenými šeky na výpisu z účtu. Pokud u konkrétního šeku najdete nesrovnalost, klikněte na tlačítko Přejít na, přejděte na šek a změňte částku. Kliknutím na Uložit a zavřít se vrátíte zpět do okna Vyrovnání.

Dialogové okno Vybrat zprávu o odsouhlasení

Pokud se rozdíl rovná nule, jste hotovi. Klikněte na tlačítko Srovnat nyní. QuickBooks zobrazí okno s blahopřejnou zprávou (viz obrázek výše), které vám sdělí, že odsouhlasení je dokončeno. Jako odměnu za to, že jste tak hodný chlapec nebo dívka, se okno se zprávou zeptá, zda chcete zdarma vytisknout souhrnnou nebo podrobnou zprávu o odsouhlasení, kterou zaplatíte za všechny náklady. Pokud chcete sestavu vytisknout, klepněte na Souhrn nebo Podrobnosti a poté na OK; jinak stačí kliknout na Zavřít.

Nemůžete se rozhodnout, zda vytisknout zprávu o odsouhlasení? Pokud nejste obchodním účetním nebo účetním, který provádí odsouhlasení bankovního účtu pro někoho jiného – například vašeho zaměstnavatele nebo klienta – nemusíte sestavu odsouhlasení tisknout. Vše, co tisk dělá, je prokázat, že jste účet odsouhlasili. (Tento důkaz je v zásadě důvodem, proč byste si měli vytisknout zprávu, pokud jste účetní nebo účetní. Osoba, pro kterou provádíte odsouhlasení účtu, bude vědět, že jste svou práci udělali, a bude mít kus papíru, na který se můžete obrátit na později s případnými dotazy.) V případě potřeby se také můžete kdykoli vrátit a zprávu vytisknout později. Chcete-li získat přístup k sestavám odsouhlasení, které QuickBooks uložil, zvolte Zprávy→Bankovnictví→Předchozí odsouhlasení.

Nyní je každý vklad, výběr a šek, které jste zúčtovali, označen zaškrtnutím ve vašem registru. Pokud mi nevěříte, otevřete si registr a zjistěte to.

Pokud se rozdíl nerovná nule

Pokud se rozdíl nerovná nule, máte problém. Pokud klepnete na tlačítko Reconcile Now, QuickBooks vám zobrazí dialogové okno Reconcile Adjustment, zobrazené níže. Toto dialogové okno vám sdělí, jak nevyrovnaný je váš účet, a zeptá se, zda chcete upravit nesprávně nastavený účet.

Dialogové okno Úpravy sladit

Klepněte na tlačítko Návrat k odsouhlasení, pokud se chcete vrátit do okna Odsouhlasení a zahájit hledání chybějící nebo nesprávně zadané transakce.

Chcete-li vynutit souhlas obou částek, klepněte na OK. Vynutit si souhlas dvou částek není moc dobrý nápad. K tomu QuickBooks přidá zúčtovanou transakci rovnající se rozdílu.

Odložit odsouhlasení (kliknutím na tlačítko Opustit odsouhlasení) a nezvolit úpravu zůstatku na bankovním účtu je obvykle nejlepší přístup, protože problém můžete najít a opravit později, až budete mít nové oči. Poté můžete restartovat odsouhlasení a dokončit práci. (Restartujete odsouhlasení stejným způsobem, jakým je zakládáte.)