Jak vytvořit přizpůsobený formulář faktury v QuickBooks 2010

Ačkoli si můžete vybrat předdefinovanou šablonu formuláře faktury pro své faktury, QuickBooks 2010 vám poskytuje větší flexibilitu. Můžete také vytvořit vlastní šablony formuláře faktury a navrhnout tak fakturu, která bude vypadat přesně tak, jak chcete.

1Vyberte Zákazníci→Vytvořit faktury.

Zobrazí se okno Vytvořit faktury.

2 Klepněte na tlačítko Přizpůsobit.

QuickBooks zobrazí okno Customize QuickBooks Forms.

3 Klepněte na tlačítko Upravit rozvržení dat.

Pokud klepnete na tlačítko Upravit rozvržení dat, měl by QuickBooks zobrazit dialogové okno Základní přizpůsobení.

Případně klikněte na tlačítko Vytvořit nový návrh a přejděte na webovou stránku, která vás provede relací plnohodnotného grafického návrhu formuláře faktury. Jednoduše postupujte podle pokynů webové stránky, které se zobrazují na webových stránkách.

4 Klepněte na tlačítko Spravovat šablony.

Zobrazí se dialogové okno Spravovat šablony.

5 Vyberte šablonu faktury, kterou chcete přizpůsobit.

QuickBooks zpočátku dodává vlastní šablonu faktury a šablonu finančního poplatku, kterou si můžete přizpůsobit.

Alternativně můžete vybrat jednu ze stávajících šablon a poté kliknout na Kopírovat, abyste vytvořili a poté přizpůsobili jednu z těchto šablon a zároveň zachovali původní.

6 Klepněte na tlačítko OK.

QuickBooks zavře dialogové okno Správa šablon a vrátí vás do dialogového okna Základní přizpůsobení.

7Chcete-li na faktury přidat logo, zaškrtněte políčko Použít logo.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Vybrat obrázek.

8V dialogovém okně Vybrat obrázek vyberte soubor grafického obrázku, který zobrazuje vaše logo.

Dialogové okno Vybrat obrázek funguje jako standardní dialogové okno pro otevření souboru ve Windows.

9 Chcete-li do faktur přidat barvu, vyberte barevné schéma, které chcete použít, z rozevíracího seznamu Vybrat barevné schéma a poté klikněte na tlačítko Použít barevné schéma.

Barvu přidávejte pouze v případě, že máte barevnou tiskárnu a je vám jedno, že za barevný inkoust utratíte malé jmění.

10 Chcete-li změnit písmo, vyberte požadovaný kousek textu ze seznamu Změnit písmo pro a klepněte na tlačítko Změnit písmo.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Příklad.

11Pomocí možností Písmo, Styl písma a Velikost v dialogovém okně Příklad určete, jak má vybraný kousek textu vypadat.

Dialogové okno Příklad obsahuje pole Ukázka, které ukazuje, jak vypadají změny vašeho písma.

12Až dokončíte specifikaci písma, klepněte na OK.

Dialogové okno Příklad se zavře.

13V části Informace o společnosti a transakci v dialogovém okně Základní přizpůsobení zaškrtněte políčka odpovídající informacím, které chcete zahrnout.

Pokud chcete, aby se na formuláři faktury objevil název společnosti – to znamená, že nepoužíváte hlavičkový papír nebo předtištěné formuláře faktury – zaškrtněte políčko Název společnosti.

14 (Volitelné) Klepněte na tlačítko Další přizpůsobení.

Pokud se tlačítko Další přizpůsobení ve spodní části dialogového okna Základní přizpůsobení nezobrazí – a v některých verzích QuickBooks ne – klikněte na tlačítko Zrušit.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Další přizpůsobení. Dialogové okno Další přizpůsobení nemůžete použít, pokud pracujete s jednou z výchozích šablon faktur – pouze pokud pracujete s kopií. V souladu s tím vás QuickBooks může vyzvat k vytvoření kopie šablony faktury.

15Na záložce Záhlaví zadejte informace, které se mají zobrazovat v horní části okna Vytvořit faktury a v horní části formuláře skutečné tištěné faktury.

Tyto informace obsahují číslo faktury, datum faktury a fakturační a dodací údaje.

16Pomocí zaškrtávacích polí Výchozí název určete, zda se má název formuláře objevit na obrazovkové verzi faktury a na tištěné verzi faktury.

Verze obrazovky se objeví v okně Vytvořit faktury.

17Do textového pole Výchozí název zadejte název formuláře.

Zadejte jakoukoli popisnou frázi, která se má zobrazovat v horní části faktur.

18Pomocí zaškrtávacích polí Datum určete, zda se má datum objevit na obrazovce a tisknout verze faktury.

Uveďte také, jaký štítek by měl být použit k popisu data faktury.

19 Klepněte na kartu Sloupce v dialogovém okně Další přizpůsobení.

Otevře se karta Sloupce.

20Zaškrtnutím políček a zadáním popisných štítků do textových polí Název určete, které sloupce chcete zobrazit.

Pomocí zaškrtávacích políček Obrazovka a Tisk určete, zda se má konkrétní informace na úrovni sloupce objevit jako sloupec v okně Vytvořit faktury nebo na skutečně vytvořené faktuře.

21Umístěte sloupce v požadovaném pořadí zadáním hodnot do textových polí Pořadí položek.

Pokud se má číslo nebo kód položky objevit například v prvním sloupci vlevo, zadáte hodnotu 1 do textového pole Objednávka položky.

22 (Volitelné) Klepněte na kartu Prog Cols.

Na této kartě můžete přidávat a odebírat informace, jako je objednaná částka, dříve fakturovaná částka a případné doobjednané částky.

23 Klepněte na kartu Zápatí.

Na této kartě můžete určit, jaké informace se zobrazí v okně Vytvořit faktury pod oblastí sloupců a na skutečné vytištěné faktuře pod oblastí sloupců.

24Pokud chcete, aby se zobrazily nějaké informace v zápatí, zaškrtněte políčko Obrazovka a políčko Tisk; chcete-li změnit bit textu, který QuickBooks používá, upravte obsah textového pole Název.

Informace v zápatí zahrnují zákaznickou zprávu, celkovou částku faktury, informace o platbách a kreditu, pole splatnosti zůstatku a (volitelně) delší textové pole.

25 Klepněte na kartu Tisk.

Na této kartě můžete ovládat, jak QuickBooks tiskne faktury, které používají šablonu, kterou jste si přizpůsobili.

26Vyberte přepínač v horní části karty.

Přepínače v horní části karty vám umožňují určit, že při tisku této konkrétní šablony faktury by měl QuickBooks použít běžné nastavení staré tiskárny faktur nebo jiná speciální nastavení tisku.

27 Klepněte na tlačítko OK.

QuickBooks uloží vaše změny a zavře dialogové okno Další přizpůsobení.