Jak vytvořit počáteční zkušební zůstatek QuickBooks 2013

Bez ohledu na to, zda používáte verzi Express Start nebo verzi Advanced Setup/EasyStep Interview procesu instalace QuickBooks, ve skutečnosti nezískáte kompletní zkušební zůstatek do souboru společnosti QuickBooks pouhým nastavením. Za předpokladu, že budete postupovat podle pokynů a tipů uvedených v předchozích odstavcích, získáte do QuickBooks pouze svůj bankovní účet, pohledávky, zásoby a závazky.

Přesto musíte do QuickBooks zadat všechny chybějící informace o zkušebním zůstatku, abyste mohli začít získávat dobré zprávy z QuickBooks a používat QuickBooks pro poskytování finančních údajů do vašich daňových přiznání.

Chcete-li zaznamenat zbytek počátečního zkušebního zůstatku, zaznamenejte zápis do deníku. Zápis do deníku zaznamená zbývající částky zkušebního zůstatku pro všechny vaše ostatní účty k datu konverze nebo zahájení: účty jiné než vaše bankovní účty, pohledávky, závazky a zásoby.

Jako jednoduchý příklad, který vám ukáže, jak to funguje, předpokládejme, že máte zkušební zůstatek zobrazený v následující tabulce.

Zkušební bilance

Vezměte prosím na vědomí, že na bankovním účtu není evidován žádný zůstatek, není evidován žádný zůstatek u pohledávek (tento účet se ani neobjevuje ve zkušebním zůstatku) a žádné zůstatky se neevidují u zásob nebo závazků (protože tyto účty mají nulu zůstatky k datu konverze).

Pro účely tohoto příkladu není hotovostní zůstatek bankovním účtem, ale je to ve skutečnosti hotovost: zásuvka stolu plná použitých bankovek nízké nominální hodnoty s nesouvislými sériovými čísly.

Následující obrázek ukazuje, jak vypadá okno Make General Journal Entries, když zaznamenává chybějící informace zkušebního zůstatku. Po zaznamenání tohoto zápisu do deníku je zkušební zůstatek správný k datu zahájení.

Vyberte příkaz Společnost→ Vytvořit záznam do deníku. Když QuickBooks zobrazí okno Všeobecné položky deníku, použijte sloupce Účet, Debet a Kredit k zaznamenání položky deníku.

Pokud vás představa zápisu do deníku děsí, můžete se ocitnout v maléru. Abyste si mohli založit QuickBooks jindy než na začátku roku, musíte si osvojit práci s podvojným účetnictvím.

To bohužel znamená, že pokud nastavujete QuickBooks někdy v polovině roku, musíte zadat obecný záznam do deníku, abyste napravili podivnosti, které nastavení QuickBooks vytváří. Pokud nevíte, jak funguje podvojné účetnictví – pokud debetní a kreditní nejsou vaši přátelé – pravděpodobně budete potřebovat někoho, kdo vám pomůže.

Poznámka: Toto by neměl být velký projekt – pro případ, že byste se rozhodli zavolat svou CPA. Pokud vaše CPA přijde do vaší kanceláře a máte-li pro ni připravený zkušební zůstatek, mělo by jí trvat jen několik minut, než zadá nezbytný zápis do obecného deníku. Možná jí koupíte pěkný oběd a tím se vyrovná skóre.

Příklad ze skutečného života na závěr

Dobře, pravdivá přiznání. Příklad, který uvádím v předchozích čtyřech odstavcích? Pravděpodobně nebudete mít to štěstí, že zápis do deníku počátečního zkušebního zůstatku bude tak jednoduchý. Pravděpodobně se budete muset vypořádat s bankovním účtem a zůstatky na účtech pohledávek, závazků nebo zásob. Nyní vám proto ukážu, jak to funguje.

Předpokládejme, že máte zkušební váhy uvedené v tabulce 1-2. Všimněte si, že v tomto příkladu (na rozdíl od předchozího příkladu) je první zobrazený účet — ten s 5 000 $ — bankovní účet.

Další zkušební bilance

Zde je záludná část zaznamenávání této zkušební bilance. Všechny tyto informace o zkušebním zůstatku nemusíte zaznamenávat do deníku. Protože bankovní účet, pohledávky, závazky a zásoby již byly zaznamenány, pokud jste během procesu nastavení QuickBooks přidali informace o zákazníkovi, dodavateli, položce a bankovním účtu, stačí zadat zbytek zkušebního zůstatku.

Protože však nebudete zaznamenávat celý zkušební zůstatek, váš záznam v deníku nejenže nebude odpovídat skutečnému zkušebnímu zůstatku, ale také nebude zůstatek. Aby to bylo vyvážené, vložíte rozdíl do účtu, který QuickBooks poskytuje právě pro tento druh účetního šílenství: účet Opening Balance Equity (viz následující obrázek).