Jak vytvořit odhad práce v QuickBooks 2016

V QuickBooks začíná kalkulace práce odhadem. Odhad je jen seznam odhadovaných nákladů budete vzniknout nějakou práci, kterou budu vykonávat z nějakého zákazníka. Za předpokladu, že jste již vytvořili úlohu a řekli QuickBooks, že používáte odhady, postupujte podle následujících kroků, abyste vytvořili odhad:

Vyberte Zákazníci → Vytvořit odhady.

QuickBooks otevře formulář Create Estimates, který se neuvěřitelně podobá formuláři Create Invoices, který jste viděli, pokud jste s QuickBooks vůbec pracovali.

Okno Vytvořit odhady.

Začněte vyplňovat prázdná místa.

Z rozevíracího seznamu v horní části formuláře vyberte příslušný Zákazník:Úloha. QuickBooks automaticky vyplní do formuláře tolik informací, kolik může – obvykle alespoň textové pole Jméno/Adresa. V příkladu je zakázka „Unikátní design pro Grotto Shop“, „Unikátní design pro Grotto Shop“ je fiktivní zakázka, kterou vaše fiktivní maloobchodní společnost souhlasila s provedením.

Pokud jste nakonfigurovali QuickBooks pro sledování tříd, zobrazí se příslušný rozevírací seznam uprostřed nahoře ve formuláři. Pokračujte a použijte krabici, pokud je to vhodné.

Neváhejte a změňte výchozí nastavení — například Datum a Odhad #.

Přidejte řádkové položky — podrobnosti, podrobnosti, podrobnosti.

Podrobnosti okna Vytvořit odhady vyplníte stejným způsobem, jako vyplňujete podrobnosti okna Vytvořit faktury.

Jedno pole, které je jedinečné pro okno Vytvořit odhady, je Markup. Pole Markup, které se zobrazuje v některých verzích okna Vytvořit odhady, přidává určité procento z celkové ceny řádkové položky. Podívejte se na obrázek výše, kde jsou procenta přirážky specifikována jako 100 %, takže hodnoty ve sloupci Částka se zdvojnásobí ve sloupci Celkem nebo se zvýší o 100 %.

Pokud by se však zadaná přirážka rovnala 100 (a ne 100 %), hodnoty zobrazené ve sloupci Celkem by byly všechny o 100 USD vyšší. Pole Markup se nezobrazuje ve všech verzích šablony Odhady: pouze v šablonách Vlastní odhad a Návrh.

Každá řádková položka, kterou chcete zahrnout do odhadu úlohy, musí být popsána v seznamu položek. Všimněte si, že protože často prodáváte práci klientům a zákazníkům pomocí částečně odhadu, obvykle budete chtít zahrnout úplný popis položek.

(Volitelné) Přidejte jakékoli volitelné informace.

Ke shromažďování a ukládání dalších informací použijte kterékoli z dalších polí dostupných v okně Vytvořit odhady. Například, stejně jako v okně Vytvořit faktury, můžete kliknout na rozevírací seznam Zákaznická zpráva a vybrat nebo napsat přátelskou zprávu.

Můžete také použít pole Memo k tomu, abyste si napsali poznámku týkající se úlohy. Nebo možná přidejte nějaké poznámky ke scénáři, o kterém jste přemýšleli, že jej předložíte studiím. Cokoli se vám hodí.

Pokud chcete do okna Vytvořit odhady zahrnout další položky, můžete si toto okno přizpůsobit. Klepnutím na kartu Formátování zobrazte pás karet Formát a poté klikněte na tlačítko Upravit rozvržení dat. QuickBooks zobrazí dialogové okno, které můžete použít k řízení, které bity informací se objeví v odhadu.

Před tiskem odhadu mějte na paměti, že informace v okně Vytvořit odhady nejsou stejné jako v písemném odhadu. Chcete-li vidět, jak vypadá tištěná verze, klikněte na šipku dolů pod tlačítkem Tisk v okně Vytvořit odhady a z rozevíracího seznamu vyberte Náhled. Výsledkem je obraz na celou stránku, zmenšený tak, aby se vešel na obrazovku.

Pokud jste svůj odhad ještě neuložili, pokračujte a klikněte buď na tlačítko Uložit a nový nebo na tlačítko Uložit a zavřít.

Chcete-li odhad (nebo jakýkoli online formulář QuickBooks) prozkoumat blíže, klepněte na tlačítko Přiblížit v horní části obrazovky Náhled tisku nebo přesuňte kurzor myši na obrázek. Když kurzor vypadá jako lupa se znaménkem plus (+), klikněte levým tlačítkem myši. Protože tímto způsobem můžete vidět pouze část náhledu, použijte posuvníky ve spodní a pravé části oken k přesunu do různých oblastí.

Všimněte si, že lupa má nyní znaménko mínus (–) a tlačítko Přiblížit se přepne na Oddálit. Pokud vyplníte více než jeden odhad, můžete pomocí tlačítek Předchozí stránka a Další stránka na obrazovce Náhled tisku zobrazit další odhady. Po dokončení klepněte na tlačítko Zavřít.

Když se vrátíte do okna Vytvořit odhady, klepněte na tlačítko Tisk; QuickBooks Pro zobrazí dialogové okno Print One Estimate. Kliknutím na Tisk vytisknete odhad bez dalších kroků.

Pokud jste dosud nepoužili QuickBooks k tisku odhadů, možná budete muset nejprve nastavit tiskárnu pro tento úkol. Chcete-li tak učinit, vyberte Soubor → Nastavení tiskárny a poté vyberte Odhad z rozevíracího seznamu Název formuláře. Zadejte nastavení tiskárny, která chcete pro tisk odhadů. (Tento proces funguje stejně jako při tisku jiných formulářů, například faktur.) Po dokončení klepněte na OK.

Dialogové okno Tisk jednoho odhadu, které QuickBooks zobrazí po klepnutí na tlačítko Tisk v okně Vytvořit odhady, také funguje stejným způsobem jako dialogové okno Tisk jedné faktury.