Jak vytvořit objednávku v QuickBooks 2013

Nákupní objednávka má jednoduchý účel: sděluje některému dodavateli, že chcete koupit nějakou položku. Objednávka je ve skutečnosti kupní smlouvou. Chcete-li použít QuickBooks 2013 k vytváření nákupních objednávek, postupujte takto:

Řekněte QuickBooks, že chcete vytvořit nákupní objednávku výběrem Dodavatelé→Vytvořit nákupní objednávky.

Pokud nabídka Dodavatelé neposkytuje příkaz Vytvořit nákupní objednávky, QuickBooks neví, že chcete vytvořit nákupní objednávky.

Použijte rozevírací seznam nabídky Dodavatel k identifikaci dodavatele, od kterého chcete položku zakoupit.

V rozevíracím seznamu Dodavatelé jsou uvedeni všichni dodavatelé ve vašem Seznamu dodavatelů.

(Volitelné) Klasifikujte nákup pomocí rozevíracího seznamu Třída.

(Volitelné) V rozevíracím seznamu Odeslat v pravém horním rohu nákupní objednávky zadejte jinou adresu pro odeslání.

Rozbalovací seznam Odeslat zobrazuje seznam všech vašich zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců. Adresu pro odeslání vyberete výběrem jednoho z těchto dalších jmen. Poté, co vyberete položku ze seznamu Odeslat, QuickBooks vyplní pole Adresa pro odeslání příslušnými informacemi.

Karty Hlavní, Formátování a Zpráva v okně Vytvořit nákupní objednávky obsahují některá standardní a známá tlačítka a pole: Předchozí, Další, Tisk, Najít, Pravopis, Historie a Šablona.

Potvrďte datum objednávky.

Zpočátku QuickBooks vloží aktuální systémové datum do pole Datum. Měli byste však potvrdit, že datum, které QuickBooks zadá jako datum nákupní objednávky, je správné. Toto je datum smlouvy. Datum často určuje smluvní podmínky – například počet dní, během kterých má být položka odeslána.

Potvrďte číslo nákupní objednávky.

Číslo nákupní objednávky nebo číslo objednávky jednoznačně identifikuje doklad nákupní objednávky. QuickBooks za vás sekvenčně čísluje nákupní objednávky a umístí příslušné číslo do pole Číslo objednávky. Odhad, který QuickBooks dělá ohledně správného čísla nákupní objednávky, je obvykle správný. Pokud není správné, můžete zadat náhradní číslo.

Potvrďte informace o dodavateli a odeslání.

Blok Vendor a Blok Ship To identifikuje prodejce, od kterého položku kupujete, a adresu, na kterou chcete, aby dodavatel zásilku poslal. Tyto informace by měly být správné, pokud je váš seznam dodavatelů aktuální a pokud jste správně použili rozevírací seznam Odeslat, abyste v případě potřeby určili alternativní adresu pro doručení.

Přesto ověřte, že informace zobrazené v těchto dvou blocích adres jsou správné. Pokud informace nejsou správné, samozřejmě to opravte. Informace o bloku adresy můžete upravit tak, že vyberete nesprávné informace a znovu zadáte, co se má zobrazit.

Popište každou položku, kterou chcete objednat.

Pomocí sloupců v okně Vytvořit nákupní objednávky můžete podrobně popsat každou položku, kterou chcete v rámci nákupu objednat. Každá položka jde na svůj vlastní řádek. Chcete-li popsat položku, kterou chcete zakoupit od dodavatele, poskytněte následující informace:

• Položka: Sloupec Položka je místo, kde zaznamenáte jedinečné číslo položky pro položku, kterou chcete koupit. Pamatujte, že položky je třeba zadat nebo popsat v seznamu položek. Hlavní věc, kterou byste měli vědět o seznamu položek, je, že vše, co chcete zobrazit na faktuře – nebo v tomto případě na objednávce – musí být popsáno v souboru položek.

• Popis: Ve sloupci Popis popíšete položku, kterou vyberete. Můžete také upravit pole Popis tak, aby dávalo smysl zákazníkům nebo dodavatelům.

• Množství: Sloupec Množství určuje množství položky, které chcete. Do tohoto pole samozřejmě zadáte počet položek, které chcete.

• Sazba: Sloupec Sazba uvádí cenu za jednotku nebo sazbu za jednotku pro položku. Všimněte si, že QuickBooks používá pro tento sloupec různé štítky v závislosti na typu firmy, kterou jste nastavili.

• Zákazník: Sloupec Zákazník identifikuje zákazníka, pro kterého je položka kupována.

• Částka: Sloupec Částka zobrazuje celkovou částku vynaloženou za položku. QuickBooks vypočítá částku za vás vynásobením množství sazbou (nebo cenou). Můžete také upravit počet sloupců. V tomto případě QuickBooks upraví sazbu (nebo cenu) tak, že množství krát sazba se vždy rovná částce.

• Třída: Ve sloupci Třída klasifikujete položky nákupní objednávky na úrovni položky, nikoli na úrovni nákupní objednávky.

Zadáte popis každé položky, která by měla být součástí nákupní objednávky. To například znamená, že pokud chcete objednat šest položek od dodavatele, vaše nákupní objednávka by měla obsahovat šest řádků informací.

Vytiskněte nákupní objednávku.

Účelem záznamu nákupní objednávky do QuickBooks je vytvoření formálního záznamu o nákupu. Téměř vždy chcete tuto nákupní objednávku předat prodejci. Nákupní objednávka říká prodejci přesně, co chcete koupit, a cenu, kterou jste ochotni zaplatit. Chcete-li objednávku vytisknout, můžete kliknout na tlačítko Tisk.

Nákupní objednávky můžete vytisknout také později v dávce, pokud při vytváření nákupních objednávek zaškrtnete tlačítko Tisk později (dostupné na kartě Hlavní), uložíte všechny nákupní objednávky, které chcete vytvořit, a poté zvolíte Soubor-> Tisk formulářů→ příkaz Nákupní objednávky.

Uložte objednávku.

Chcete-li objednávku uložit, klikněte buď na tlačítko Uložit a zavřít, nebo na tlačítko Uložit a nový. Pokud klepnete na tlačítko Uložit a nový, QuickBooks uloží tuto nákupní objednávku a znovu zobrazí prázdnou verzi okna Vytvořit nákupní objednávky, abyste mohli zaznamenat další nákupní objednávku.