Jak vytvořit objednávku QuickBooks 2019

QuickBooks objednávka slouží jednoduchý účel: Vypráví dodavatele, který chcete koupit nějakou položku. Objednávka je ve skutečnosti kupní smlouvou.

Mnoho malých podniků nepoužívá nákupní objednávky. Když však dosáhnou určité velikosti, mnoho podniků se je rozhodne použít, protože nákupní objednávky se stanou trvalými záznamy položek, které si objednaly. A co víc, používání nákupních objednávek často formalizuje nákupní proces ve společnosti. Můžete se například rozhodnout, že nikdo ve vaší firmě nemůže koupit nic, co stojí více než 100 USD, pokud nedostane nákupní objednávku. Pokud můžete zadávat nákupní objednávky pouze vy, máte tímto postupem efektivně pod kontrolou nákupní aktivity.

Jak vytvořit skutečnou nákupní objednávku QuickBooks

Chcete-li použít QuickBooks k vytváření nákupních objednávek, postupujte takto:

Řekněte QuickBooks, že chcete vytvořit nákupní objednávku výběrem Dodavatelé→Vytvořit nákupní objednávky.

QuickBooks zobrazí zobrazené okno.

Pokud nabídka Dodavatelé neposkytuje příkaz Vytvořit nákupní objednávky, QuickBooks neví, že chcete vytvořit nákupní objednávky.

Pomocí rozevíracího seznamu Prodejce určete dodavatele, od kterého chcete položku zakoupit.

V rozevíracím seznamu Dodavatelé jsou uvedeni všichni dodavatelé ve vašem seznamu dodavatelů.

(Volitelné) Klasifikujte nákup pomocí rozevíracího seznamu Třída.

Všimněte si, že rozbalovací seznam Třída se vám nezobrazí, pokud nezapnete sledování tříd.

(Volitelné) Z rozevíracího seznamu Odeslat v pravém horním rohu vyberte jinou adresu pro odeslání.

Rozbalovací seznam Odeslat zobrazuje seznam všech vašich zákazníků, dodavatelů a zaměstnanců. Adresu odeslání změníte výběrem jednoho z těchto dalších jmen. Poté, co vyberete položku ze seznamu Odeslat, QuickBooks vyplní pole Adresa pro odeslání příslušnými informacemi.

Potvrďte datum objednávky.

Zpočátku QuickBooks umístí aktuální systémové datum do pole Datum. Měli byste však potvrdit, že datum, které QuickBooks zadá jako datum nákupní objednávky, je správné. Toto je datum smlouvy. Datum často určuje smluvní podmínky, jako je počet dní, během kterých má být položka odeslána.

Potvrďte číslo nákupní objednávky.

Číslo nákupní objednávky nebo číslo objednávky jednoznačně identifikuje doklad nákupní objednávky. QuickBooks za vás sekvenčně čísluje nákupní objednávky a umístí příslušné číslo do pole Číslo objednávky. Odhad, který QuickBooks dělá ohledně správného čísla nákupní objednávky, je obvykle správný. Pokud není správné, můžete zadat náhradní číslo.

Potvrďte informace o dodavateli a odeslání.

Blok Vendor a Blok Ship To identifikuje prodejce, od kterého položku kupujete, a adresu, na kterou chcete, aby dodavatel zásilku poslal. Tyto informace by měly být správné, pokud je váš seznam dodavatelů aktuální a pokud jste správně použili rozevírací seznam Odeslat, abyste v případě potřeby určili alternativní adresu pro doručení.

Přesto ověřte, že informace zobrazené v těchto dvou blocích adres jsou správné. Pokud informace nejsou správné, samozřejmě to opravte. Informace o bloku adresy můžete upravit tak, že vyberete nesprávné informace a poté znovu zadáte, co se má zobrazit.

Popište každou položku, kterou chcete objednat.

Pomocí sloupců v okně Vytvořit nákupní objednávky můžete podrobně popsat každou položku, kterou chcete v rámci nákupu objednat. Každá položka jde na svůj vlastní řádek. Chcete-li popsat položku, kterou chcete zakoupit od dodavatele, poskytněte následující informace:

• Položka: Sloupec Položka je místo, kde zaznamenáte jedinečné číslo položky pro položku, kterou chcete koupit. Pamatujte, že položky je třeba zadat nebo popsat v seznamu položek. Hlavní věc, kterou byste měli vědět o seznamu položek, je, že cokoli, co chcete zobrazit na faktuře – nebo v tomto případě v objednávce – musí být popsáno v souboru položek.

• Popis: Ve sloupci Popis popíšete položku, kterou vyberete. Můžete také upravit pole Popis tak, aby dávalo smysl zákazníkům nebo dodavatelům.

• Množství: Sloupec Množství určuje množství položky, které chcete. Do tohoto pole samozřejmě zadáte počet položek, které chcete.

• Sazba: Sloupec Sazba uvádí cenu za jednotku nebo sazbu za jednotku pro položku. Všimněte si, že QuickBooks používá pro tento sloupec různé štítky v závislosti na typu firmy, kterou jste nastavili.

• Zákazník: Sloupec Zákazník identifikuje zákazníka, pro kterého je položka kupována.

• Třída: Ve sloupci Třída klasifikujete položky nákupní objednávky na úrovni položky, nikoli na úrovni nákupní objednávky. Upozorňujeme, že tento sloupec neuvidíte, pokud nezapnete sledování kurzu.

• Částka: Sloupec Částka zobrazuje celkovou částku vynaloženou za položku. QuickBooks vypočítá částku za vás vynásobením množství sazbou (nebo cenou). Množství sloupce můžete upravit. V tomto případě QuickBooks upraví sazbu (nebo cenu) tak, že množství krát sazba se vždy rovná částce.

Zadáte popis každé položky, která by měla být součástí nákupní objednávky. To například znamená, že pokud chcete objednat šest položek od dodavatele, vaše nákupní objednávka by měla obsahovat šest řádků informací.

Vytiskněte nákupní objednávku.

Účelem záznamu nákupní objednávky v QuickBooks je vytvořit formální záznam o nákupu. Téměř vždy chcete tuto nákupní objednávku předat prodejci. Nákupní objednávka říká prodejci přesně, co chcete koupit, a cenu, kterou jste ochotni zaplatit.

Chcete-li objednávku vytisknout, můžete kliknout na tlačítko Tisk. Nákupní objednávky můžete tisknout v dávce také později, pokud při vytváření nákupních objednávek zaškrtnete políčko Tisk později (dostupné na kartě Hlavní), uložíte všechny nákupní objednávky, které chcete vytisknout později, a poté zvolíte Soubor →Tisk formulářů→Příkaz Nákupní objednávky.

Uložte objednávku.

Chcete-li objednávku uložit, klikněte buď na tlačítko Uložit a zavřít, nebo na tlačítko Uložit a nový. Pokud klepnete na tlačítko Uložit a nový, QuickBooks uloží tuto nákupní objednávku a znovu zobrazí prázdnou verzi okna Vytvořit nákupní objednávky, abyste mohli zaznamenat další nákupní objednávku.

Tipy a triky pro objednávky v QuickBooks 2019

Zde je několik dalších důležitých postřehů:

• Ne každý nákup si zaslouží objednávku. Pokud nejste zvyklí pracovat s nákupními objednávkami, je snadné to přehánět, když začnete používat tento šikovný nástroj. Nicméně mějte na paměti, že ne všechny nákupy zaručují nákupní objednávky (viz další položka).
• Ke správě nákupu použijte nákupní objednávky. Firmy obvykle používají nákupní objednávky jako způsob kontroly a dokladování nákupů. Ve skutečnosti mnoho nákupů ve skutečnosti nevyžaduje nákupní objednávku. Částky, které jste souhlasili s nákupem a které jsou zdokumentovány prostřednictvím standardních smluv – jako jsou účty od telefonní společnosti, plynárenské společnosti a vašeho pronajímatele – samozřejmě nepotřebují nákupní objednávky. Navíc skromné ​​nákupy, jako jsou kancelářské potřeby, často nevyžadují nákupní objednávky. Určitě potřebujete způsob, jak tyto výdaje kontrolovat, ale nákupní objednávky pravděpodobně nejsou tou správnou cestou.
• Zvažte další doplňkové kontrolní nástroje. Jiné rozpočtové kontroly, jako je „schválení od nadřízeného“ nebo jednoduchý rozpočet, často fungují stejně dobře.