Jak vytvořit kopii účetního datového souboru QuickBooks

Váš klient vytvoří kopii účetního datového souboru QuickBooks pomocí své verze QuickBooks a skutečného datového souboru a poté buď vytvoří soubor, který vám pošle (například poštou nebo e-mailem), nebo soubor Intuit , tvůrce QuickBooks, vám posílá. Naštěstí je proces v obou směrech velmi přímočarý.

Ruční manipulace s kopií účetního

Zde je to, co musí váš klient udělat, pokud se klient postará o odeslání souboru vám:

Vyberte příkaz Soubor → Vytvořit kopii.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu s dotazem klienta, zda chce

• Záložní kopie souboru, což je druhá kopie souboru QuickBooks, kterou vytvoříte (obvykle), takže budete mít kopii souboru pro případ, že se s původním datovým souborem QuickBooks stane něco špatného.

• Přenosná kopie souboru, což je skutečná živá kopie datového souboru QuickBooks, jejíž velikost byla mírně zmenšena, takže je snazší se pohybovat (například odesláním souboru e-mailem jako přílohy).

• Kopie spisu účetního.

  

  První dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Vyberte Kopie účetního a poté pokračujte kliknutím na Další.

Potvrďte, že opravdu chcete kopii účetního.

QuickBooks dále zobrazí další dialogové okno, které trvá na tom, aby váš ubohý vystresovaný klient potvrdil, že opravdu chce kopii účetního spíše než jen přenosnou kopii souboru.

Druhé dialogové okno Uložit kopii nebo zálohu.

Zadejte datum rozdělení.

Když klient klikne na tlačítko Další, aby pokračoval ve vytváření kopie účetního, QuickBooks se ho zeptá na datum rozdělení. Transakce spadající před toto datum lze upravovat pouze v kopii účetního. Transakce, které spadají po tomto datu mohou být upraveny uvnitř kopírovat obě na účetního a kopii klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Objeví se další zpráva oznamující klientovi, že QuickBooks musí zavřít všechna okna, aby vytvořil kopii účetního.

Klepněte na tlačítko OK.

QuickBooks zobrazí aktualizované dialogové okno Uložit kopii účetního, které je zobrazeno zde.

Aktualizované dialogové okno Uložit kopii účetního.

Pojmenujte kopii účetního.

Pomocí pole Název souboru v dialogovém okně Uložit kopii účetního pojmenujte kopii účetního datového souboru QuickBooks. V případě potřeby může klient také pomocí rozevíracího seznamu Uložit do určit, kam se má uložit kopie datového souboru QuickBooks účetního.

Klient si musí pamatovat, kam se uloží kopie souboru účetního. Tento soubor je předán účetnímu – e-mailem, šnečí poštou nebo na disku – aby jej mohl použít.

Vytvořte soubor.

Poté, co klient pojmenuje kopii účetního souboru dat a v případě potřeby uvede, kam má být kopie účetního uložena, klikne na tlačítko Uložit. QuickBooks uloží kopii účetního datového souboru QuickBooks.

Poté je tento datový soubor klientem předán účetnímu . Jinými slovy, klient musí soubor odeslat šnekem e-mailem nebo e-mailem.

Váš poskytovatel e-mailu může omezit velikost příloh (včetně souborů QuickBooks), které můžete odeslat e-mailem. Pokud vám vadí velikost, můžete soubor QuickBooks nahrát na web Intuit výběrem Soubor → Odeslat soubor společnosti → Kopie účetního → Aktivity klienta → Odeslat účetnímu. Intuit pošle účetní zprávu s odkazem, na který lze kliknout, a pomocí kterého může soubor uchopit.

Účetní kopie používají tři typy souborů. Přenosový soubor účetního (s příponou souboru .qbx) je to, co klient vytvoří a předá účetnímu. Skutečná kopie účetního (s příponou souboru .qba) je to, s čím účetní pracuje poté, co otevře soubor přenosu účetního. Nakonec je tu Exportní soubor účetního (s příponou .qby), který uchovává změny, které se vrátí klientovi.

Je zřejmé, že tyto kroky ve skutečnosti nemusí dělat váš klient; možná budete muset udělat špinavou práci. V obou případech však tento proces funguje takto. Všimněte si však, že k úspoře v reálném čase pro účetního a úspoře nákladů pro klienta dochází, když můžete přimět klienta, aby si vybral příkaz a pracoval s dialogovým oknem. Pak si můžete účtovat účtovatelný čas za skutečnou práci s daty QuickBooks spíše než za pohrávání si se souborem.

Elektronické zaslání kopie účetního

Váš klient může také poslat kopii kopie účetního QuickBooks elektronicky pomocí služby přenosu souborů společnosti Intuit. K tomu klient zvolí Soubor→Odeslat soubor společnosti→Kopie účetního→Aktivity klienta→Odeslat účetnímu. QuickBooks poskytuje na obrazovce pokyny pro odeslání nebo nahrání kopie účetního na server Intuit, včetně kroků pro přidání hesla pro zabezpečení nahraného souboru.

Poté, co je nahrána kopie účetního, server Intuit odešle účetnímu e-mailovou zprávu s odkazem, který může účetní použít ke stažení souboru kopie účetního. Jak bylo uvedeno, klient poskytuje heslo pro omezení přístupu ke staženému souboru, takže účetní potřebuje toto heslo od klienta před stažením. Účetní také potřebuje jakékoli heslo QuickBooks k otevření staženého souboru.

Chcete použít příkaz Odeslat soubor společnosti nebo chcete, aby vaši klienti používali příkaz Odeslat soubor společnosti, pokud je to možné. Příkaz Odeslat soubor společnosti vám ušetří mnoho nářků a skřípění zubů. Poskytuje také vysoce bezpečný způsob sdílení kopií účetních. Platnost odkazu v e-mailové zprávě, kterou obdržíte od Intuit, vyprší po několika dnech. Pokud vám tedy váš klient pošle soubor první den vaší dvoutýdenní dovolené, odkaz nebude fungovat, až se vrátíte do kanceláře. Platnost odkazu vypršela.