Jak vytvořit kopii účetních datových souborů v QuickBooks 2011

QuickBooks usnadňuje účetním práci se soubory klientských dat. Můžete nechat klienta použít funkci Accountant's Copy v QuickBooks a jednoduše vám poslat e-mailem nebo šnekem e-mailem kopii datového souboru QuickBooks. Poté můžete zkontrolovat kopii datového souboru tohoto účetního, provést jakékoli opravy nebo změny, které jsou vhodné, a poté odeslat změny, které mají být provedeny, zpět klientovi. Klient pak může tyto změny snadno importovat do svého stávajícího souboru QuickBooks a vydat se na svou veselou cestu. Docela pěkné, že?

Váš klient vytvoří účetní kopii datového souboru QuickBooks pomocí své verze QuickBooks a skutečného datového souboru. Naštěstí je proces velmi přímočarý. Zde je to, co musí váš klient udělat:

Vyberte Soubor → Kopie účetního → Aktivity klienta → Uložit soubor.

QuickBooks nejprve zobrazí zprávu s dotazem klienta, zda chce také

• An accountant " s kopírování souboru.

• Přenosná nebo záložní kopie souboru.

Kopii účetního můžete také vytvořit výběrem Soubor → Vytvořit kopii a poté kliknutím na tlačítko Kopie účetního.

Přenosný soubor je skutečné, živé kopie souboru QuickBooks dat, která byla mírně scrunched co do velikosti, takže je snazší pohybovat (například e-mailem soubor jako přílohu). Záložní soubor je záloha, druhá kopie QuickBooks souboru vytvořit (obvykle), takže budete mít kopii datového souboru QuickBooks ve věci stane něco špatného na původní QuickBooks datového souboru.

Vyberte Kopie účetního a pokračujte kliknutím na Další.

Zadejte datum rozdělení.

Transakce spadající před toto datum lze upravovat pouze v kopii účetního. Transakce, které spadají po těchto dat mohou být upraveny v obou kopie tohoto účetního a kopii klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Objeví se další zpráva oznamující klientovi, že QuickBooks musí zavřít všechna okna, aby vytvořil kopii účetního. QuickBooks může také říct klientovi, aby vložil disk.

Klikněte na OK a vložte disk (v případě potřeby).

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit kopii účetního.

Pojmenujte kopii účetního a vyberte, kam se má uložit.

Klient si musí pamatovat, kam se uloží kopie souboru účetního. Tento soubor je předán účetnímu — e-mailem, šnečím e-mailem nebo uloženým na disku —, aby jej účetní mohl použít.

Klikněte na Uložit.

Klient pak musí tento datový soubor dostat k vám.

Váš poskytovatel e-mailu může omezit velikost příloh (včetně souborů QuickBooks), které můžete odesílat nebo přijímat prostřednictvím e-mailu. Pokud velikost nevyhovuje, můžete nahrát soubor QuickBooks na web Intuit výběrem Soubor → Kopie účetního → Aktivity klienta → Odeslat účetnímu. Intuit vám poté pošle zprávu s odkazem, na který lze kliknout, a pomocí kterého můžete soubor uchopit.

Je zřejmé, že tyto kroky ve skutečnosti nemusí dělat váš klient; možná budete muset udělat špinavou práci. V obou případech však tento proces funguje takto. Všimněte si však, že k úspoře v reálném čase pro účetního a úspoře nákladů pro klienta dochází, když můžete přimět klienta, aby si vybral příkaz a pracoval s dialogovým oknem. Pak si můžete účtovat účtovatelný čas za skutečnou práci s daty QuickBooks, místo abyste si pohrávali se souborem.